Cabe muitas vezes ao gestor, ao lado da área de recursos humanos, conduzir o projeto de implantação e consolidação de trabalho remoto. Para começar, o gestor deve identificar não só quais são os colaboradores com perfil adequado para o teletrabalho como também quais são as os cargos e processos elegíveis.
Um determinado colaborador pode, por exemplo, ter o perfil adequado, mas executar uma atividade não compatível, ou vice versa. Há também cargos e funções que são responsáveis por processos que devem ser realizados internamente, enquanto outros podem ser atendidos remotamente. Nessas situações uma agenda de trabalho remoto parcial com alguns dias na empresa e outros em casa pode ser uma alternativa viável.
OPORTUNIDADES PARA O GESTOR
1. Equipe mais produtiva
Contratar mais pessoas para produzir mais é uma alternativa cada vez mais distante e impraticável para a maioria das empresas. Hoje em dia, quase todo líder de equipe tem como principal desafio alavancar a produtividade de seu time sem fazer novas contratações. Isto é, conseguir que dez colaboradores realizem o trabalho de quinze.
Produtividade, de acordo com o Dicionário Aurélio, é a relação entre a quantidade ou valor produzido e a quantidade ou valor dos insumos e recursos aplicados à produção. A partir desta definição e na ótica deste livro, podemos entender que os colaboradores representam os recursos que um líder dispõe para gerar valor e alcançar resultados. Não por coincidência, em toda empresa os colaboradores são também chamados de recursos humanos.
A prática comprova que os trabalhadores remotos produzem mais, em menos tempo, com menos custo e com maior qualidade. Logo, o trabalho remoto pode ser, para o gestor, uma grande oportunidade para produzir mais e melhor sem precisar contratar mais recursos.
2. Reuniões mais objetivas
Reuniões são um paradoxo. Poucas ferramentas de gestão são tão eficazes como uma reunião rápida e objetiva. Todavia, reuniões demasiadamente longas e inúteis estão entre os principais desperdiçadores de tempo e sabotadores de produtividade das empresas. Além disso, na maioria das vezes, enquanto estamos participando de uma reunião não estamos, por assim dizer, produzindo, mas apenas discutindo sobre como produzir. Contam que numa montadora de veículos as reuniões eram tão excessivas e desnecessárias que os funcionários brincavam entre si perguntando: mas quem está montando os carros?
É verdade também que, apesar do avanço dos recursos tecnológicos, nada substitui a boa e velha reunião presencial, onde podemos perceber melhor as sutilezas da comunicação não verbal. Muitos profissionais e estudiosos da linguagem afirmam que a comunicação oral, isto é, o que a pessoa diz ou escreve, é responsável por apenas 7% do entendimento de uma mensagem. O tom de voz corresponde a 38% enquanto a linguagem corporal por surpreendentes 55%.
Apesar das controvérsias e críticas, a regra “7-38-55” é amplamente aceita e bem razoável. Quantas vezes você mesmo não surpreendeu outra pessoa dizendo algo enquanto o tom de voz e a expressão corporal apontavam para uma interpretação completamente diferente? O áudio e a câmera do seu celular precisam ser muito bons para captar a linguagem não verbal com a mesma qualidade de um contato presencial.
Muitos vendedores, por exemplo, não abrem mão das negociações face a face. Ligações telefônicas e reuniões a distância apenas para acompanhar pedidos ou tratar de pequenos detalhes.
Por outro lado, as reuniões a distância, quando bem conduzidas, oferecem um conjunto de benefícios muito atraente. De modo geral, as reuniões a distância são bem mais rápidas e objetivas. Costumam também ser ligeiramente mais pontuais. Os participantes, normalmente, se preparam melhor para uma reunião a distância e quase nunca encontramos um participante “samambaia” entre os colegas do grupo.
Para quem não sabe, participante “samambaia” é aquele colega convocado para uma reunião sem necessidade ou motivo concreto. Fica calado no canto, como uma samambaia, decorando o ambiente e perdendo seu tempo.
CHECKLIST PARA UMA REUNIÃO A DISTÂNCIA EFICAZ
- Convém manter uma agenda de reuniões fixas e frequentes com equipes remotas e seus parceiros internos. Estas reuniões têm o propósito de acompanhar o andamento de projetos e a realização de tarefas de rotina, bem como manter o alinhamento e entrosamento do grupo.
- Reuniões eventuais devem ser notificadas com o mínimo de antecedência, de modo que os participantes tenham tempo hábil para se preparar adequadamente.
- O gestor deve enviar o link da reunião para todos com a descrição detalhada do assunto e o tempo que será dedicado a cada tópico. Reunião sem pauta não é reunião, é desperdício de tempo e energia. Os participantes podem enviar alguns dados e informações com antecedência para que o gestor possa organizar a discussão e torná-la mais produtiva e objetiva.
- Breves chamadas one to one e reuniões informais sem planejamento prévio são permitidas e até mesmo recomendadas desde que com parcimônia e bom senso. Muitas empresas usam aplicativos diferentes para reuniões formais e informais. Por exemplo, Google Hangouts para encontros formais e GoBrunch para bate papos informais.
- Certificar-se que todos possuam os equipamentos e softwares adequados. Além da conexão com internet (de preferência a cabo) e do notebook ou PC com bom desempenho, é recomendado o uso de um headset de boa qualidade. O microfone do notebook costuma captar os sons do ambiente e criar ruídos na comunicação. Celulares, somente como último recurso.
- Certificar-se também que os participantes conheçam as funcionalidades e saibam usar corretamente as ferramentas de comunicação e trabalho remoto. É aconselhável testar as configurações além da qualidade do áudio e da imagem com alguma antecedência.
- Nas reuniões a distância, o líder deve controlar a participação dizendo, por exemplo: Lívia, você pode começar apresentando os resultados de vendas da última semana e em seguida vamos ouvir os comentários da Daniele.
- O gestor deve também orientar os colaboradores sobre a etiqueta para reuniões virtuais. O participante deve estar atento à postura, vestuário e imagem na câmera. Filhos correndo de um lado para outro ou um gato andando sobre o teclado são engraçadinhos, mas não pega bem.
- Ao final da reunião, o líder deve agradecer a participação de todos e fazer um breve resumo do que foi acertado, pontuando prazos e responsáveis. Um componente do grupo, escolhido com antecedência, fica encarregado de registrar e distribuir a ata da reunião.
- Nas equipes de empresas multinacionais ou com colaboradores bem distantes entre si, os fusos horários são mais um desafio para o planejamento das reuniões virtuais. Via de regra, o gestor deve escolher o horário que seja mais confortável e adequado para a maioria e para os propósitos da reunião.
DESAFIOS PARA O GESTOR
1. Liderar com foco em resultados
Os modelos de liderança tradicionais seguem a linha da proximidade e vigilância. O bom gestor delega, mas sempre que for preciso ele está ali ao lado, a três mesas de distância. Sempre disponível, sempre próximo e sempre de olho no seu time. Para muitas empresas e gestores, o trabalho remoto representa uma drástica mudança de paradigma. É deixar para trás o modelo de gestão por vezes autoritário, baseado no controle, na pontualidade e na presença, para construir resultados baseados em indicadores, autonomia, comunicação, confiança e motivação.
A liderança do trabalho remoto é representada por uma sutil mudança gramatical. Do advérbio onde para o pronome (o) que. O onde os colaboradores estão, perde espaço para o que o líder espera que eles façam. O gestor deve dispor de um sistema de metas mensuráveis e objetivas. No trabalho remoto ter um alvo específico e mensurável é sempre mais eficaz do que apenas dizer ao colaborador o que deve ser feito.
Enquanto o trabalho convencional é baseado em tempo e tarefas, o trabalho remoto é focado em números e resultados.
2. Balancear a atenção entre as equipes
Muitos líderes são responsáveis por um time misto, composto por colaboradores remotos e internos.
Nessas situações, o líder deve ficar atento e balancear com cuidado e critério a atenção e supervisão dos dois grupos. Sem o cuidado necessário, um líder remoto corre o risco de descuidar da equipe interna enquanto um líder interno pode, do mesmo modo, negligenciar a equipe remota.
O líder deve promover e incentivar o entrosamento entre os colaboradores remotos e internos. Uma agenda bem definida com reuniões, follow ups e feedbacks positivos normalmente é o bastante.
Instrutor Sérgio Guimarães
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial