Uma boa apresentação não começa no PowerPoint. Na verdade, ela começa ou no Word, ou num outro software especialmente voltado para planejar, organizar e ordenar ideias, ou até numa simples folha de papel. Não importa qual recurso você prefere usar. O relevante agora é você lembrar que 70% dos esforços para a preparação de uma apresentação executiva eficaz se concentram nessa etapa. É aqui que reside o sucesso de uma apresentação. Assim, leia com atenção quais os passos imprescindíveis para a definição e estruturação dos conteúdos.
FAÇA O DIAGNÓSTICO
Elaborar uma apresentação começa na análise criteriosa de vários aspectos a ela relacionados. Quem é a audiência? Que assunto será abordado? Qual é seu objetivo? Que benefícios devo proporcionar? De quanto tempo vou dispor?
Sem orientações precisas corremos o risco de cair no improviso. E sem planejamento, organização e intencionalidade, não existe uma apresentação, mas um amontoado de slides dispostos desordenadamente, e um apresentador totalmente perdido, enfrentando uma plateia sonolenta e desmotivada.
Defina o objetivo da apresentação
Toda apresentação deve ser entendida como uma forma de obter do público um objetivo maior: a adesão a uma ideia ou a um conceito que o leve posteriormente a transformar o estado atual num estado desejado. Saber definir claramente qual é esse objetivo permite que todos os elementos de uma apresentação se alinhem num mesmo sentido, tornando-a coerente.
No dia a dia das empresas, há diferentes assuntos que podem demandar uma apresentação. Por exemplo: aprovar a fabricação de um produto, marcar uma segunda reunião com um fornecedor importante, obter verba complementar para um projeto em andamento, alinhar a equipe em torno de um mesmo valor, preparar novos técnicos recém-contratados para a atividade de manutenção na produção, entre outros. Mas só essa identificação não basta para revelar o objetivo da apresentação.
A definição efetiva do objetivo passa, além da simples identificação do assunto, por responder de forma completa e assertiva às seguintes questões:
a) Qual o assunto a ser tratado na apresentação?
b) O que você pretende conseguir?
c) O que você quer que sua audiência pense, sinta e reflita?
d) Que atitude você espera que a audiência tenha após o evento?
e) O que seria importante para o sucesso da apresentação?
Defina a mensagem principal
Uma vez determinado claramente o objetivo, fica mais fácil selecionar a mensagem principal. Comece identificando quais são os benefícios que a ideia, o serviço ou o produto oferecidos podem proporcionar. Depois, indique os que têm mais possibilidade de sensibilizar a plateia para o que você objetiva alcançar.
Defina as mensagens de suporte
São as mensagens complementares ou secundárias que sustentarão à principal. Funcionam como se fossem argumentos a favor. Todo ouvinte, ao tomar conhecimento da mensagem principal, necessita de respostas bem consistentes para duas perguntas: como e por quê. Assim, se a mensagem principal for “A produção da nova batedeira proporcionará um lucro líquido de R$ 45 milhões até 2017”, a plateia vai querer saber avidamente como e por que isso ocorrerá. Essas informações darão suporte à mensagem principal. Mensagens de suporte podem ser positivas ou negativas. Depende, sobretudo, do contexto.
Por exemplo:
Se quiséssemos obter um aumento de verba para ampliar a fábrica, a mensagem principal poderia ser a necessidade imediata de aumento das instalações. A mensagem de suporte tanto poderiam ser os problemas de produção que vêm ocorrendo por falta de infraestrutura, ou os incentivos que o governo oferece no momento para as indústrias nesse setor.
Lembre-se de que as mensagens de suporte devem contribuir para o fortalecimento da mensagem principal e para a adesão consistente da plateia. Se você detectar mensagens de suporte que não colaborem de nenhuma forma para o objetivo da apresentação, a melhor saída é descartá-las.
Crie um slogan
O slogan é a síntese da mensagem principal. Costuma ser uma frase curta e criativa que impacta a plateia no momento em que é revelada. Normalmente, o slogan aparece logo no início da apresentação ou durante a introdução. Considerando o destaque que recebe, esse elemento costuma ficar na memória da plateia após o termino da apresentação. Uma boa forma de elaborá-lo é usar os termos e os conceitos que você gostaria que a plateia retivesse na memória.
Por exemplo:
Uma empresa de seguros de porte médio esteve prestes a ser adquirida pelo maior grupo do setor. A expectativa dos funcionários quanto aos desdobramentos dessa transação era enorme. Mas o negócio acabou não acontecendo. Para tranquilizar o público interno, foi elaborada uma apresentação que expusesse as vantagens de a compra não ter se concretizado. O slogan foi A noiva não apareceu. Viva o noivo! A metáfora da boa vida que o noivo preservou com a fuga da noiva permeou toda a apresentação.
Estruture o raciocínio
Estruturar o raciocínio consiste em determinar um encadeamento lógico de ideias que resulte numa conclusão.
Instrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda