Por que é necessário montar um plano de ação para realizar objetivos de maior porte? Na verdade, um plano de ação cai bem na realização de qualquer atividade. Com ele, não se deixa nada por fazer e se reduz os custos das tarefas, seja em tempo, seja em valores monetários. As opções de um plano de ação são as tentativas e erros, ou a reação instintiva, e normalmente óbvia, a uma situação desfavorável ou ameaça. Se duas pessoas resolvem levar suas famílias à Disneyworld e apenas uma delas se planeja, as duas conseguirão certamente seu objetivo. Contudo, a que planejou conseguirá antes, por um custo menor e descobrirá facilidades como o Fastpass, que permite que os visitantes dos parques agendem um “fura fila” pelo site da Disney, coisa que a outra não teve tempo nem a oportunidade de descobrir. A finalidade de um plano de ação é antecipar-se aos desafios que a vida apresenta, mas ele também ajuda na prática da autodisciplina, e na organização do que deve ser feito, sem os açodamentos tão comuns nos seres humanos do século 21.
Um plano de ação é o resultado final de um planejamento, que parte da análise das oportunidades e das ameaças do ambiente externo, da constatação das forças e das fraquezas de quem planeja, seja uma empresa, um pequeno negócio, um clube, uma família, ou uma pessoa. Ele deve tentar melhorar algum processo produtivo ou do cotidiano do indivíduo, que esteja com muitas rupturas. Ruptura é uma interrupção na continuidade de um conjunto de atividades que agregam valor a uma pessoa ou a uma organização: um aluno apresentar-se para fazer uma prova sem a devida preparação no tema do teste; uma área funcional da empresa não enviar um dado à outra, impedindo que esta segunda realize sua tarefa, são exemplos de rupturas em processos. Nestes casos, um plano de ação corretivo deve ser construído, visando evitar que estas deficiências ocorram em ocasiões futuras.
As metas atribuídas às ações de um plano devem obedecer aos critérios SMART: elas devem ser voltadas especificamente (Specific) para aquilo que se quer atingir; devem ser mensuráveis (Measurable) para que se tenha a certeza de que serão totalmente realizadas; precisam ser ousadas, mas atingíveis (Achievable), caso contrário provocarão desmotivação e desistência precoce nos seus executantes; necessitam ser relevantes (Relevant), ou seja, ousadas o suficiente para o alcance do objetivo maior do plano; e por fim, tem que ter prazo (Time bound) para que não se percam no tempo, deixando passar uma oportunidade ou não se protegendo da ameaça que motivou a geração do plano.
Para que estas metas sejam acompanhadas, é necessário criar um conjunto mínimo de indicadores: guias que permitem medir a eficácia das ações tomadas, bem como acompanhar os desvios entre o programado e o realizado, ao longo do tempo. Estes devem ser, preferencialmente, quantitativos e não devem apresentar desvios acima de 20% das metas estabelecidas, com o risco do fracasso do plano de ação.
Na execução das ações, cada uma delas deve ser detalhada, de acordo com a metodologia 6W e 2H, da seguinte forma:
- 1. Enuncie claramente a ação; o que deverá ser feito? (WHAT);
- 2. Esclareça por que a ação deve ser realizada (WHY);
- 3. Comunique o local onde acontecerá a ação (WHERE);
- 4. Determine o responsável em fazer a ação acontecer (WHO);
- 5. Dê um prazo para que a ação aconteça (WHEN);
- 6. Determine os recursos logísticos e humanos necessários à ação (WITH);
- 7. Dê limites aos custos monetários necessários à ação (HOW MUCH); afinal de contas, os recursos são limitados;
- 8. Detalhe alguns aspectos relevantes à execução da ação (HOW).
Na priorização das ações, dois métodos podem ser seguidos: priorizá-las pelos Fatores Críticos de Sucesso do plano, ou por uma Matriz GUT.
Fatores Críticos de Sucesso (FCS) são atividades-chave do plano, que devem ser muito bem-feitas para que este atinja seus objetivos. Por exemplo, no caso do aluno que se prepara para fazer uma prova, os dois FCS são: adquirir conhecimento da disciplina; e trabalhar sua tranquilidade para fazer a prova. Todas as ações, como separar uma ou duas horas de alguns dias antes da prova para ler sobre a disciplina; e uma noite bem dormida na véspera dela, são atividades que têm relação direta com os FCS do plano, devendo ser, portanto, priorizadas.
Já a Matriz GUT é um pouco mais complexa e bem mais subjetiva. Nela devem ser listadas todas as ações de um plano, e atribuída a cada uma delas uma nota de 1 a 5 para três aspectos da ação:
- Gravidade, que é a importância ou impacto que a ação tem no plano.
- Urgência, que é a pressão do tempo que existe para executar determinada ação.
- Tendência, que é o potencial de crescimento da ameaça ou a perda da oportunidade que gerou o plano, se a ação demorar a ser realizada.
As notas atribuídas a cada aspecto da ação devem ser multiplicadas para se obter uma pontuação de prioridade; quanto mais pontos, mais prioritária é a ação.
Estas pontuações são subjetivas e suas atribuições numéricas variam, dependendo do perfil de cada pessoa que preenche a matriz. Entretanto, seus vieses podem ser evitados, se os valores forem a média de dois ou mais avaliadores: o responsável pelo plano e parentes, amigos ou colegas de trabalho, que estejam envolvidos com as tais ações.
Além de tudo, elaborar um plano agrega valor à realização das ações que alcançarão um objetivo, tornando-as mais eficientes, integradas e evitando retrabalhos. Citando um dos mais famosos treinadores de times esportivos do Brasil, Bernardo Rocha de Rezende, o Bernardinho: “É importante ter metas, mas também é fundamental planejar cuidadosamente cada passo para atingi-las”.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial