Uma pesquisa quantificou algo que há tempos se observa no ambiente empresarial: reuniões consomem a metade da jornada de trabalho de um típico executivo brasileiro – e muitas vezes não chegam a lugar nenhum.
O dado, revelado numa pesquisa feita pelo Instituto Tríade do Tempo com base em 2 000 entrevistas, mostra que o Brasil, nesse quesito, se assemelha aos Estados Unidos. Os funcionários brasileiros costumam descrever tais encontros como “martírios intermináveis”. Para as empresas, por sua vez, o número de horas desperdiçadas em reuniões improdutivas causa outra espécie de prejuízo – este, financeiro. Estima-se que uma companhia de porte médio gaste algo como 1 milhão de reais por ano para manter seu quadro de executivos em encontros desnecessários. Com base nessa e em outras pesquisas, a pedido de VEJA, um grupo de especialistas reuniu os erros mais comuns cometidos em reuniões de trabalho, especialmente tediosas quando são dominadas por clichês corporativos. A seguir os comentários.
Erro: não cabe nem mais uma mosca na sala
- O que dizem as pesquisas: 30% dos presentes não têm relação direta com o assunto discutido, muito menos poder para pôr as decisões em prática.
- O que funciona: limitar o grupo a dez pessoas. É o suficiente para que cada participante fale por cerca de dez minutos e ainda assim o encontro tenha uma duração razoável. Caravanas de funcionários resultam em discussões superficiais e tomam o dobro do tempo para chegar ao mesmo lugar
Erro: o chefe desanda a falar
- O que dizem as pesquisas: 25% do tempo consumido numa reunião se deve a assuntos laterais, sem nenhum vínculo com aquele que levou ao encontro nem um interesse genuíno para a empresa.
- O que funciona: distribuir aos convocados uma espécie de roteiro, com temas e tempo previsto para a exposição de cada um. Parâmetros como esses são uma maneira de demarcar os limites para os mais prolixos – e diminuir o tédio dos ouvintes.
Erro: sobra assunto, mas ninguém ouve
- O que dizem as pesquisas: 70% dos oradores trazem à tona assuntos demais e reservam para o final justamente aquele que motivou a reunião. A essa altura, a concentração dos participantes já caiu à metade.
- O que funciona: não apresentar mais do que três temas por encontro – limite médio de atenção numa situação dessas – e fazer o básico: começar pelo mais importante. O intervalo do café também está associado a maior eficácia da reunião.
Erro: uma reunião leva a outra – e o assunto nunca se resolve
- O que dizem as pesquisas: executivos de grandes empresas brasileiras permanecem cinco horas por dia numa sala de reunião. O excesso se deve à falta de objetividade: sem conclusão, um encontro costuma levar a outro.
- O que funciona: deixar para fazer uma grande reunião apenas quando o tema envolve diferentes áreas da empresa. Fora isso, é mais eficaz para assuntos circunscritos a um setor resolver as questões entre o chefe e um ou dois subordinados – algo básico, porém pouco aplicado.
Erro: apresentação “chata”
- O que dizem as pesquisas: esse é o adjetivo mais usado por 60% dos executivos ao descrever os encontros aos quais costumam comparecer. Eles afirmam: “Reunião dá sono”.
- O que funciona: planejar reuniões de não mais de uma hora e meia e tentar alterar o formato de idade da pedra com medidas simples. Uma delas é encurtar as apresentações visuais, descritas com o mesmo enfado dedicado a um mau orador. A outra é designar alguém com quem se revezar na exposição: dois timbres de voz atraem mais atenção do que um só. E (talvez a mais eficaz de todas) jamais apagar a luz.
Corra dos chavões
Reuniões são ambientes propícios à repetição de clichês do mundo corporativo. Na tentativa de rebuscar o português, eles só causam prejuízo à clareza de ideias – e à própria correção no emprego do idioma. Exemplos comuns:
- Agregar valor: Lugar-comum é empregado para dar sentido positivo a tudo: ideias, lugares e pessoas.
- Consensar: Verbo utilizado em reuniões para se referir a uma eventual unanimidade, não existe no dicionário.
- Realizar: No jargão corporativo, virou sinônimo de dar-se conta, perceber – tal qual no inglês (to realize).
- Operacionalizar: Por que não fazer, executar ou praticar?
- Pensar fora da caixa: Numa reunião, é o mesmo que ser criativo. A expressão surgiu na década de 60 com a popularização de um jogo muito usado por empresas de recrutamento. Para chegar à pontuação máxima, era preciso olhar para fora dos limites de um quadrado
Monica Weinberg
FONTE: http://veja.abril.com.br/180608/p_146.shtml