Gerir conteúdo significa utilizar um conjunto de conceitos e ferramentas que visam amenizar ou resolver os problemas de produção de conteúdo em sites web. Para isso, a gestão de conteúdos procura integrar de maneira racional (e segura) os diferentes atores do site e os diferentes suportes à coleta, organização e divulgação da informação.
Um sistema de gestão de conteúdo é geralmente composto de módulos que fornecem funcionalidades básicas sobre as quais desenvolvem-se as aplicações mais próximas do usuário final. As funcionalidades essenciais dentre muitas outras, que caracterizam o conceito e que se desenvolvem à medida que novos produtos de mercado chegam à maturidade são:
- Gestão de usuários e dos seus direitos (autenticação, autorização, auditoria);
- Criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc, pdf etc);
- Uso intensivo de metadados (ou propriedades que descrevem o conteúdo);
- Controle da qualidade de informação (com fluxo/trâmite de documentos ou workflow);
- Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com mecanismos de busca);
- Gestão da interface com os usuários (atenção à usabilidade, arquitetura da informação);
- Gestão de configuração (gestão de versões);
- Gravação das ações executadas sobre o conteúdo para efeitos de auditoria e possibilidade de desfazê-las em caso de necessidade.
Esse é o número de funcionalidades minimamente necessárias à gestão de conteúdos e existentes nos diversos produtos hoje, a preocupação foi meramente enumerar as mais significativas. Além disso, quando se fala em conteúdo, informação e conhecimento, cada organização é única e exige adequação própria à sua realidade.
Tradicionalmente, a manutenção e a atualização do conteúdo são responsabilidade de um ou dois indivíduos, encarregados da administração do site e únicos a disporem das competências técnicas requeridas para tal.
Com a expansão do site, estes encontram-se rapidamente sobrecarregados e a atualização do site fica atrasada.
A correta gestão de conteúdo deve permitir à qualquer membro de uma organização ou de uma comunidade colocar em linha informação sem dificuldade técnica.
Para isso, a pessoa necessita apenas coletar conteúdos, e disponibiliza-los com a ajuda de um formulário eletrônico no próprio navegador web. O potencial de um sistema de gestão de conteúdo eficaz é tal que os diferentes membros intervenientes em um projeto ou atividade intelectual, para serem produtivos, não precisam se encontrar fisicamente ou nem mesmo se conhecerem pessoalmente.
A complexidade da produção de conteúdo cria não somente gargalos de estrangulamento que prejudicam a organização, mas igualmente desencoraja e desmotiva os fornecedores potenciais de conteúdo que agregam valor ao negócio. Com a correta gestão de conteúdo, qualquer colaborador da organização, detentor de informação, pode, dentro do seu perímetro de responsabilidade, produzir o seu conteúdo no site, sem intrometer-se no trabalho de colegas ou parceiros. Todos os atores da organização participam assim na vida da “organização virtual” com certo grau de autonomia.
Instrutor José Nazareno Morais
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda