Administração do tempo e eficácia pessoal

Muitas pessoas acreditam que vivemos numa era onde o tempo passa mais rápido do que aquele com o qual seus avós conviveram e acertaram seus relógios de bolso. Na verdade, a produtividade de cada um está aumentando. Mais assuntos requerem atenção e urgência no tratamento. Daí a impressão de que o tempo está cada vez mais curto. Os principais fatores responsáveis por este aparente encolhimento são:

A Tecnologia – Mais e mais ferramentas de automação demandam envolvimento e atualizações constantes, para que se possa ter braços mais longos, alcançando assim mais pessoas em lugares distantes;

A População – O rápido aumento do número de pessoas no planeta exige que mais rapidamente sejam tratadas suas necessidades;

As Prioridades – Cada vez mais assuntos são prioritários no cotidiano, exigindo das pessoas velocidade, o que causa o afastamento de um ritmo biológico natural, mais lento.

COMO AUMENTAR A PRODUTIVIDADE NESTE NOVO CENÁRIO?

O novo conceito de produtividade exige que se reduza o desperdício de tempo. Estima-se que 40% do tempo das pessoas seja desperdiçado. Para melhor administrar prioridades e produzir mais no mesmo tempo, quatro tipos de ações devem ser praticados:

• Ações de Redução: O que uma pessoa faz hoje que deveria fazer menos? Ou seja, coisas que a pessoa deveria terceirizar, delegar.
• Ações de Eliminação: O que uma pessoa faz hoje que deveria deixar de fazer?

Estes dois primeiros conjuntos de ações visam abrir tempo livre para dar espaço aos dois próximos tipos.

• Ações de Elevação: O que uma pessoa faz hoje que precisaria fazer mais? Reduzindo assim o volume de tarefas pendentes que hoje se acumula na agenda de qualquer indivíduo.
• Ações de Criação: O que uma pessoa não faz hoje, mas precisaria passar a fazer? Estas inovações na forma de realizar uma tarefa são fundamentais para a evolução pessoal e para a adequação do cotidiano às novas ferramentas tecnológicas.

O QUE DEVE SER ADMINISTRADO O TEMPO OU AS PRIORIDADES?

Como ainda não se sabe como andar na dimensão tempo, o factível é administrar as prioridades de cada um. Para tal, planejar é a palavra-chave. Planejamento é um processo que exige oito passos que devem ser seguidos em determinada ordem:

• Entender os objetivos gerais, que significa ter um propósito ao longo de um tempo – Por exemplo, fazer uma viagem ao exterior nas próximas férias, ou terminar um projeto no trabalho num determinado prazo.
• Levantar as informações críticas do ambiente que nos cerca, as oportunidades e as ameaças – Se o objetivo geral é viajar para fora, é necessário conhecer as ofertas e promoções de hotéis e voos (oportunidades), bem como a documentação necessária à viagem, pois ela pode impedir a realização da mesma, ou ainda garantir o período de férias nas datas da viagem (ameaças). Assim, a execução será mais rápida, pois foi preparada.
• Levantar a situação do ambiente interno, que significa entender as forças que se possui para alcançar o objetivo geral e as fraquezas onde se precisa melhorar – No caso da viagem, existe capital disponível para tal, ou há uma fraqueza no caixa pessoal? Neste caso, para livrar-se da fraqueza, fazer umas horas extras, seja no trabalho ou após o expediente numa outra atividade, mitiga esta vulnerabilidade.
• Formular estratégias, cruzando as duas informações anteriores, as do ambiente externo com as do ambiente interno – Que forças a pessoa tem para bloquear a ameaça de um pedido de férias negado? Ou, livrando-se da fraqueza falta de caixa pessoal, para que lugar o indivíduo pode viajar? Ou ainda, que tipo de hotel ou de voo a pessoa está pronta para contratar?
• Priorizar as estratégias, através dos fatores críticos de sucesso da atividade – Quais são as duas coisas mais importantes que devem ser feitas pela pessoa para que o objetivo geral (viajar para o exterior) aconteça? Descobertos estes dois fatores críticos de sucesso, marcam-se as estratégias geradas no passo anterior que têm direta relação com os FCS; estas serão as estratégias prioritárias.
• Desdobrar as estratégias, dividindo os encargos entre os vários participantes das atividades que vão permitir o alcance do objetivo geral – Se mais de uma pessoa participará da viagem ao exterior, o que cada uma tem que fazer para que as estratégias formuladas tenham sucesso?
• Montar um plano de ação, para cada pessoa participante da atividade, com ações simples para o alcance do objetivo geral – para uma das pessoas que vai viajar a maneira de fazer um caixa adicional é participar de um projeto importante na empresa, e ganhar algumas horas extras com ele; para outra, é ganhar uns trocados como babá nos finais de semana; já para uma terceira é dar aulas particulares de inglês após o expediente, além de lavar o carro de uns senhores vizinhos, nos finais de semana.
• Acompanhar as ações do plano, através de indicadores de desempenho com metas pré-estabelecidas – A contabilidade do que cada um dos viajantes está economizando por mês, e se eles estão conseguindo realizar atividades extraordinárias em quantidade suficiente, deve ser alvo de atenção dos participantes da viagem ao exterior, para que providências possam ser tomadas no caso de os controles mostrarem que a quantia arrecadada projetada não será suficiente.

