Trabalhar por processos é moderno e permite uma visão mais abrangente da atividade e da organização onde se exerce o ofício: equivale a voar de drone pela empresa. Alguns conceitos precisam ser entendidos para conseguir ser pleno nesta forma de executar suas tarefas, tais como: sincronismo organizacional, mapa de interveniências, indicadores chave de performance, matriz de relacionamento, e fluxograma raiado.
Contudo, trabalhar processos embora torne o coletivo empresarial mais horizontal, apresenta armadilhas que devem ser evitadas, como por exemplo os desperdícios.
A ideia de eliminar desperdícios foi originada pelo Sistema Toyota de Produção. Taiichi Ohno, considerado um dos fundadores da produção Lean, descreveu três grandes bloqueios que podem influenciar os processos de trabalho de uma empresa negativamente: MUDA (atividades de desperdício), MURI (sobrecarga) e MURA (desigualdade).
Quanto ao MUDA, existem sete formas de desperdiçar tempo e recursos dos processos que devem ser conhecidas para serem evitadas. Então vamos conhecê-las?
- Desperdício no transporte: movimento desnecessário de pessoas, materiais ou informações entre os processos.
- Desperdício na espera: ociosidade de pessoas, peças, sistemas ou infraestrutura, aguardando por completar um ciclo de trabalho.
- Desperdício na superprodução: produzir antes, mais rápido ou em maior quantidade que o recebedor necessita ou que o cliente solicita.
- Desperdício nos defeitos: o processo resulta em qualquer coisa que o cliente considera inaceitável.
- Desperdício no estoque: excesso de matéria prima, de trabalho em progresso ou de produtos finalizados.
- Desperdício no movimento: movimentação desnecessária ou excesso de materiais, pessoas, equipamentos e bens dentro de um passo de processamento.
- Desperdício no processamento excessivo: trabalho sendo executado além do que é requerido para satisfazer os padrões ou requisitos do cliente.
Recentemente foi introduzida uma oitava forma de desperdício às sete anteriores: O talento não utilizado dos profissionais que operam o processo. Esta forma também é descrita como o desperdício do talento e da engenhosidade humana não utilizados. Esse desperdício ocorre quando as organizações separam o papel da administração daquele dos funcionários. Por não envolver o conhecimento e a experiência do trabalhador da linha de frente, torna-se difícil melhorar os processos. Afinal, as pessoas que fazem o trabalho deveriam ser as mais capazes de identificar os problemas e desenvolver soluções para eles.
Não se iluda, pois nem todas as atividades de desperdício podem ser eliminadas do seu processo de trabalho. Algumas delas são uma necessidade para elevar a qualidade do produto trabalhado. Portanto os desperdícios podem ser qualificados em dois tipos:
- Desperdício necessário: aquele que não agrega valor, mas é necessário para a qualidade do processo. Tais atividades podem ser testes, planejamentos, relatórios, etc.
- Desperdício puro: aquele que não agrega valor e é desnecessário. Qualquer coisa que não agrega valor e pode ser removida imediatamente do processo, pode ser considerada como desperdício puro.
Em conclusão, ao identificar as perdas nos processos de uma organização é possível enxergar oportunidades de melhoria neles. O foco nas atividades que criam valor cria vantagem competitiva e, consequentemente, aumentam a lucratividade da empresa.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial