Refletir e aprender um pouco mais sobre negociação é extremamente útil para os Gestores e Gerentes de Projeto, que participam de diversas negociações em seu dia a dia, sejam elas formais ou informais. A Gerência de Projetos pode ser vista como o desenvolvimento de um equilíbrio entre escopo, tempo, custo e qualidade, além de atender às expectativas e necessidades das diversas partes envolvidas no projeto.
O PMBOK apresenta as Principais Habilidades da Administração Geral (PMI, 2004, p.15) que devem ser observadas e desenvolvidas pelos Gerentes – Liderança, Motivação, Comunicação Efetiva, Solução de Problemas, Influência na Organização, Negociação e Gerenciamento de Conflitos. Além disso, destaca a importância do gerente de projeto conseguir apoio de cada um dos interessados, negociar conflitos, conquistar cooperação dos gerentes funcionais, fazer acordos com os membros da equipe, contratar diversos recursos, estabelecer junto ao cliente as expectativas que deverão ser cumpridas e ajustar com o cliente e a equipe as expectativas de escopo, custo e cronograma.
PROJETO
Projeto, segundo o PMI (2004, p.5), é “um esforço temporário empreendido com o objetivo de criar um produto ou serviço único”. Como é realizado para chegar a um produto único deve ser objeto de um planejamento específico, para que possa ser executado e controlado.
O Projeto possui seu ciclo de vida – concepção, planejamento, execução e conclusão. Se considerarmos que o Gerente de Projetos é um Gerente de Negócios ele deve participar desde o início, nas primeiras negociações com o cliente.
Uma das dificuldades do projeto muitas vezes reside no fato do cliente não saber exatamente o que quer, ele descobre o que é o projeto pouco a pouco, durante o desenvolvimento do processo, gerando modificações no escopo. O plano de projeto pode ajudar as empresas a definirem melhor, com o cliente, os elementos incluídos e excluídos do projeto, para que constem no contrato e que sejam considerados no custo do projeto.
É importante identificar as partes envolvidas e conhecer suas expectativas e necessidades para gerenciá-los de forma a garantir o sucesso do projeto, assim, segundo alguns autores, o principal é satisfazer os participantes. A identificação dos principais envolvidos no projeto e de suas necessidades está interligada aos processos de gerenciamento e liderança, além da definição de como se dará a comunicação, por quais meios e como será seu controle.
Os stakeholders são os principais interlocutores do Gerente ao longo do Projeto, com eles são negociados escopo, objetivos, produtos, prazos, verba, recursos humanos, etc.
NEGOCIAÇÃO
Para o PMBOK:
“Negociar significa discutir com os outros com o objetivo de se chegar a um acordo. Os acordos podem ser negociados diretamente ou com o auxílio de uma terceira parte… Negociações ocorrem em torno de diversas questões, em diversos momentos e em vários níveis do projeto.” (PMI, 2000, p.25)
A seguir indicamos as questões que a equipe do projeto tende a negociar: “objetivos de escopo, custo e cronograma, mudanças de escopo, custo, termos e condições contratuais, designações, recursos.” (PMI, 2000, p.5)
Como definição, adotamos que Negociação é a atividade que permite chegar a acordos mutuamente aceitáveis, em toda a espécie de conflitos, de domésticos a internacionais, podendo ou não, utilizar o auxílio de terceiros. Negociação é uma atitude voltada, simultaneamente, para a resolução de conflitos e para o desenvolvimento de relacionamentos.
Cada vez mais se valoriza a Negociação, que se preocupa em manter os relacionamentos num processo saudável e lucrativo. Uma negociação pode servir para aumentar a confiança, o respeito e o comprometimento entre as partes, desde que bem conduzida. Não podemos esquecer que a negociação é um jogo. Os jogos de soma zero, onde um lado ganha e o outro perde estão ultrapassados já que tendem a não gerar novas negociações e novos negócios, além de acabar com relacionamentos preexistentes.
