Saber delegar interfere favoravelmente para administração adequada do tempo.
Além da responsabilidade de realização da tarefa, a delegação pressupõe a obtenção da autoridade necessária para alocar recursos e obter resultados.
Dentre as vantagens da delegação, ressaltamos as seguintes:
- Libera tempo para o gerente poder gerenciar, isto é, planejar, organizar, acompanhar, supervisionar, controlar resultados e inovar.
- Diminui a pressão e a carga de trabalho. A maioria dos gerentes é orientada para a ação, isto é, para a execução de tarefas e por isso sua tendência é não estabelecer uma clara distinção entre o tipo de trabalho que lhes diz respeito (orientar, estimular, conduzir para realização, etc.) e o trabalho de seus subordinados. Daí o alto nível de estresse observado entre um grande número de gerentes.
- Desenvolve os subordinados, dando-lhes oportunidade para expandir suas habilidades e conhecimentos e a aceitar novos desafios e responsabilidades, encorajando-os a usar sua criatividade e capacidade de resolver problemas e tomar decisões. As pessoas aprendem fazendo e a delegação permite que elas façam.
- Cria um clima de trabalho motivador apropriado ao crescimento pessoal e profissional dos subordinados e do próprio gerente, facilitando um relacionamento interpessoal saudável e amistoso.
- Fornece padrões de desempenho uma vez que a avaliação dos indivíduos passa a ser feita em função dos resultados alcançados e não das tarefas executadas.
- Aumenta os resultados porque as pessoas passam a utilizar o tempo de forma a atingir as metas da empresa onde trabalham.
- Leva ao desenvolvimento organizacional encorajando cada funcionário a utilizar o seu potencial ao máximo. Isto traz benefícios, não só para a empresa, como também para o próprio indivíduo.
Contudo, muitos relutam em delegar, sem sequer perceberem que estão relutando.
As principais razões são as seguintes:
– preferência pessoal pela execução;
– crença no “faço melhor e mais depressa”;
– falta de experiência em delegar;
– insegurança pessoal/profissional;
– falta de confiança nos subordinados;
– perfeccionismo;
– incapacidade de comunicação;
– medo da competição;
– incapacidade de exercer o controle e acompanhamento adequados;
– temor de ser considerado incompetente pelo chefe e/ou subordinados.
Uma delegação eficaz pressupõe os seguintes aspectos:
- Definição clara do que se pretende delegar e dos resultados esperados.
- Assegurar-se de que quem recebeu a delegação tenha o preparo, a experiência, a competência e os recursos necessários para desincumbir-se da missão e alcançar os resultados esperados.
- Acompanhar o desempenho consoante a complexidade e o grau de maturidade profissional do indivíduo a quem se delegou. Quanto menor a experiência do indivíduo, mais frequente deverá ser o acompanhamento.
- Avaliar os resultados em conjunto com a pessoa a quem se delegou, dando e recebendo feedback. Desta forma, ambos poderão crescer. O chefe, verificando como está delegando, e o subordinado, treinando-se para obter todas as informações e meios necessários para ser bem-sucedido.
- Confiar na pessoa a quem se delegou.
A delegação otimiza não só o tempo do executivo, como também da sua equipe de trabalho, contribuindo para o aumento da produtividade e do nível de motivação existente na empresa. Assim, cada pessoa sabe o que se espera dela e até onde pode chegar.
Para poder delegar com tranquilidade é preciso:
– conhecer o seu pessoal;
– ser específico ao dar uma incumbência;
– ser acessível;
– repassar coisas agradáveis;
– informar objetivos, não só procedimentos;
– apontar erros e enfatizar acertos.