Na primeira parte deste material, foi explicado que a forma tradicional de conduzir projetos de qualquer tipo, frequentemente falha. As razões destas falhas foram enunciadas na seguinte lista:
- Focar em atividades em vez de priorizar resultados
- Multitarefas – fontes de retardos adicionais
- Requisitos de produto não são desenvolvidos com a prioridade adequada
- Incertezas são ignoradas
- Estimativas tornam-se comprometimento
Contudo, apenas a primeira razão foi detalhada. Serão mostradas agora um pouco mais das outras quatro razões:
1. Multitarefas são fontes de retardos
A multitarefa é a prática de alternar rapidamente entre diferentes tarefas em vez de se concentrar em uma única tarefa de cada vez. De acordo com Aluisio Monteiro (2020), gerente executivo de portfólio de operações e master black belt, o problema com este tipo de prática, comum no ambiente de trabalho, é a sobrecarga com interrupções frequentes das tarefas de qualquer tipo de projeto. Ela faz os membros da equipe realizarem várias atividades ao mesmo tempo, impedindo que as acabem, com consequente atrasos no projeto.
Segundo René Marois (apud Monteiro, 2020), especialista em neurociência, nossos cérebros não lidam bem com situações multitarefa. Quando duas tarefas precisam de nossa atenção, a produtividade cai. Uma solução equivocada para a multitarefa é embutirmos maior segurança nas estimativas de tempo das mesmas, ou seja, aumentar uma pequena gordura no tempo de execução de cada tarefa. Isto costuma aumentar, em muito, o prazo de entrega do projeto.
2. Para evitar a multitarefa algumas ações podem ser tomadas, a saber:
- Execução, sem interrupção, e atenção com foco em uma tarefa importante por vez;
- Fazer estimativas precisas de duração das tarefas;
- Organizar e planejar o seu dia de forma realista;
- Agrupar tarefas semelhantes;
- Monitorar sempre o caminho crítico de qualquer tipo de projeto.
3. Requisitos de produto não são desenvolvidos com a prioridade adequada
Quando o planejamento envolve a definição e disponibilização de um produto, definir os requisitos deste produto é uma etapa fundamental no processo. Esses requisitos são essencialmente as características, especificações e funcionalidades que o produto deve possuir para atender às necessidades e expectativas dos clientes.
De acordo com Hugo Souza (2023), do blog Gestão de Produtos da plataforma Awari, ao definir os requisitos, é fundamental ser claro, específico e realista. Estes devem ser descritos de forma detalhada, evitando ambiguidades. É importante também considerar a viabilidade técnica e financeira dos requisitos, levando em conta os recursos disponíveis para o desenvolvimento do produto. Portanto, na definição dos requisitos é necessário:
- Envolver todas as partes interessadas;
- Ser claro e específico;
- Priorizar os requisitos de maior relevância;
- Validar os requisitos técnica e financeiramente.
4. Incertezas são ignoradas
A gestão de incertezas e de riscos envolve o monitoramento de processos produtivos em uma determinada organização de interesse público ou privado. Essas ferramentas devem ser utilizadas para reduzir perdas e desvios de insumos no trabalho e evitar a redução da qualidade na execução dele, mas fundamente para garantir que o que foi planejado tem boa chance de ser executado. Um processo de resposta às incertezas deve incluir:
- Exploração cuidadosa das incertezas;
- Prevenção das incertezas mais óbvias;
- Aceitação das incertezas menos mitigáveis;
- Tentativa de transferência de riscos;
- Mitigação das ações de risco.
Estimativas tornam-se comprometimento
Em todo projeto, mas em especial no processo da estratégia, ou seja, no planejamento estratégico, devem ser geradas estimativas de sucesso de cada um de seus objetivos e respectivos planos de ação. De acordo com o gerente de projetos Roberto Gil Espinha (2015), da Totvs, atualmente no grupo Euax, algumas dicas devem ser seguidas para que estas estimativas se tornem um comprometimento da equipe que tocará o projeto, como o GPE (Grupo de Planejamento Estratégico) de uma empresa:
- Faça uma lista de estimativas
- Contabilize os recursos
- Defina a precisão da estimativa
- Adicione os recursos especialistas
- Inclua o tempo para o gerenciamento do projeto
- Determine a reserva de contingência
- Calcule o esforço total
- Faça os últimos ajustes
Referências:
ESPINHA, Roberto Gil. 8 dicas eficazes para conseguir fazer estimativas para projetos. In: Blog sobre Projetos da Cyber Monday by Artia. Disponível em: https://artia.com/blog/estimativas-para-projetos/. Publicado em: 30.Set.2015. Consultado em 01.Dez.2023.
MONTEIRO, Aluisio. Por que a multitarefa em projetos é tão prejudicial e impactante? Como combatê-la? In: Publicação no Linkedin. Disponível em https://www.linkedin.com/pulse/multitarefa-em-projetos-como-combat%C3%AA-la-aluisio-monteiro/?originalSubdomain=pt. Publicada em 11.Jan.2020. Consultada em 01.Dez.2023.
SOUZA, Hugo. Exemplo De Requisitos De Produto. In: Blog Gestão de Produtos. Disponível em https://awari.com.br/exemplo-de-requisitos-de-produto/?utm_source=blog&utm_campaign=projeto+blog&utm_medium=Exemplo%20De%20Requisitos%20De%20Produto#:~:text=Definir%20os%20requisitos%20de%20um%20produto%20%C3%A9%20uma%20etapa%20fundamental,necessidades%20e%20expectativas%20dos%20clientes. Publicado em 22.Ago.2023. Consultado em 30.Nov.2023..
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial