A técnica da Tríade do Tempo, desenvolvida por Christian Barbosa, fornece uma imensa ajuda quando classifica as atividades que precisam ser realizadas em Importantes, urgentes e circunstanciais; inclusive destacando as importantes e as urgentes como antecessoras das circunstanciais. Contudo, o conjunto de atividades importantes e urgentes também deve ser priorizado dentro de um dia, de uma semana, ou mesmo de um mês de trabalho, visando alcançar a maior produtividade possível. Então como priorizar este conjunto já prioritário de atividades?
O primeiro passo é classificar as prioridades em três categorias, refinando assim a tríade do tempo: identifique as tarefas importantes que também são urgentes; logo a seguir, descubra quais são as tarefas urgentes que não tem tanta importância para o alcance de seus objetivos no período. E por fim, determine as atividades importantes que não têm tanta urgência assim, ou seja, que devem ser realizadas, mas não precisam ser feitas em curto espaço de tempo. É fundamental que todo o rol das atividades importantes + urgentes estejam classificadas nestas três categorias.
Para este desmembramento das duas categorias da tríade do tempo nas três outras sugeridas pode ser utilizada a matriz de Eisenhower. A ideia desta matriz veio de uma frase de Dwight Eisenhower, 34º presidente dos Estados Unidos, que afirmou que “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”. A partir deste princípio pode ser construída uma matriz conforme a figura a seguir:
No quadrante superior esquerdo devem ser listadas as atividades consideradas importantes, mas de baixa urgência; já o quadrante inferior direito deve conter um conjunto de atividades urgentes, mas de baixa importância; no superior direito estarão as raridades da frase de Eisenhower: aquelas poucas atividades que são importantes e urgentes. Por fim, o quadrante inferior esquerdo deverá estar vazio, se as atividades tiverem sido submetidas previamente à metodologia da tríade do tempo.
Para cada conjunto de atividades uma decisão deverá ser tomada, com relação ao tempo de sua execução: as atividades importantes e urgentes devem se feitas por você agora (máxima prioridade); aquelas urgentes, mas de baixa importância devem ser ter suas execuções delegadas à outras pessoas através de uma tabela RACI. Por fim, aquelas importantes, mas sem urgência devem ser adiadas para uma data posterior à execução dos primeiros dois grupos, mas devem ser executadas por você.
A Matriz RACI é uma ferramenta de gestão de projetos e processos que permite delegar as responsabilidades à colaboradores em uma empresa. As quatro letras da matriz se referem aos diferentes papéis dentro de um processo: o Responsável (responsible); o Aprovador (accountable); o Consultado ou Consultor (consultant); e o Informado (informed). Um exemplo desta matriz, retirado do blog da SEMRUSH em 2023, pode ser visto a seguir.
Fonte: https://pt.semrush.com/blog/matriz-raci/. Consultado em 19/11/2023.
De acordo com o SEBRAE de Alagoas (2021) em seu blog sobre Inovação, esta forma de priorização exige uma gestão colaborativa. Quanto mais as equipes estiverem envolvidas nas atividades e conhecerem sua importância para os resultados da empresa, mais responsável será. Assim, saber como priorizar tarefas, além de saber delegar ações é essencial para atingir os objetivos de uma organização.
Referências:
Blog SEBRAEALAGOAS. Quer melhorar seus resultados? Disponível em https://blog.sebraealagoas.com.br/inovacao/como-priorizar-tarefas/#:~:text=Classifique%20as%20prioridades&text=Por%20isso%2C%20vale%20a%20pena,que%20n%C3%A3o%20s%C3%A3o%20t%C3%A3o%20importantes. Consultado em 19/11/2023.
Blog SEMRUSH. Matriz RACI ou de responsabilidade. Disponível em https://pt.semrush.com/blog/matriz-raci/. Consultado em 19/11/2023.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial