Para que uma empresa seja bem administrada, é necessário não só conhecer os 4 P da gestão empresarial, Planejamento, Processos, Pessoas e Projetos, como também saber alinhá-los para a maximização dos resultados da organização. O livro dos professores Alan Albuquerque e Paulo Rocha, Sincronismo Organizacional (2007), bem como o de Robert Kaplan e David Norton, Alinhamento (2009), propõem maneiras análogas, mas distintas, de conseguir este sincronismo. As grandes dificuldades dos gestores em administrar, tendo este alinhamento como direcionador, são duas: Entender a finalidade de cada um dos fatores que promovem o sincronismo, e encontrar um elemento comum entre estes fatores para alinhá-los.
O Planejamento Estratégico da empresa, no seu desdobramento em objetivos para cada uma das áreas da organização e com os seus planos de ação, é responsável por no máximo 20% das ações delegadas à camada operacional da empresa, que deve adicioná-las às suas atividades cotidianas, visando alavancar novas receitas, controlar os custos da operação, utilizar melhor os seus ativos e manter a empresa num bom patamar de competitividade. É a definição de “o que fazer” para continuar viva e saudável no mercado.
Por sua vez, a gestão dos Processos de negócio e dos processos de suporte da organização deve garantir que os objetivos e metas definidos no planejamento estratégico sejam alcançados através dos ajustes e melhorias dos processos que, em última análise, são a forma que a empresa utiliza para definir e padronizar sua atuação, ou seja, seu sistema e ferramentas de trabalho. É “como fazer” o que foi definido pelo planejamento estratégico da empresa.
As Pessoas, que se encontram distribuídas pela organização em suas diversas funções, podem ser localizadas na arquitetura organizacional da empresa, na sua estrutura organizacional que define o mapa de responsabilidades das empresas e sua distribuição de poder. Quando um processo sofre uma mudança acentuada, função de um ou mais objetivos estratégicos da companhia, a estrutura organizacional da empresa deveria também ser modificada para que as pessoas pudessem desenvolver melhor suas atividades visando alcançar as metas destes objetivos. São as pessoas que têm a responsabilidade de “implementar e operar” os processos que vão garantir a realização dos objetivos da organização.
Por fim, os Projetos são a melhor maneira de reunir especialistas das diversas áreas da empresa para trabalhar “juntos e misturados” na melhoria de seus processos e na solução de problemas, aumentando assim a competência necessária à solução, gerando uma compensação para a falta de adequação da estrutura organizacional da empresa, e criando uma espécie de ensaio para uma futura forma de trabalhar mais horizontalizada, complementando àquela vertical, ou seja, por função da companhia. Em suma, os projetos são as ferramentas que as pessoas utilizam para “criar ou adequar e implementar” os processos da organização.
Conhecidos os papéis de cada fator que promove o alinhamento dos diversos níveis estratégicos da empresa, resta saber qual o elemento comum entre eles para através deste elemento promover o sincronismo entre a estratégia, os processos e as pessoas da organização com seus projetos. Mas o que têm em comum estes quatro fatores?
Todos eles controlam seus resultados através de indicadores de desempenho:
- Um mapa estratégico de uma organização está repleto de objetivos para suas áreas funcionais, todos eles acompanhados e monitorados por KPI (Indicadores-chave de Performance);
- Cada processo da organização tem desenhado em suas etapas, indicadores de desempenho destas fases do processo, para que eles sejam efetivos (rápidos, simples e de baixo custo) e eficazes (tenham qualidade nas suas saídas), ou seja, produzam os resultados esperados;
- As pessoas são avaliadas por seu desempenho através de indicadores no nível operacional, e através de indicadores de capacitação e competências;
- Os projetos são avaliados em seu desenvolvimento por milestones (pontos de controle em um cronograma), e em seus resultados por indicadores de análise do valor agregado.
Em resumo, todos os fatores que podem promover um sincronismo das diversas funções da organização possuem indicadores que são relacionáveis ou são os mesmos, aplicados de forma distinta no planejamento, nos processos, no desempenho das pessoas e nos projetos. Mas qual o melhor lugar apara relacionar estes indicadores?
O melhor lugar para relacioná-los é na área processos: Quando os objetivos estratégicos da empresa são estabelecidos no planejamento junto com seus indicadores-chave de performance, os processos que contém estes indicadores ou indicadores desdobrados destes, devem ser encontrados e considerados críticos para o sucesso da empresa, ou seja, estes processos devem ter sua revisão e redesenho priorizados pela organização. A revisão destes processos será feita através de projetos de melhoria do negócio, que contarão com profissionais de todas as áreas envolvidas. Os processos redesenhados gerarão novas formas de atuar, pelas quais as pessoas serão cobradas e terão o seu desempenho avaliado pelos novos indicadores de processos no nível operacional. Novas competências individuais serão demandadas pelos processos revisados, ocasionando o investimento da empresa em capacitação de seus empregados, que terão novos indicadores de competência sendo monitorados.
Portanto, a área de processos recebe os indicadores do planejamento, providencia o atingimento de suas metas através da melhoria de processos feita por um ou mais projetos; e dispara as novas formas de trabalhar nos processos revistos e novos indicadores individuais de desempenho e capacitação das pessoas, sendo assim o ponto de encontro dos 4 P da gestão empresarial.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Emrpresarial Ltda