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Gestão arquivística de documentos digitais

 

O que é um documento arquivístico? Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.

É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.

Um documento arquivístico produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.

É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.

A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos.

Documento digital é o mesmo que documento eletrônico?

Um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional.

Os arquivos são caracterizados por ter uma codificação em dígitos binários ou em formato analógico. Seus produtos são:

  • Documento eletrônico: filme em VHS,
  • Música em fita cassete.
  • Documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.

Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.

  • Suporte: base física do documento;
  • Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros.

Documento Arquivístico em um Ambiente Digital

Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido como evidência dessa atividade, processado e armazenado em um computador.

Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde que atendam aos critérios definidos anteriormente.

  • Lugar (secundário) è importante é o acesso. (Acervo è Acesso);
  • Os documentos eletrônicos vêm representando um desafio para a teoria arquivística. (capacidade de gerir a informação produzida e acumulada em meio digital).

Já um documento digital é aquele que deve ser acessado por um sistema computacional, onde sua codificação é binária.

A palavra arquivo era inicialmente vinculada às instituições arquivísticas e as administrações locais da Europa, entre os séculos XIII e XIV. Essa associação devia ao interesse da nação em construir uma memória nacional, através do registro e da guarda do patrimônio histórico/cultural, de tal modo contribuindo para estabelecer uma identidade própria.

O Trésor des Chartes, na França, tem seu primeiro arquivista, Pierre d’Etampes, em 1307. Os arquivos do Reino de Aragão são criados em 1346. Praticamente todas as cidades italianas e flamengas organizam a organização e administração de seus arquivos dentro de suas instituições municipais.

Depósitos de arquivos como estes são definidos como locais públicos onde documentos legais são guardados (DUCHEIN, 1992, p.15 apud JARDIM; FONSECA, 1998, p. 377).

Segundo POSNER (1959, p.6), desde os séculos III e IV, existiam depósitos na Europa Ocidental, que custodiavam documentos que desempenhavam o papel de registrar ações da administração para assegurar e comprovar direitos e demonstrar o exercício de poder.

 

 

Instrutor José Nazareno Morais

Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda