Qualquer um que se proponha a discutir planejamento e gestão do tempo, de certa forma, corre os de um lado, ficar falando sobre o óbvio; de outro, ao tentar fugir do óbvio, cair numa discussão bem complexa. Por isso, vamos fugir do óbvio, porém, tentando não cair no emaranhado que hoje se formou com as várias teorias formais e alternativas que discorrem sobre o assunto.

Para começar, vamos analisar alguns mitos sobre a gestão do tempo.

PRIMEIRO MITO

Quem administra o tempo, na verdade, torna-se escravo de agendas, listas, planilhas e do  próprio relógio. Acaba ficando tão bitolado, que se esquece de viver. Afinal, para ter mais tempo, basta apenas querer ter mais tempo.

A verdade é outra. Administrar o tempo é usá-lo a seu favor. É tornar-se seu senhor. Quem não o administra é por ele dominado e acaba realizando tarefas sob pressão, fora da ordem e do momento em que desejaria fazê-lo.

Esse mito surgiu da crença de que administrar o tempo é como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la.

Na verdade, administrar o tempo está longe de ser programar a vida nos mínimos detalhes, mas adquirir controle sobre ela.

No entanto, é preciso ser flexível e saber o momento certo de corrigir o curso desse planejamento. Por exemplo: se você está executando uma tarefa motivadamente, está produzindo com efetividade e num bom ritmo, não há razão para parar o que está fazendo simplesmente porque o tempo alocado a essa tarefa expirou. Se a tarefa que viria a seguir puder ser reagendada, sem problemas para você ou para os outros, continue o que você vem fazendo bem. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário, é ser senhor do próprio tempo, não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. Também não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É preciso querer o meio indispensável de obter mais tempo – e esse meio é a administração do tempo.

Aliás, é bom lembrar que não existe técnica milagrosa, programa de computador ou agenda eletrônica que resolvam o problema da má administração do tempo. Administrar o tempo é fruto de comportamento assertivo, de atitude proativa diante da vida.

SEGUNDO MITO

Pensar, planejar e preparar-se com antecedência é coisa de quem é limitado e tem pouca criatividade. Trabalhar com efetividade e produzir com quantidade só funciona sob pressão. Quem tem tempo na verdade é um desocupado.

Acreditar na ausência de planejamento e na falta de organização é institucionalizar a preguiça, a indecisão e a tendência à procrastinação(*). As evidências, na verdade, justificam o contrário daquilo que expressa o mito.

Primeiro: trabalhar muito e rápido não significa trabalhar com efetividade. A necessidade de um número muito elevado de horas extras representa uma produtividade inferior à de quem desempenha todas as tarefas durante a jornada padrão de trabalho. Pessoas que praticamente trabalham o dia todo,que ficam até mais tarde no serviço e que trazem trabalho para casa à noite ou no fim de semana não são mais produtivas. Ser produtivo é fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível. E o tempo é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem o tempo. Na verdade, essas pessoas estão longe de saber com aproveitar o seu tempo, pois quem sabe administrá-lo não está sempre ocupado, não vive numa corrida perpétua contra o tempo, não precisa trabalhar horas extras para produzir mais.

SegundoBoas ideias não surgem do nada. Criatividade é produto de informação, conhecimento, análise crítica, reflexão, experiência, concentração e muito esforço. E nada disso acontece sem planejamento e organização. Todos precisam de tempo para serem criativos.

Mas não se engane: o processo de administrar o tempo não é fácil. É preciso realmente querer tornar-se senhor de seu tempo para conseguir administrá-lo.

TERCEIRO MITO

O uso das técnicas e métodos de gestão do tempo só é aplicável apenas à vida profissional.

A capacidade mental, a habilidade, a inteligência e as características físicas são desigualmente distribuídas entre as pessoas.

O tempo, porém, é distribuído igualmente para todos. Não há bem mais democrático do que o tempo. Todos nós, indistintamente, temos um dia composto de 24 horas, 1.440 minutos ou 86.400 segundos. Sejam reis, plebeus, executivos, operários, pobres ou ricos, não importa: o tempo é exatamente o mesmo para todos. O ponteiro do relógio se move ritmado, implacavelmente, segundo a segundo. E nada pode mudar essa realidade. O tempo é um recurso, inflexível, não renovável e perecível. Quando o tempo acaba, ele acaba mesmo! E o tempo não usado não pode ser estocado para ser usado depois. O tempo não é como riquezas, que podem ser acumuladas para uso posterior.

Por isso, tempo é vida. Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida, e não há maneiras de obter mais. Quem não administra o seu tempo joga sua vida fora, porque um dia só pode ser vivido uma vez. Se o tempo de um dia não for usado sabiamente, não há  como aproveitá-lo no dia seguinte. Amanhã será sempre um novo dia e o hoje, que foi perdido, terá sido perdido para sempre.

Quem administra o tempo ganha mais vida, mesmo que viva o mesmo tempo. Prolongar a duração da vida não é algo sobre o qual tenhamos qualquer controle. Mas, aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo que está ao alcance de todos. Portanto, a decisão de utilizar o tempo apenas profissionalmente ou, ao contrário,usá-lo com inteligência e racionalidade, – priorizando todos os aspectos de nossas vidas –, é única e exclusivamente pessoal.

Agora, uma coisa é certa: ninguém é apenas profissional; ninguém vive exclusivamente para o trabalho. Na verdade, deveríamos pensar na administração do tempo como uma forma efetiva de administrar nossa vida. Certamente, na vida pessoal, há uma série de atividades que você sempre desejou fazer, mas não fez por falta de tempo. Cuidar da saúde, estabelecer e aprimorar relacionamentos, permanecer mais tempo com os amigos, pintar você mesmo algumas partes de sua casa, escrever um livro ou um artigo, aprender uma língua estrangeira, saber dançar, dedicar-se a algum hobby, conviver mais com os filhos que estão crescendo ou, simplesmente, tirar duas semanas para não fazer absolutamente nada, são atividades tão ou mais importantes do que qualquer atividade que você precise executar na vida profissional.

A verdade é que usar técnicas e métodos de gestão é saber usar o tempo conscientemente para fazer o que você considera importante e prioritário, profissional ou pessoalmente. Administrar o tempo é organizar a sua vida de tal maneira que você obtenha tempo para fazer o que realmente gostaria de fazer, profissional e pessoalmente, e que possivelmente não vem fazendo porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e circunstanciais (muitas delas não tão urgentes nem tão prioritárias) que não sobra tempo.

Lembre-se: a produtividade está relacionada a equilíbrio, ou seja, orientar sua vida de forma a atender suas prioridades profissionais e pessoais, em todas as dimensões.  (Barbosa, 2011)

Instrutor Carlos Alberto Motta

Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial

 


(*) Adiar algo que num futuro próximo certamente se tornará uma urgência.

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