DE ONDE VEM O CONSTANTE STRESS PRESENTE NA VIDA PRODUTIVA DAS PESSOAS?

Primeiramente é necessário entender que o Stress é consequência de qualquer adaptação requerida à pessoa; e que o excesso dessas adaptações pode causar uma série de sintomas físicos e psicológicos. O Stress não é um mal a ser combatido; é prejudicial quando se torna excessivo e constante. Com o volume de atividades que se desenvolve hoje, e com os prazos cada vez mais exíguos, é necessário sair de uma rota de colisão com o Stress. Para tal, algumas providências necessitam ser tomadas:

1. Livrar-se da Síndrome do Bombeiro, aprendendo a dizer não através de uma Lista de Clarezas, que é composta por 5 coisas aceitáveis pela pessoa, e 5 coisas que ela não aceita este mês. Assim é possível preparar previamente uma saída elegante, caso algum gerente ou colega venha a propor coisas que façam a pessoa parar suas tarefas importantes.
2. Evitar as distrações, sumarizando as mensagens dos e-mails; utilizando MP3 para respostas longas; separando alguns períodos do dia para despachar e-mails e solicitações escritas (What’s Up, Redes Sociais, coisas que aparecem via smartphone, etc.); desabilitando os avisos dos celulares.
3. Evitar a fragmentação do trabalho, planejando-se; priorizando as tarefas; e tendo foco no importante.

A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO É UMA QUESTÃO DE ESCOLHAS?

Sim. A psicologia da administração do tempo é baseada, principalmente, no comportamento e nas ESCOLHAS. Por exemplo, muitos indivíduos têm algo em comum, que é o desejo de equilibrar trabalho e família ou relacionamentos. Quando se faz escolhas há um sentimento interno de insatisfação e o resultado delas fica, geralmente, aquém do desejado.

Muitas vezes as pessoas se enganam escolhendo atividades que são mais prazerosas ou mais simples de serem executadas, deixando as que exigem um esforço maior e mais longo prazo para depois. A solução é dedicar tempo para pensar e organizar o real objetivo: importância, ganhos, perdas, como executar ações que irão trazer resultados. Resumindo: deve-se fazer escolhas e assumi-las!

EXISTE ALGUMA FORMA DE SEPARAR E TRATAR ADEQUADAMENTE AS COISAS URGENTES E AS IMPORTANTES?

Antes de tudo é necessário entender que três tipos de atividades populam o cotidiano das pessoas:

• As importantes: Atividades que têm importância na vida de cada um, pois trazem resultado a curto, médio ou longo prazo.
• As urgentes: Atividades onde o tempo está curto ou já acabou.
• As circunstanciais: Tarefas desnecessárias feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas.

MAS COMO TRATAR ESTE MULTIFACETADO CONJUNTO DE TAREFAS?

• Urgências devem ser aceitas como parte do trabalho;
• Urgências devem ser mapeadas;
• Deve-se deixar brechas nas agendas para as urgências;
• 60% do dia deve ser planejado, 40% para as urgências;
• O dia seguinte pode ser antecipado nas brechas de tempo não utilizadas;
• O planejado deve ser cumprido, pois nele estão as atividades importantes;
• Deve ser dado foco ao importante;
• As circunstanciais devem ser delegadas, mas um RECI deve ser criado;
• O tempo de espera no dentista, no transporte, no aeroporto, no médico, quando chegar cedo, deve ser utilizado para a pessoa se organizar.

RECI – Sigla para Responsável, Executante, Informado e Comunicado. Tratar-se de um documento útil para que se entenda quem está fazendo o que numa atividade. A diferença entre comunicado e informado é que a pessoa comunicada pode não concordar com a forma que a atividade está sendo feita; já o informado é apenas recebedor da notícia para trata-la em sua esfera de atuação.

Para priorizar as atividades importantes de um plano de ação, pode-se utilizar uma matriz GUT. Neste tipo de matriz um rol de ações a serem realizadas deve ser listado na primeira coluna de uma tabela. As três colunas seguintes devem conter informações sobre a Gravidade, a Urgência e a Tendência da ação.

• Gravidade: Classifica o impacto da atividade a ser realizada. Alguns aspectos devem ser considerados quando este fator for pontuado, tais como: motivação das pessoas envolvidas, eficiência do processo, e disponibilidade de ferramentas de controle;
• Urgência: Aponta para o tempo disponível ou necessário para realizar uma tarefa dentro de um plano. Uma grande urgência significa que o tempo disponível para realizar a ação é pequeno;
• Tendência: Mostra o quanto uma atividade pode esperar para ser realizada mais tarde; quanto maior a pontuação, menos esta ação pode esperar para ser feita.

Notas devem ser atribuídas a cada um destes fatores numa escala crescente de 1 a 5, onde a nota 5 é o maior valor e 1 o menor, ou seja, uma ação de gravidade 1 não é tão importante, de urgência 5 deve ser atacada de forma rápida, a tendência 3 mostra que uma ação pode esperar um pouco para ser enfrentada.

O QUE É UMA ZONA DE INFLUÊNCIA? E UMA ZONA DE PREOCUPAÇÃO?

As zonas de influência e de preocupação são ilustrações clássicas da sensação de poder pessoal ou de impotência para influenciar a própria realidade. Na zona de influência a pessoa pode contribuir para tornar as situações melhores; aquilo que depende apenas da pessoa; neste caso há uma tendência do indivíduo em desenvolver o papel de ator (protagonista). Na zona de preocupação, há uma tendência da pessoa ao papel de vítima, porque a melhoria de uma atividade não depende do indivíduo. Mas como uma pessoa pode expandir sua zona de influência?

Qualquer zona de influência não é fixa. Ela expande-se ou contrai-se segundo a percepção e o foco de cada um: se a pessoa trata de explicar porque não se pode mudar algo, a zona se contrai; ao contrário, se um indivíduo busca maneiras de influir nas coisas, ele acaba por encontrar soluções e a zona de influência se expande.

Uma forma de expandir o círculo de influência é utilizar de forma sistemática e efetiva a tecnologia. Softwares simples e gratuitos ou disponíveis nas organizações, como o Google Calendar, o Outlook da Microsoft, além do SimpleMindmap, são utilizados de forma incompleta, às vezes equivocadas, ou nem são utilizados para administrar as prioridades de um profissional. Um estudo via INTERNET das potencialidades deles, além de uma aplicação em uma situação real de trabalho, ajudam a expandir a capacidade de se organizar e, consequentemente, a zona de influência de qualquer pessoa. Outras ferramentas mais avançadas como a Neotriad são recomendáveis aos que já se utilizam das ferramentas básicas.

QUAIS SÃO AS MELHORES DICAS DE GERENCIAMENTO QUE PODEM SER DADAS DE FORMA SIMPLES?

Dicas de gerenciamento de uma atividade, ou mesmo de pessoas podem ser aqui listadas, em quatro áreas de atuação:

• Sobre os e-mails: Sumarize as mensagens; use MP3 para responder coisas longas; separe as horas do e-mail; e desabilite os avisos dos celulares. Lembre-se que 25% do tempo dos profissionais são gastos com e-mail, e 20% dos e-mails servem para algo produtivo;
• Sobre reuniões: Procure reduzir 20 a 30% das reuniões; analise a real necessidade da reunião versus seus custos, antes de realizá-la; evite deslocamentos desnecessários; a reunião não pode ser feita pelo Skype? Por telefone? Escolha as pessoas certas, apenas aquelas que têm relação direta com o tema; prepare uma pauta e submeta previamente aos participantes, garantindo assim o foco! Economize tempo nas reuniões, atrasos são inaceitáveis, tenha sempre o objetivo em mente.
• Sobre liderar um projeto ou uma atividade:Um líder de uma família, de um projeto, ou de uma área da empresa têm vários papéis a desenvolver. Mas como exercer estes papéis?
• Diretor e Produtor:Planejando as atividades, mas também trabalhando nelas;
• Monitor e Coordenador:Controlando o que está sendo feito, mas conseguindo recursos para que as atividades sejam realizadas;
• Facilitador e Mentor:Fomentando o trabalho em equipe, mas atendendo às necessidades de cada pessoa de forma individualizada, preparando-a para as tarefas atuais e futuras;
• Inovador e Negociador:Criando novas formas de realizar um trabalho, e defendendo as posturas do grupo perante o ambiente externo.
• Desenvolva-os de maneira equilibrada e sem deixar papéis desatendidos.
• Sobre delegação:Delegar significa passar para uma só pessoa, a pessoa certa, a tarefa inteira; passar à outra pessoa autoridade e responsabilidade; fornecer informações necessárias e suficientes para a realização da atividade e dar feedback, recompensando o desempenho do delegado.

COMO PROVOCAR O AUMENTO DA PRODUTIVIDADE PESSOAL?

Onze perguntas devem ser feitas a si mesmo para provocar uma reflexão sobre o aumento da produtividade:

1. Eu tenho foco nas pessoas em vez de foco na produtividade?
2. Minha comunicação com meus colegas e superiores é aberta?
3. Eu gerencio meu tempo?
4. Eu admito quando erro?
5. Meu índice de adiamento de uma ação para depois (procrastinação) é baixo?
6. Eu assumo responsabilidades?
7. Eu ajudo a criar um bom ambiente de trabalho?
8. Eu separo as pessoas dos problemas?
9. Eu tenho uma atitude positiva em relação a aprender algo novo?
10. Eu tento não ser um trabalhador compulsivo, embriagado pelo trabalho?
11. Eu tento me policiar para não ser vaidoso, convencido ou egoísta?

COMO CONSTRUIR UM BOM PLANO DE AÇÃO?

• Criando o hábito de diariamente preparar uma lista de coisas a fazer;
• Sendo realista e estando consciente das limitações do tempo disponível;
• Não incluindo atividades em excesso;
• Prevendo uma reserva de tempo;
• Revendo a lista a cada manhã;
• Adicionando mais atividades à medida que outras são realizadas;
• Antes de listar ou executar cada atividade perguntando: Por que eu?
• Delegando tarefas sempre que possível;
• Agrupando as atividades relacionadas.

Em resumo, administrar o tempo significa organizar-se para administrar prioridades, utilizando tecnologia e metodologia para alcançar objetivos; mas, principalmente, mudando de atitude com relação aos valores da pessoa e aos seus padrões de comportamento. Duas frases do monge beneditino e doutor em Teologia Anselm Grün ilustram bem esta ideia:

A solução para a boa administração do tempo não se encontra em métodos para a execução mais rápida do trabalho, ela jaz mais profundamente: na atitude, nos valores e frequentemente também nos padrões de comportamento e de pensamento – na maioria inconscientes – que regem nossa vida.

Anselm Grün

Quando um novo comportamento é mantido durante 28 dias – em potencial, mas longamente, no caso de padrões de comportamento difíceis – surge um novo hábito. A energia, que, a seguir, ainda é necessária a fim de conservar a nova atitude, diminui.

Anselm Grün

Referências:

BARBOSA, Christian. Administração do Tempo pela Metodologia Tríade e o Planejador Você S/A. Disponível em http://www.neotriad.com/ebook/ebook_administracao_tempo_neotriad.pdf. Consultado em 31/10/2015.

BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.

BARBOSA, Christian. Site http://www.produtividadepessoal.com.br/. Consultado em 30/10/2015.

GASSENFERTH, Walter; MENDONÇA, Ciro; MACHADO, Maria Augusta Soares; PEREIRA, Silvia; e KRAUSE, Walther. Gestão de Negócios e Sustentabilidade. Textos Selecionados. Rio de Janeiro: Editora Brasport, 2015;

GASSENFERTH, Walter; MACHADO, Maria Augusta Soares; e KRAUSE, Walther. Gestão Empresarial em Gotas. Agite Depois de Ler. São Paulo: Editora Cengage Learning, 2013.

Instrutor Walter Gassenferth

Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial