O conceito de reengenharia de processos, apresentado por HAMMER e CHAMPY em 2001, propunha uma abordagem radical para melhorar as rotinas de trabalho. Essa metodologia consistia em ignorar os processos existentes para desenvolver novas estruturas completamente diferentes. Essa estratégia possibilitava que as empresas obtivessem resultados expressivos, como a diminuição de custos, aumento da produtividade, melhoria na qualidade dos produtos ou serviços, e maior flexibilidade operacional.
Entretanto, essa abordagem nem sempre se mostrou eficaz, pois focava em maneiras mais eficientes de realizar as mesmas tarefas. Isso abordava apenas um aspecto do problema. O outro aspecto consiste em avaliar se as atividades em curso são realmente necessárias ou se estão sendo executadas de forma adequada. A abordagem tradicional da reengenharia pode gerar problemas como: demissões em massa, dificuldade de adaptação a mudanças radicais devido à cultura organizacional, expectativas irrealistas, uso inadequado de recursos, desinteresse da equipe gerencial e resistência a mudanças.
Atualmente, abordagens mais sutis têm ganhado popularidade. Em vez de realizar mudanças drásticas nos processos, é mais provável que se tenha sucesso com inovações graduais, utilizando estratégias de melhoria contínua. Embora existam poucas alternativas à reengenharia de processos, é possível otimizar os fluxos de trabalho de outras maneiras, tais como:
- Aproveitar a tecnologia da informação para automatizar tarefas manuais;
- Integrar sistemas;
- Padronizar a gestão de processos;
- Reavaliar os valores da empresa;
- Organizar o negócio em equipes multifuncionais;
- Implementar a gestão contínua de processos por meio do BPM.
A Gestão de Processos, mencionada como o último item dentre essas alternativas, ou Business Process Management (BPM), é uma disciplina que envolve um conjunto de práticas voltadas para a melhoria contínua dos processos de uma organização. É importante não confundir gestão de processos com gestão por processos, que diz respeito à interação entre as áreas de todos os processos de uma empresa. O segundo conceito se fundamenta na operação da organização a partir da interação entre seus diversos processos. Em vez de uma estrutura vertical, a organização adota uma configuração horizontal, com responsabilidades compartilhadas, espaço para inovação e troca de experiências entre as áreas.
Retornando à gestão DE processos, suas principais etapas incluem:
- Planejamento Estratégico: Identificação dos processos existentes e verificação de sua adequação aos objetivos estratégicos da organização.
- Modelagem: Mapeamento dos processos, incluindo atividades e recursos necessários (Fase as is). Busca-se, então, melhorias para a evolução dos processos existentes, visando uma entrega superior ao cliente (Fase to be).
- Implantação: Criação de um fluxo de trabalho com cronogramas, responsáveis, preparação dos envolvidos e metas para implementar as melhorias.
- Monitoramento e Controle: A partir de indicadores de desempenho definidos na etapa de implantação, deve-se monitorar os resultados dos modelos TO BE, considerando métricas relacionadas a atividades (ambiguidades, duplicidades, agregação de valor), tempo (excesso de burocracia, gargalos), aspectos legais (regras da empresa, legislações, regulamentações), qualidade (necessidades de: automação, registros, pontos de controle de dados) e recursos (humanos, físicos, financeiros, parcerias).
- Refinamento: Após o monitoramento, é essencial refinar os novos processos para corrigir eventuais falhas.
Atualmente, várias metodologias de gestão, como o ciclo PDCA, Lean Manufacturing, KAIZEN, gestão Seis Sigma com seu DMAIC e Benchmarking, utilizam com sucesso essa alternativa à reengenharia de processos.
Referências:
HAMMER. Michael; CHAMPY, James. Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution. London: Nicholas Brealey Publishing, 2001.
SYDLE, Blog. Gestão de Processos: quais as etapas do BPM? Disponível em: https://www.sydle.com/br/blog/gestao-de-processos-etapas-5f0476e025565a666982350a, atualizado em 16/11/2023. Consultado em: 23/01/2025.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial