Primeiro é necessário explicar o que é um caderno de planejamento estratégico. Trata-se de um documento que contém todas as informações e diretrizes relacionadas ao planejamento de uma organização. Ele é utilizado para definir os objetivos gerais, de longo prazo da organização, identificar as estratégias necessárias para alcançar esses objetivos e estabelecer um plano de ação para implementar essas estratégias.
A estrutura de um caderno de planejamento inclui:
- Primeiramente uma mensagem do Gerente Geral ou Diretor da organização, esclarecendo quais os rumos a empresa vai tomar nos próximos anos;
- Em segundo lugar devem ser listados os direcionadores estratégicos da empresa: sua missão, sua visão, seus valores, seu propósito e seu diferencial frente à concorrência;
- Num próximo passo deve ser diagramado como funciona o processo da estratégia, ou seja, quais os passos necessários para a construção do caderno, de forma pictórica ou fluxogramada;
- A partir daí devem ser levantadas e listadas as informações relevantes do ambiente externo: as ameaças e oportunidades do macro e do microambiente externo, que significa as informações do mercado de um modo geral e as do segmento onde a empresa opera;
- Agora devem ser levantados e listados quais os pontos fortes da empresa e quais as suas vulnerabilidades;
5.1. Se a empresa pertencer a um grupo Holding, as diretrizes ou objetivos gerais devem ser obtidos com a empresa controladora para serem considerados no passo 6;
- Do cruzamento das informações do item 4 com as do item 5 (Ambiente externo X Ambiente Interno) devem ser geradas e diagramadas, numa matriz Cross-SWOT ou TOWS, as estratégias da organização;
- Depois disto tudo preparado, e para que se conheçam as atividades chave para que o negócio progrida, devem ser listados dois ou três Fatores Críticos de Sucesso do Negócio, além de dois ou três Fatores Críticos de Sucesso da gestão do empreendimento;
- Cada estratégia deve então ser submetida e quatro testes, quando algumas delas serão abandonadas por falta de aderência a estes testes: são eles, o teste de consistência (uma estratégia não pode prejudicar uma outra estratégia ao ser aplicada); o teste de consonância (uma estratégia deve responder a algo que o mercado demande); o teste de vantagem (uma estratégia precisa trazer uma vantagem competitiva sobre os concorrentes da empresa); e finalmente o teste de viabilidade (uma estratégia não deve sobrecarregar os recursos financeiros da empresa).
- Cada estratégia aprovada deve então ser desdobrada em dois ou três objetivos estratégicos. Cada objetivo deve ser destinado a uma determinada área da empresa, de acordo com suas responsabilidades básicas.
- Os objetivos estratégicos levantados devem ser lançados num mapa estratégico, dentro de uma das suas quatro perspectivas: a de resultados ou financeira que envolve os objetivos ligados às novas receitas, à redução de custos, ao melhor uso dos ativos, e à criação de valor para os acionistas; a perspectiva de clientes ou de mercado que recebe os objetivos ligados à proposição de valor para os clientes (preço, qualidade, serviços, marca, relacionamento com o cliente e características dos produtos); a perspectiva de processos internos que abriga os objetivos ligados aos processos e eficiência operacional da empresa; e a de capacidade organizacional que envolve três tipos de objetivos: os de capacitação, os de ferramentas para o trabalho, e os de clima e cultura organizacional. Estes objetivos devem ser interligados pelas suas ordens de precedência, sempre de baixo para cima do mapa.
- Neste momento é preciso fazer os Planos de Ação: um para cada objetivo estratégico, contendo ações simples para atingir cada objetivo, utilizando o formato 6W e 2H (What, How, Why, Who, When, Where, With, How Much). Só assim estará garantido que eles serão SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timebound).
- Para cada plano devem ser definidos dois indicadores com metas para garantir o acompanhamento da execução do plano, além de medir seu desempenho.
- Por fim, deve ser feito um resumo de todo o plano num diagrama Canvas, que possui nove campos, a saber: parcerias-chave, atividades-chave, recursos-chave, proposta de valor, relação com os clientes, canais, segmento de clientes, estrutura de custos, e fluxo de receitas.
Em suma, o caderno de planejamento estratégico é uma ferramenta essencial para orientar a tomada de decisões estratégicas e garantir que a organização esteja alinhada com seus objetivos de longo prazo. Ele serve como um guia para a implementação e monitoramento das estratégias, proporcionando uma visão clara do caminho a ser seguido.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial