Um correio eletrônico (português brasileiro) ou correio eletrónico (português europeu) ou, ainda, e-mail e correio-e, é um método que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas eletrônicos de comunicação. O termo “e-mail” é aplicado tanto aos sistemas que utilizam a Internet e que são baseados nos protocolos POP3, IMAP e SMTP, como àqueles sistemas conhecidos como intranets, que permitem a troca de mensagens dentro de uma empresa ou organização e que são, normalmente, baseados em protocolos proprietários. (Definição Wikipedia)

DECIDA, ANTES DE TUDO, SE VOCÊ PRECISA ESCREVER O E-MAIL

A comunicação por e-mail é prática e muito rápida, mas nem sempre é a solução mais adequada para certas situações. Seria, por exemplo, adequado informar por e-mail ao leitor que ele foi demitido ou a inclusão de seu nome no SERASA? O e-mail não é a ferramenta indicada para tratar de assuntos delicados, que possam afetar a sensibilidade do leitor ou melindrar terceiros. Quando o assunto for desagradável, convém optar pelo contato telefônico ou pelo contato pessoal.

DEFINA CLARAMENTE O OBJETIVO DO TEXTO

Não comece a escrever sem ter certeza de que ação ou ações você espera desencadear. Lembre-se: se você não sabe aonde quer chegar, não é o leitor que vai adivinhar.

RESPONDA PRECISAMENTE AO QUE FOI PERGUNTADO

Na medida do possível, não deixe perguntas sem respostas. Imprecisão gera sempre trabalho dobrado, pois resposta incompleta gera novo e-mail.

ENTRE EM SINTONIA COM O LEITOR

Defina:

  1. a linguagem a ser usada (formal ou informal, técnica ou leiga?);
  2. o nível adequado de formalidade (tratamento simples e direto ou cerimonioso?);
  3. as informações que serão prestadas;
  4. o grau de detalhamento das informações (O que o leitor já sabe sobre o assunto? Sem essa informação, corremos o risco de sermos prolixos ou de sonegarmos informações).

SEJA ESPECÍFICO NA REDAÇÃO DO ASSUNTO

Aproveite o título para iniciar a comunicação com o leitor. Títulos bem formulados, na maioria das vezes, dispensam o leitor de ter de ler o e-mail até o fim. Evite Títulos genéricos como Contrato, Pagamento, Cancelamento ou Proposta, que não orientam adequadamente o leitor. Prefira títulos completos, que realmente deixem claro o assunto de que trata a mensagem.

ORGANIZE AS INFORMAÇÕES SEGUINDO, PREFERENCIALMENTE, A LÓGICA DA PRIMAZIA DAS INFORMAÇÕES

Primeiro, diga o fundamental; depois, o importante; por último, o acessório. Por exemplo:

Em vez de:

Assunto: Jornada de trabalho

Conforme estabelece o Regulamento de Pessoal, a jornada de trabalho na Empresa é de oito horas diárias para todos os seus empregados, exceto para os ocupantes de alguns cargos que o próprio regulamento especifica (operadores em serviço de telegrafia, radiotelegrafia e telex) ou quando determinada por preceitos legais para categorias profissionais mais diferenciadas como: Médicos, Dentistas, Telefonistas, Engenheiros e de Segurança do Trabalho, Ascensoristas, Enfermeiros do Trabalho, Jornalistas, Médicos do Trabalho, Operadores de Computador e Operadores de Transcrição de Dados. Dessa forma, alertamos as chefias imediatas quanto ao cumprimento do disposto no documento básico da Empresa, no que se refere à jornada de trabalho do empregado, para que não se modifiquem as condições acordadas no contrato individual de trabalho.

Escreva:

Os funcionários da XYZ devem trabalhar oito horas por dia.

É o que prevê o contrato de trabalho.

Por isso, as chefias imediatas devem zelar pela obediência a esse preceito, que estabelece regras claras e precisas quanto ao cumprimento da jornada de trabalho.

Vale a pena lembrar que essa regra não se aplica a:

  1. operadores  em  serviços  de  telegrafia,  radiotelegrafia e telex;
  2. médicos, enfermeiros, dentistas, engenheiros, ascensoristas ou qualquer outra categoria profissional diferenciada, que tenha legislação própria quanto à jornada de trabalho.

O PRIMEIRO PARÁGRAFO É O MAIS IMPORTANTE

Nele você diz o que pretende ao destinatário. Evite recheá-lo com “pérolas” do tipo:

  1. Sirvo-me do presente para…
  2. Tem este a finalidade de…
  3. Temos a honra de informá-lo de…
  4. Vimos por meio desta…
  5. Por este informamos…
  6. Com o presente…

VÁ DIRETO AO ASSUNTO

Se você tem que informar, informe; se você tem que solicitar, solicite; se você tem que convidar, convide.

MENSAGENS POR E-MAIL DEVEM SER CURTAS

Mensagens curtas não quer dizer necessariamente telegráficas. Evite, portanto, ser breve e exageradamente impessoal. Não se devem dispensar o vocativo e fechos de cortesia.

O E-MAIL DEVE CONTER UMA ASSINATURA

Assim o leitor identifica quem é o remetente. Use sempre as seguintes informações na identificação do remetente:

  1. Nome completo
  2. Cargo ou função que ocupa
  3. Nome da empresa
  4. Área onde trabalha
  5. Telefone
  6. Fax
  7. E-mail
  8. Site

PROCURE SEMPRE MANTER UMA RELAÇÃO CORDIAL COMO LEITOR

Caso ele tenha enviado uma mensagem malcriada, seca ou até grosseira, não responda imediatamente. Se preferir responda só no dia seguinte. É muito importante manter sempre abertos os canais de comunicação com o leitor.

NÃO GRITE COM O LEITOR

Na Internet, representamos o grito de duas formas: escrevendo o texto em caixa alta ou em negrito. Se você quiser destacar algo no texto, use a palavra ou a expressão ou a frase entre dois asteriscos ou entre dois underlines.

NÃO USE ABREVIATURAS, OS FAMOSOS SMILES E ÍCONES DE EMOÇÃO

Em nossos e-mails, sempre tratamos de assuntos relacionados à Nossa Caixa. Precisamos, portanto, de credibilidade.

RESPONDA SEMPRE AOS E-MAILS RECEBIDOS

Deixar de responder a um e-mail corresponde a ignorar um telefonema. Faça-o nem que demore alguns dias. Também não adianta entrar em crise e responder tudo na mesma hora, pois é impossível. Mas é bom se organizar para dar conta da correspondência eletrônica sem atropelos.

TOME AS SEGUINTES MEDIDAS QUANDO VOCÊ SAIR DE FÉRIAS

  1. Configure o Correio Eletrônico para que ele responda automaticamente as mensagens recebidas.
  2. Se você não souber como fazer isso, procure os profissionais da área de Informática.
  3. Crie uma mensagem automática dizendo que você está de férias até determinado dia.
  4. Indique, em caso de urgência, outro e-mail para onde as mensagens possam ser encaminhadas.

ORGANIZE SUA LISTA DE CONTATOS

Crie grupos de destinatários para facilitar o envio de e-mails rotineiros. No entanto, antes de enviar uma mensagem para mais de um destinatário, tenha sempre certeza de que todos necessitam daquela informação.

 

Instrutor Carlos Alberto Motta

Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda

NEWSLETTER

Receba as novidades da LCM Treinamentos