Saber administrar o tempo é uma atitude indispensável nos dias de hoje que evita seu desperdício, tanto no trabalho como no nosso dia a dia, e um hábito que deveria ser ensinado desde a infância.
Veja os quatro benefícios da Administração do Tempo:
1. QUEM ADMINISTRA O TEMPO AUMENTA SUA PRODUTIVIDADE
Há um conhecido ditado americano que diz: “If you want something done, give it to a busy person“(1). Será que ele está certo? Pessoas sempre ocupadas são mais produtivas?
Produtividade é o resultado da eficácia pela eficiência. Ser eficaz é fazer a coisa certa. Isto é: fazer o que é importante e prioritário. Ser eficiente é fazer corretamente. Isto é: fazer com a menor quantidade possível de recursos. Pode-se ser eficaz sem ser eficiente. Por exemplo: quem faz o que deve fazer, mas leva tempo demasiado, ou gasta muito dinheiro para fazê-lo. Essas pessoas são eficazes, mas não são eficientes. Há também quem faça de maneira eficiente o que é circunstancial, que não tem a menor importância. Por exemplo: arrumar cem mil pedras de dominó em pé‚ sem derrubar nenhuma, possivelmente é ser eficiente nessa tarefa – mas não é eficaz. Há também quem é ao mesmo tampo ineficaz e ineficiente. Por exemplo: o funcionário que, simultaneamente, tenta responder a um e-mail, despachar um documento impresso e falar ao celular com a namorada. Ele está bem ocupado, mas é improdutivo. Ou seja: não consegue fazer o que deve ser feito, nem fazer de maneira correta.
Portanto, ser produtivo não é o mesmo que ser ocupado. E o famoso ditado americano está redondamente errado.
2. QUEM ADMINISTRA O TEMPO REDUZ O ESTRESSE
Também chamado de “mal invisível”, o estresse é o conjunto de reações do organismo a qualquer agressão de ordem física, psíquica ou emocional. Costuma ocorrer quando o organismo é exigido além de sua capacidade normal. O que realmente provoca o estresse é a necessidade de aumentar a capacidade de resposta a uma determinada situação. Para Akal Mruth, professor de filosofia oriental e especialista em técnicas de combate ao estresse,
[…] quando julgamos uma situação ameaçadora, acionamos o mecanismo de reforço que é o estresse. Quanto mais confiança tivermos em nosso potencial de ação, menos nos sentiremos ameaçados e, com isso, acionamos o estresse esporadicamente. Nessas situações, ele se torna necessário e é uma ajuda indispensável. Mas é preciso saber desativá-lo logo, pois ao se prolongar ele se torna nocivo.
Quando nocivo, ele vira uma doença e afeta indivíduos, famílias e até empresas, que podem sofrer de “estresse organizacional” (Hindle, 2009). Estudos da Organização mundial de Saúde chamam a atenção para a relação entre o estresse ocupacional (no local de trabalho) e a influência dos fatores sociais na vida dos trabalhadores. Eles revelam que o estresse ocupacional está associado a constantes mudanças econômico-sociais como a crise na economia globalizada, o incremento da economia em países como o Brasil, a reestruturação de setores de uma empresa ou as mudanças de liderança no ambiente de trabalho. Esse tipo de estresse aumenta consideravelmente o número de trabalhadores afastados, refletindo, com isso, na perda da produtividade, na diminuição da qualidade dos produtos e serviços prestados. Segundo pesquisa em 2009 da Organização Mundial do Trabalho, sobre o estresse no ambiente de trabalho, os prejuízos causados às empresas por essa doença são imensuráveis.
Não nos cabe aqui analisar com profundidade causas, efeitos e soluções para o estresse. Caso você queira saber um pouco mais sobre o assunto, leia o artigo no Anexo C, página 56. O que nos interessa é constatar que ele é também produto do mau uso ou do desperdício de tempo, ou seja, da má gestão do tempo.
Um aliado poderoso do estresse: a pressa
Vivemos com o cronômetro na mão. Comumente saímos de casa com várias tarefas programadas, mas também com a certeza de que dificilmente conseguiremos realizá-las integralmente. Estamos numa eterna briga contra o relógio. Nossa cultura inverteu a lógica: fazer na última hora passou a ser o normal. Tudo é “pra ontem”. Agimos assim a maior parte do tempo sem parar para pensar nas consequências que essa forma de agir pode gerar. Mesmo porque a pressa não nos permite esse luxo.
A maior armadilha da pressa é dar a impressão de que é um instrumento para se chegar a algum lugar. Na verdade, a pressa tem somente um fim em si mesma. O depoimento(2) do estudante de Direto André Hyppolito, de 20 anos, deixa isso bem claro.
“Sou do tipo que só faz as coisas na pilha. Deixo tudo para amanhã. Quero parar de ser assim, mas parece que não tenho como sair disso. Eu tento. Se tenho um trabalho para entregar, me programo para fazer antes, mas sempre aparece alguma outra coisa para fazer. E, se não aparece, invento qualquer coisa, não precisa nem ser interessante.
Qualquer programa bobo de TV serve de desculpa, é muito irracional. Um dia antes de entregar o trabalho, bate o desespero. Passo a madrugada fazendo, fico ansioso, sofro muito mais.