CONFLITOS EM PROJETOS
A abordagem moderna aceita os conflitos como inevitáveis e busca sua resolução de forma que haja uma contribuição para o crescimento e integração da equipe, fortalecendo o relacionamento entre seus membros. O conflito nem sempre surge de um desacordo pleno, muitas vezes, embora as partes busquem o mesmo objetivo, discordam em relação ao meio ou à abordagem do problema. Por isso, enfatiza-se a importância de identificar a origem do conflito e como se desenvolveu, uma vez identificados esses itens é mais fácil unir as partes em uma negociação colaborativa (COHEN, 2000).
Um dos maiores desafios enfrentados pelas equipes é a administração de conflitos. No ambiente de projetos os conflitos aparecem em todas as fases e a habilidade do gerente em negociar é fundamental. As causas de alguns conflitos são as mesmas que geram o insucesso de determinados projetos.
Os Projetos, como empreendimentos temporários sujeitos a diversos tipos de limitações e pressões, são palco para o desenvolvimento de diversos tipos de conflitos em suas diversas fases. Conflitos mal gerenciados podem atrapalhar o andamento do projeto, causando atrasos e desmotivando elementos fundamentais da equipe. Identificá-los antecipadamente dá ao gerente a vantagem de agir antes que os conflitos se instalem definitivamente. Como os conflitos não são completamente inesperados pelo gerente de projeto, este pode, partindo do conhecimento dos motivos históricos potenciais, adotar algumas ações para prevenir o aparecimento de futuros conflitos ao longo do projeto, ou minimizá-los.
Os conflitos aparecem com intensidade diferente em cada fase do projeto, sendo as causas mais comuns de conflitos em projetos: Prazos e Programação de Atividades, Prioridades do Projeto, Disponibilidade e Qualificação dos recursos Humanos, Questões Técnicas, Procedimentos Administrativos, Choques de Personalidades e Custos.
Segundo Ivanildo Macêdo (2003), “o grande desafio do líder é saber administrar a ocorrência do conflito”, já que é uma forma das partes envolvidas externarem diferenças. Desta forma, o “conflito pode ser visto como um ponto de partida para mudanças individuais e coletivas, uma vez que previne a estagnação, desperta o interesse e a curiosidade pelo desafio da oposição, revela os problemas e demanda sua resolução.”
Toda resolução de um problema começa pela constatação de sua existência, logo o primeiro passo é admitir que o conflito existe. Mas não existem receitas para lidar com cada situação, já que cada caso deve ser avaliado individualmente à luz das condições encontradas no momento.
Cada autor indica diferentes modos de lidar com conflitos, desde ignorá-lo, suavizar as dificuldades, usar o poder, etc., porém a melhor forma, já que poderá trazer benefícios mais duradouros e fortalecer o relacionamento, é o confronto construtivo, ganha-ganha, onde as partes negociam a partir do entendimento dos reais objetivos de cada um.
Os relacionamentos humanos oscilam entre a razão e a emoção e entre a objetividade e a subjetividade. O conflito normalmente se dá no campo da emoção e do subjetivo. A partir desta constatação, podemos afirmar que os métodos mais eficientes de resolução de conflito, ou para evitá-lo, são os que levam ou mantêm os relacionamentos no quadrante da razão e do objetivo.
CONCLUSÃO
A principal atividade do gerente de projetos é lidar com pessoas, conduzi-las, comunicar-se com elas. É preciso conhecer suas personalidades, necessidades e aspirações. Nesse quadro é fundamental ao gerente saber negociar, administrar conflitos e reconhecer emoções.
Para chegar a acordos sensatos, além das técnicas e ferramentas é preciso identificar estilos de influência, saber perguntar e ouvir, ou seja, conhecer e saber lidar com pessoas. Negociar é uma Atitude!
Instrutor Alfredo Bravo
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial