IMPLANTAR UMA NOVA CULTURA
Apesar do trabalho a distância conquistar cada vez mais adeptos e entusiastas, toda mudança, ainda que para melhor, sempre enfrenta uma pequena resistência. Muitas organizações optam, portanto, por um modelo de mudança gradativo e controlado. Há exemplos de empresas que num primeiro, momento flexibilizam a rotina de trabalho para alguns gestores antes de estender a mesma política para os demais colaboradores.
Outras conduzem ensaios com um pequeno setor para depois ampliar a cobertura para todos os setores e colaboradores elegíveis para o trabalho remoto. Seja como for, o envolvimento, apoio e comprometimento das lideranças, bem como a realização de ações de sensibilização, comunicação interna e treinamentos são primordiais para o sucesso desta empreitada.
Convém, entretanto, registrar um alerta. As chances de sucesso na implantação de um modelo de trabalho remoto estão diretamente relacionadas a valores e princípios básicos como autonomia, confiança e flexibilidade. Empresas centralizadoras e engessadas precisam rever seus paradigmas antes de seguir nesse caminho.
CONFLITOS ENTRE COLABORADORES
Conflitos, divergências e disputas entre colegas do mesmo setor ou de equipes diferentes fazem parte do dia a dia de toda empresa. Não causa surpresa, portanto, identificarmos o mesmo fenômeno entre colaboradores internos e remotos. Mudam somente as queixas e pontos de atrito.
É natural que alguns colaboradores internos se sintam em desvantagem, uma vez que eles ainda acordam bem mais cedo e enfrentam congestionamentos ou transportes públicos lotados, enquanto os colegas remotos estão no conforto de suas casas trabalhando de chinelo.
Em algumas organizações, pequenas atividades como receber uma entrega e anotar um recado, dentre outras, são distribuídas informalmente. Com, digamos, metade do time trabalhando em casa, essas atividades são divididas entre menos colegas que podem, com alguma razão, reclamar de uma ligeira sobrecarga de trabalho.
Por sua vez, segundo uma pesquisa conduzida pela VitalSmarts, entre setembro e outubro de 2019 os profissionais remotos acreditam que colegas de trabalho internos fazem lobby contra eles. Fofocas e a dificuldade para fazer com que seus colegas internos atendam suas prioridades foram outros problemas apontados com destaque na pesquisa.
Seja como for, é preciso que a empresa administre com atenção e habilidade a dinâmica entre colaboradores internos e remotos. Algumas organizações investem em programas de conscientização e gestão de conflitos, enquanto outras, por exemplo, adotam políticas bem rígidas contra intrigas e fofocas.
Certa vez a Belay Inc (uma startup com mão de obra totalmente remota) demitiu dois funcionários internos por violarem sua proibição a fofocas no local de trabalho. Para o Chefe-Executivo, Bryan Miles, as fofocas “são incrivelmente tóxicas em uma empresa virtual”.
Fonte: https://aspectum.com.br/problemas-com-home-office-estao-falando-pelas-minhas-costas/ e https://aspectum.com.br/materiais/pesquisa-desafios-do-trabalho-a-distancia/ acesso em 31 de março de 2020
COMUNICAÇÃO
Foi-se o tempo que precisávamos esperar dias por uma carta para ter notícias dos avós em Rifaina. A tecnologia não só reduziu o tempo entre as interações sociais como permitiu também que pessoas geograficamente distantes promovam encontros virtuais com o mínimo de esforço.
O WhatsApp e o Zoom, por exemplo, repaginaram os conceitos de tempo e distância. Por outro lado, ainda não foi inventado nada melhor que contato pessoal. Uma chamada de vídeo pode aplacar a saudade dos avós, mas jamais irá substituir a experiência da macarronada de domingo. O mesmo raciocínio vale para o teletrabalho.
O trabalho remoto se baseia, sobretudo, na possibilidade cada vez maior e melhor de manter canais de comunicação abertos entre colaboradores remotamente distantes. Todavia, muitas empresas adotam uma agenda de reuniões presencias e visitas à empresa para fortalecer os vínculos pessoais e o senso de equipe, bem como manter os trabalhadores remotos alinhados com as estratégias e a missão da empresa.
A política de comunicação a distância deve também buscar as melhores soluções de acordo com o propósito e natureza de cada interação. Chats e videoconferências (com o Slack, Zoom ou Hangouts) para reuniões e troca de informações em tempo real (tecnicamente chamada de comunicação síncrona) e gerenciadores de projetos (como Trello ou Basecamp) para troca de dados que não demandem sincronismo (chamadas, portanto, de comunicação assíncrona).
Mas atenção: os e-mails, bem como os aplicativos WhatsApp e Telegram, apesar de populares e consagrados, não são recomendados para o trabalho remoto pois não permitem a organização estruturada de ideias e informações. Usar o mesmo aplicativo para trocar mensagens e arquivos entre amigos, a família e contatos profissionais também não é indicado.
Por outro lado, convém permitir e estimular (com parcimônia e bom senso) o uso do WhatsApp, do Telegram ou do Workplace para conversas informais. Uma agenda de chats e videoconferências como o GoBrunch ou o Join.me sem pauta definida, no estilo conversa de bebedouro, é outra boa estratégia que contribui para fortalecer a cultura da empresa, o networking e o senso de equipe.
- Ferramentas para comunicação em tempo real (síncronas) Slack, Basecamp, Asana, Skype
- Ferramentas para comunicação assíncrona e estruturada Basecamp, Asana, Monday
- Ferramentas para gerenciamento de projetos Trello, Basecamp, Asana, Flow, Runrun.it, Monday
- Ferramentas para videoconferências Zoom, Hangouts, Skype
- Ferramentas para videoconferências e bate papos informais WhatsApp, Telegram, Workplace, GoBrunch
- Ferramentas para gestão de arquivos compartilhados Google Drive, Dropbox, iCloud
SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Como vimos, o trabalho remoto envolve a utilização de tecnologias da informação e comunicação como notebooks, internet e telefonia móvel, o que automaticamente sugere uma grande preocupação com segurança. A informação é um ativo cada vez mais valioso e vulnerável, sobretudo na era das empresas digitais, vírus e ataques virtuais. Todo cuidado é pouco quando informações estratégicas como desempenho de vendas, dados dos clientes e documentos confidenciais podem ser facilmente acessadas de um notebook numa cafeteria ou num espaço de coworking.
Logo, compete à empresa implantar processos e metodologias capazes de gerir com eficácia a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações. Alguns dados e documentos confidenciais, por exemplo, não devem ser acessados ou alterados por pessoas não autorizadas sob o risco de abalar a credibilidade da empresa ou implicar em ações de responsabilidade legal.
Os esforços de segurança da informação envolvem iniciativas como proteção robusta dos dispositivos móveis (notebooks e celulares), uso de conexão segura (VPN), armazenamento de dados e senhas na nuvem e diferentes configurações de restrição de acesso (para usuários, dispositivos ou dias e horários preestabelecidos). Para complementar muitas empresas adotam o NDA (non disclosure agreement) ou contrato de confidencialidade, uma medida capaz de evitar muitos problemas e dores de cabeça.
Fontes: https://radios.ebc.com.br/revista-brasil/2020/03/confira-cuidados-no-home-office-comseguranca-da-informacao e https://www.migalhas.com.br/depeso/319235/seguranca-da-informacao-eprotecao-de-dados-no-home-office acesso em 09 de abril de 2020
Veja um modelo de contrato de confidencialidade em: https://www.wonder.legal/br/modele/termo-confidencialidade
PRESERVAÇÃO DA CULTURA ORGANIZACIONAL
A empresa deve também tomar o cuidado de não monopolizar e limitar a comunicação apenas entre o trabalhador remoto e seu gestor ou sua equipe. Na sede de uma empresa, funcionários dos mais diversos setores costumam se encontrar e conversar nos elevadores, corredores e refeitórios. Pode parecer bobagem, mas essa experiência fortalece o sentimento de conjunto e pertencimento dos colaboradores.
O distanciamento físico entre os trabalhadores remotos e a sede da empresa pode também fragilizar a percepção da cultura organizacional, dos valores e princípios da organização. Outros bons motivos para manter uma agenda de visitas e reuniões presenciais bem como de reuniões informais a distância com colaboradores de vários setores.
Instrutor Sérgio Guimarães
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial