Como nos alerta KESTENBAUM (2008, p. 5), “Falar que o mundo está mudando é repetir um antigo chavão. Mas insistir que precisamos nos ajustar rápida e radicalmente às novas culturas é uma lembrança preciosa”.
Nesse novo cenário corporativo, o desafio agora é processar informações com rapidez e de forma clara, objetiva e perfeitamente ajustável às necessidades de informação da audiência. Parece fácil. Mas não é. Todo apresentador hoje precisa enfrentar obstáculos impostos por esse novo cenário, que não podem ser ignorados ou simplesmente contornados. Precisam ser enfrentados e superados, se ele almeja fazer uma apresentação de sucesso.
Hoje, a matéria-prima mais escassa nas empresas é o tempo. Tudo é para ontem. Não temos tempo para digerir quase nada do que chega a nossas mãos. Segundo pesquisa realizada pela Escola Superior de Propaganda e Marketing, em 2009, o gestor ou líder de uma empresa gasta em média dois terços do seu tempo, participando de reuniões, palestras, workshops ou de apresentações corporativas. O terço restante, ele emprega despachando com colaboradores e clientes, lendo, respondendo, encaminhando, arquivando ou deletando mensagens. Lidar com o esse excesso de informação é tarefa dificílima de encarar, pois exige, sobretudo, senso crítico – qualidade cada vez mais difícil de ser encontrada na sociedade da informação e do conhecimento.
O segundo produto mais escasso no mercado é a atenção do ouvinte. Para lidar com a avalanche de informação que circula anualmente nas empresas – e cresce numa proporção geométrica –, nossa audiência, pressionada pela falta de tempo, lança mão da multitarefa. Ou seja, fazer várias coisas ao mesmo tempo. Durante uma apresentação, é comum nos depararmos com um ouvinte que (1) faz um grande esforço para prestar atenção no que está sendo dito, (2) procura interagir com o apresentador durante o evento, fazendo perguntas e expondo pontos de vista sobre o assunto, (3) fala constantemente ao celular para responder a um chamado do chefe ou resolver um problema em seu setor, (4) envia um torpedo para a equipe de trabalho, outro para a namorada e mais um para confirmar a viagem no feriadão, (5) acessa, num smartphone, a caixa-postal para ler e-mails e (6) ainda faz anotações sobre a resposta dada à pergunta formulada por ele. Tudo ao mesmo tempo!…
A consciência de que o tempo é curto para executar todas as tarefas torna a impaciência uma marca registrada desse tipo de audiência. Portanto, despertar e manter sua atenção são tarefas das mais árduas.
Conforme estudo da Consultoria KepnerTregoe, em 2009, sobre o processo de tomada de decisão nas empresas, a maioria dos profissionais – não importa o nível hierárquico – toma cada vez mais decisões em menos tempo, diferentemente do que ocorria, por exemplo, nos anos 1970. Por isso, é notório que haja perda de qualidade no processo decisório das empresas. Não precisa ser economista para calcular os prejuízos que essa perda de qualidade causa às empresas.
Para TOFFER (2000), essa perda de qualidade nas decisões decorre da rapidez, facilidade e liberdade com que acessamos a informação. Basta pensar no sucesso do Google para entender bem essa questão. No entanto, todo processo decisório é complexo. Ele exige tempo para captar, analisar e refletir sobre as informações que chegam de todos os lados. Há, portanto, uma barreira biológica, um limite humano, que nos impede de sermos sempre assertivos caso tenhamos que tomar uma ou cem decisões numa mesma fração de tempo.
No início do século XIX, tornar o conhecimento tangível era bem mais simples. Os cinco sentidos eram empregados ativamente para facilitar a compreensão do que havia de novo na sociedade humana. Bastava pegar um bonde à tração animal para perceber o benefício que o novo invento traria à sociedade. Na metade do século XX, entrar num ambiente refrigerado era suficiente para entender por que o ar-condicionado foi uma das maiores invenções da humanidade. Ou ainda, nos anos 1970, quem datilografou em máquina mecânica da Remington avalia com facilidade os benefícios que o recurso copia e cola, presente hoje nos processadores de texto, trouxe para a comunicação escrita.
No novo cenário corporativo, a história é outra. Assim como ideias, estratégias, propostas e projetos, o conhecimento é difícil de ser tangibilizado. Não há como avaliar de imediato as vantagens, os benefícios e as melhorias que determinada proposta possa proporcionar ao ambiente empresarial. Por exemplo: como saber se terceirizar o serviço de limpeza é vantajoso para a empresa? Como ter certeza de que a empresa XYZ é a mais bem preparada para executar com excelência esse serviço? Como saber se o preço proposto corresponde ao benefício proporcionado? Afinal, toda prestação de serviço é, sobretudo, uma promessa. Só após a execução é que perceberemos as mudanças promovidas no ambiente e poderemos ter a certeza de que o valor é justo e de que contratamos a empresa certa.
Mas onde é que o PowerPoint® entra nisso?
Em 2010, Sarah Kaplan, da Universidade de Toronto, publicou um artigo intitulado PowerPoint and Strategy. Nela a autora mostra que essa ferramenta é um aliado poderoso que pode ajudar executivos a ouvirem, discutirem e disseminarem ideias estratégicas. Kaplan cita no artigo três papéis que o PowerPoint tem no direcionamento estratégico:
a) Facilita a colaboração. Os slides, se colocados de forma modular em reuniões, podem direcionar pensamentos e levar ao consenso.
b) Torna uma ideia real. Quando expressada de um jeito visual, a informação tem muito mais chance de atingir a mente e até o coração da audiência.
c) Conduz o raciocínio. Geralmente, no fim de uma conclusão estratégica, os executivos utilizam o PowerPoint para explicar e envolver outras pessoas. Quando utilizado do jeito adequado, ele pode facilitar no convencimento e adesão a uma ideia.
Para Joni Galvão, autor do livro Super Apresentações, o PowerPoint bem utilizado ainda proporciona as seguintes vantagens:
a) Slides bem elaborados visualmente são um atalho para o entendimento.
b) Uma apresentação interessante torna as informações mais fáceis de serem lembradas.
c) Pessoas pensam em imagens. Se não houver um direcionamento visual adequado no slide, elas representarão a informação de qualquer forma.
d) O mesmo espaço cerebral utilizado para processarmos as imagens que enxergamos (o córtex) é também utilizado para imaginarmos algo sem que esteja no nosso campo visual. Se quisermos que a audiência imagine o que queremos, é bom escolher bem a imagem que vamos colocar para ilustrar a história.
Instrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial
O curso “Produção de Slides” proporciona o conhecimento de técnicas e dicas para produção de slides em PowerPoint.
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