Fiz estágio de direito no Ministério Público. Tinha prazos para entregar os processos, mas, se não tivesse alguém o tempo inteiro em cima de mim, deixava para a última hora. No fim, dava tudo certo, entregava no prazo. Acho que é por isso que eu continuo agindo assim. E tem a força da manada, porque muita gente é igual. Se tem um trabalho para entregar e vejo que meus amigos ainda nem começaram a fazer, eu acho que está tranquilo. Eu não adio as coisas só no trabalho e na faculdade. Sou assim para tudo: sempre que vou viajar deixo para comprar a passagem na última hora – e pago mais caro por isso. Fico enrolando para sair de casa e ir a um programa, quando chego aproveito menos.
Meu problema não é falta de motivação. Parece que sou o tipo que só consegue agir na pressa, na pressão. Sempre penso em mudar, dar outro andamento para a minha vida. Quando vou começar a fazer isso? Talvez amanhã… “
Como driblar este vilão? A melhor saída é trocar a pressa pelo aprimoramento. Mesmo que não seja possível fazer essa troca o tempo todo, pelo menos reserve alguns momentos do dia para desacelerar o ritmo, relaxar o corpo e a mente e dedicar-se com tranquilidade, perseverança e, sobretudo, concentração às tarefas que considerar importantes. Ou seja: fazer o que precisa ser feito gradualmente, procurando se livrar da ansiedade de terminar logo para poder iniciar outra tarefa. Seja realista quanto à definição de prazos. Procure evitar os apertados e rejeite os inexequíveis. Fuja dos compromissos sacrificantes. Lembre-se: a pressa compromete a qualidade de sua vida pessoal e profissional, além de ser o caminho mais curto para as graves consequências do estresse.
3. QUEM ADMINISTRA O TEMPO TIRA VANTAGEM DE TRABALHAR SOB PRESSÃO
Responda rápido: quando o assunto é trabalhar sob pressão, você:
A. segura a onda e faz o que tem que fazer;
B. trava, não rende nada e perde o sono;
C. fica mais motivado e sua produtividade aumenta.
São três perfis distintos quando o assunto é trabalhar sob pressão: o que já está acostumado e se conformou com isso; o que tem dificuldade extrema em lidar com essa situação; o que se motiva com desafios e produz mais e melhor.
Seja qual for o seu perfil, tente pensar em pressão como uma oportunidade. Observe:
Se você escolheu a letra A, aproveite a oportunidade para se destacar. Procure a entender a cabeça do cliente que demandou a tarefa. É meio caminho andado para agir de maneira a surpreendê-lo e ser visto com alguém diferenciado. Em geral, o cliente está ocupado com um milhão de coisas para fazer, e só se lembra de pedir algo a você quando já é urgente. Organize cronogramas. Deixe claro seus processos e prazos. Tente imaginar o que o cliente espera e antecipe-se ao pedido. Você terá um cliente grato e fidelizado.
Se você escolheu a letra B, aproveite a oportunidade para conhecer-se melhor. Que a pressa não faz bem, isso você já sabe. O que você precisa saber é como evitá-la, ou pelo menos diminuí-la. Avalie com calma o que você fez para contornar com sucesso uma situação sobre pressão e procure repetir essa estratégia. Ou seja: aproveite para aprender com você mesmo.
Se você escolheu a letra C, aproveite a oportunidade para disciplinar-se. Planeje tudo, principalmente o tempo, já que você se motiva com prazos curtos e com cobranças frequentes. Para evitar oscilações na sua produtividade, defina prazos até na realização de pequenas tarefas e cobre-se finalizá-las no tempo previsto.
4. QUEM ADMINISTRA O TEMPO EVITA A MULTITAREFA
É um erro acreditar que duas tarefas realizadas simultaneamente gastam menos tempo do que se ambas tivessem sido feitas uma após a outra. Por exemplo: você está ao telefone com um cliente quando alguém entra na sua sala e pede uma orientação ou uma decisão sobre um projeto. Você por um instante para de ouvir a pessoa ao telefone, examina a mensagem à sua frente, rabisca uma resposta e volta ao telefonema. Ou seja: você não fez as duas atividades (telefonema e conversa) simultaneamente. Na realidade, executou três tarefas em sequência: atendeu e falou ao telefone, conversou com o colega e voltou a falar ao telefone. Você poderia ter realizado melhor as duas tarefas — e em menos tempo —, se tivesse feito uma após a outra, em vez de simultaneamente. Bastava apenas evitar a interrupção da primeira tarefa.
Quando iniciou a chamada telefônica, você, antes, pensou sobre o que dizer; depois, procurou e encontrou o número de telefone e ligou. Após ser interrompido em seu telefonema, foi necessário entender o que a pessoa queria de você, para saber se você estava apto a responder. Finalmente, quando retomou a ligação, você antes precisou lembrar onde a conversa tinha parado. Ou seja: houve o que se denomina de momento de relançamento(3). Quanto mais inícios, paradas e retomadas você fizer durante sua jornada diária de trabalho, mais momentos de relançamento serão necessários. Esses momentos representam tempo não produtivo.
(1) Tradução adaptada: Se você quer algo bem-feito, entregue a tarefa a uma pessoa ocupada.
(2) Folha.com, Equilíbrio e saúde, último acesso em 18 de maio de 2012.
(3) Para Miller, o momento de relançamento pode durar de dez segundos a trinta minutos, dependendo do grau de esforço e concentração que a tarefa exige do nosso cérebro.
Instrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial