Para se utilizar o Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) num processo, é necessário saber se o processo merece ou não ser analisado. Se ele estiver apresentando muitas falhas em seu desempenho ou nos resultados esperados, uma revisão de suas atividades e de seus recursos, através de uma metodologia, se fará necessária. Mas como identificar de forma sistemática se o processo apresenta falhas de eficiência e de eficácia? Um simples Checklist, além de uma análise de seus indicadores de desempenho, serão suficientes para a identificação destas rupturas no processo. Será apresentado a seguir o que deve ser avaliado neste Checklist:
- Falta de agregação de valor: Verifique se alguma etapa ou atividade do processo não está, no momento, agregando valor aos insumos, visando à geração de resultados;
- Excesso de burocracia: Avalie se o processo possui muitos controles e excessivas etapas de geração de relatórios, aferindo se estes relatórios são realmente necessários;
- Duplicidades: Determine se duas áreas realizam uma mesma atividade no processo, estimando se uma delas pode deixar de fazer a atividade, aproveitando os resultados da outra;
- Tempo de ciclo: Calcule o tempo que o processo leva, desde o começo de sua atividade inicial até o fechamento de sua última atividade. Tente encontrar atividades que podem ter sua duração reduzida, diminuindo assim o tempo que o processo leva para realizar um de seus ciclos;
- Automatização: Estime se o processo pode ser desenvolvido em módulos que facilitem às novas arquiteturas de TI (SOA, por exemplo) quando de sua automatização;
- Falta de recursos: Dimensione os recursos humanos necessários para que o processo seja o mais eficiente e eficaz possível; compare com o tamanho da equipe atual e prepare, a partir disto, um arrazoado para tentar obter os recursos que faltam;
- Falta de outros recursos: Realize a mesma operação descrita no item 6 para os recursos materiais: Equipamentos, software e ferramentas. Prepare uma base de argumentos para tentar obter os recursos necessários ao bom funcionamento do processo.
- Leiaute não otimizado: Constate se são apropriados os arranjos físicos dos ambientes onde o processo acontece; bem como se o fluxo que descreve esta operacionalização está montado de forma otimizada e simples;
- Necessidade de Parcerias: Averigue se o processo necessita de recursos de parceiros para funcionar melhor;
- Falta de Segurança: Apure se as atividades do processo oferecem segurança para pessoas, para o patrimônio e para as informações sensíveis da organização;
- Falta de atenção ao meio-ambiente: Confira se o processo é sustentável, ou seja, se ele assegura o sucesso do negócio no longo prazo e ao mesmo tempo contribui para o desenvolvimento econômico e social da comunidade, sem ofender o meio ambiente;
- Necessidade de registros: Observe se há necessidade de manter registos das operações do processo para futuras auditorias ou apresentações em fóruns legais;
- Falta de comunicação: Descubra se os procedimentos que envolvem cada atividade do processo estão claros e entendidos pelas pessoas que os executam;
- Necessidade de pontos de controle ou pontos de coleta de dados: Verifique a necessidade de criar pontos de controle ou pontos de coleta de dados para que, através de indicadores, possa ser acompanhada alguma atividade crítica do processo;
- Custo alto: Examine se os custos de operacionalização do processo estão dentro do previsto;
- Existência de gargalos: Apure se existem áreas ou atividades onde o processo fica retido durante muito tempo. Isto pode ser um sinal de carência de recursos ou de necessidade de descentralização da atividade visando o seu paralelismo;
- Ambiguidades: Aponte as atividades cuja responsabilidade é duvidosa, imprecisa, ou não está explicitada;
- Necessidade de atenção às regras do negócio: Investigue se o processo deixou de cumprir alguma regra da organização ou algum preceito do modelo de negócio adotado;
- Falta de atenção à legislação e regulamentações: Execute o mesmo procedimento previsto no item 17 com relação à legislação vigente e às orientações dos órgãos reguladores da atividade onde o processo atua.
Havendo alguns destes itens marcados, e confirmados pelos indicadores de desempenho que estas rupturas ofendem a boa performance do processo, este deverá ser revisitado a partir destes problemas, utilizando-se o MASP para analisá-los e solucioná-los.
Professor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda