Muitas pessoas reclamam que não conseguem fazer tudo o que precisam, devido à falta de tempo. Estas pessoas têm a noção de que o tempo está passando muito rápido, tornando-se então incompatível com a execução das tarefas diárias. Na verdade, o volume de tarefas de uma pessoa do século 21 é que aumentou consideravelmente, sem contar com o tempo gasto nos deslocamentos para os locais de realização das atividades: Bancos, restaurantes, escritórios, cinemas, teatros, supermercados, escolas, dentre outros.
O trabalho linear não tem mais espaço; as tarefas se acumulam, exigindo suas execuções em paralelo. Contudo, a pessoa continua uma só. Como conciliar então este binômio, tempos e movimentos, aumentando o desempenho do processo de execução das tarefas? Primeiramente é necessário entender que trabalhar com o tempo ainda não é factível na prática, nem para o Dr. Michio Kaku em sua Física do Impossível (2010), quiçá para nós meros mortais. O segredo está em investir nos movimentos necessários à execução de cada tarefa. Neste sentido, algumas dicas relevantes podem ser aqui apresentadas:
- Crie uma lista de objetivos do mês ou da semana, para prossegui-los com foco; seja realista nesta criação: Não adianta aceitar desafios inatingíveis nem volumes hercúleos de tarefas;
- Não tente ganhar tempo, isto é impossível: Ao contrário, tente usar o tempo existente para desenvolver mais tarefas nele. No período de uma viagem de avião, por exemplo, durante o tempo livre de espera nos aeroportos e durante a viagem propriamente dita, atualize as leituras pendentes; escreva o texto daquela mensagem que necessita ser enviada; atualize sua agenda telefônica e a de compromissos;
- Não abra muitas frentes de trabalho ao mesmo tempo; isto será frustrante. Ficará a impressão de que você não consegue concluir nada; há um limite para o paralelismo de atividades de acordo com cada perfil psicológico;
- Classifique as tarefas em urgentes, importantes e desejáveis. As urgentes são para ser feitas esta semana; as importantes devem ser realizadas logo a seguir; e as desejáveis devem ser preparadas quando houver uma folga no cronograma;
- Agrupe atividades relacionadas para fazer todas num só período;
- Antes de assumir ou executar cada atividade se pergunte: Por que eu? Delegue tarefas sempre que possível; aprenda a dizer não;
- Tente reduzir as distrações e as interrupções durante a realização de uma tarefa; foco e concentração ajudam a reduzir seu tempo de execução;
- Esteja sempre descansado para realizar uma atividade: As pessoas cansadas realizam as tarefas em um tempo maior que o necessário, desperdiçando o espaço de outras atividades;
- Planeje o que vai se feito durante períodos onde a mente está limpa: No banho, na ginástica, na caminhada, no café. Isto tornará a execução do que foi planejado mais veloz;
- Faça um balanço ao final de cada dia de quanto você fez para alcançar os objetivos planejados; e reclassifique periodicamente suas prioridades.
Leve a sério estas pequenas providências durante 30 dias: Quando um novo comportamento é mantido durante 28 dias surge um novo hábito. A solução para a boa administração do tempo não se encontra em métodos para a execução mais rápida do trabalho, mas sim na atitude e nos padrões de comportamento das pessoas.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda