No mundo corporativo, comunicar-se com eficácia é uma competência que todo profissional precisa ter. Saber definir um propósito claro para a ação comunicativa, agrupar e selecionar dados e fatos, transformá-los em informações pertinentes e relevantes, convertê-las em conhecimento tangível e transmitir com habilidade e rapidez o resultado de todo esse processo são ações fundamentais para a sobrevivência na era do conhecimento e da informação instantânea.
As mudanças vieram para ficar e, a partir daí, é preciso mudar princípios e metodologias de forma a proporcionar apresentações que sejam efetivas. Para tanto, seguem algumas recomendações que ajudarão você a aperfeiçoar seu desempenho como apresentador.
1º obstáculo: O EXCESSO DE INFORMAÇÕES
Na hora de definir o que vai ser apresentado, (1) tenha a certeza de que sejam informações efetivamente relevantes e pertinentes ao propósito da apresentação. (2) Fuja do desejo de mostrar à audiência como você “deu um duro danado” para preparar a apresentação. Ou como é abrangente e profundo seu conhecimento sobre o tema. (3) Para a audiência, interessa mesmo saber qual foi o problema, qual é a solução recomendada e que caminhos serão percorridos para resolver a questão. (4) Lembre-se: em comunicação, menos é mais. Numa apresentação eficaz, conhecimento qualificado não está atrelado ao número de slides ou à quantidade de páginas que compõem o material de apoio.
2º obstáculo: O DÉFICIT DE ATENÇÃO
(1) Torne o início da exposição o momento mais importante. Lembre-se: o início não serve apenas para despertar a atenção da audiência. Serve também para mostrar que valerá a pena gastar preciosos minutos ouvindo o que você tem a dizer. Afinal, o assunto abordado na apresentação é relevante e pertinente a todos que ali estão presentes. Por exemplo: nenhum profissional lotado na área de Marketing resistirá ao apelo desta conclusão se ela estiver posta logo no início da apresentação: “Vamos reformular radicalmente a área de Marketing na empresa”. Se essa informação só for revelada no meio ou no fim da apresentação, corre-se sério risco de o ouvinte já ter se retirado ou estar olhando para o apresentador, mas com a cabeça em outro lugar. Por isso, (2) seja conclusivo logo na abertura da apresentação. A seguir, (3) diga por que e como chegou a essa conclusão e (4) sustente sua proposta com fatos, dados e informações que tornem irrefutável o ponto de vista.
3º obstáculo: O EXCESSO DE DECISÕES
Dificilmente fazemos uma apresentação apenas para expor ou compartilhar ideias, ou para dar ciência à plateia de um determinado fato, acontecimento ou processo. Na maioria das vezes, apresentações levarão a audiência a decisões, que devem, preferencialmente, ser favoráveis às expectativas do apresentador. Assim, (1) crie um material que estimule a qualidade da decisão. (2) Limite as opções. (3) Não receie dirigir a atenção da audiência para informações que o conduzam às mesmas conclusões e o levem a adotar as medidas sugeridas na apresentação. Lembre-se do que nos ensina BARTHES (1987, p. 134) sobre a arte de argumentar: “A argumentação é uma técnica, isto é, uma arte no sentido clássico da palavra. É arte da persuasão, conjunto de regras, de receitas, cuja realização permite convencer o ouvinte do discurso […], mesmo que aquilo que se pretende inculcar seja falso”.
4º obstáculo: A BAIXA TANGIBILIDADE DA INFORMAÇÃO
Tangibilize suas propostas. Só assim será possível mensurar o que está sendo proposto e facilitar a sua compreensão. Lembre-se: a tangibilidade só se dá exclusivamente por intermédio do impacto causado, e não por sua simples descrição. Por isso, (1) mostre claramente todos os diferenciais competitivos diretamente relacionados a elas. (2) Certifique-se de que esses diferenciais garantam a sustentabilidade de suas propostas. Lembre-se: (3) nada de soluções oportunistas e voláteis. Elas podem resolver por um tempo o problema. O que não significa que elas sejam uma solução efetiva para a questão. Lembre-se ainda: (4) credibilidade e palavras bonitas não tangibilizam suas propostas. Afinal, a ideia de que “aparência é tudo” não cola quando o ambiente corporativo é sério.
Instrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial