Essencial para o bom funcionamento de uma empresa e melhoria na produtividade dos colaboradores, o papel da comunicação envolve planejar e criar objetivos para alcançar o êxito desejado. Ela compreende uma série de ferramentas que visam manter todos os colaboradores a par do que está acontecendo na empresa, sua missão, visão e valores, planos estratégicos, ações táticas e procedimentos operacionais.
AS FUNÇÕES DA COMUNICAÇÃO
Suas quatro funções mais básicas são:
- Controle – Age de diversas maneiras no comportamento das pessoas. As organizações possuem hierarquias e orientações formais que devem ser seguidas pelos funcionários. Quando eles são informados que devem, por exemplo, comunicar qualquer problema de trabalho primeiramente ao seu superior imediato, ou seguir à risca suas instruções de trabalho, ou ainda adequar-se às políticas da empresa, a comunicação controla o comportamento.
- Motivação – Facilita a motivação dos funcionários, uma vez que deixa claro o que deve ser feito, avalia a qualidade do seu desempenho e orienta sobre o que fazer para melhorá-lo. Além disso, estabelece metas específicas, dá feedback sobre o progresso.
- Expressão emocional – Ocorre dentro do grupo de interação social e é um mecanismo fundamental para que seus membros expressem suas frustrações ou sentimentos de satisfação e até suas necessidades sociais.
- Informações – É a função final da comunicação. Nessa função, facilita a tomada de decisões, proporcionando aos funcionários e outros grupos, que precisam tomá-las, os dados para que se identifiquem e avaliem alternativas.
Importante salientar que nenhuma dessas quatro funções deve ser entendida como mais importante do que outras. Para que os grupos tenham um bom desempenho, eles precisam ter algum tipo de controle sobre seus membros, estimulá-los ao esforço, oferecer os meios para a expressão emocional e tomar decisões.
A comunicação no ambiente de trabalho forma um ciclo integrado, envolvendo todas as áreas organizacionais em prol de ações sinérgicas na busca dos mesmos objetivos. Ou seja, as ações feitas com meu público interno refletem diretamente no meu público externo e certamente influenciará no posicionamento da minha empresa no mercado.
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
As empresas hoje, mais do que simples aglomerados de pessoas buscando lucro através de uma atividade, são como um organismo vivo, formado por diversas partes diferentes e interdependentes, que trabalham em conjunto. E nesse novo contexto, a comunicação empresarial é extremamente importante.
Em uma época em que a própria comunicação é tão valorizada, com a popularização da Internet e, principalmente das redes sociais, as empresas não podem mais adotar o tipo de relacionamento frio e distante com os colaboradores e o público externo que era tão normal há algum tempo.
Para que a corporação funcione, tanto em termos operacionais, quanto na parte de clima empresarial, a comunicação empresarial é imprescindível. É ela que vai garantir que os colaboradores trabalhem de forma conjunta e alinhada aos objetivos da empresa, e ainda fazer com que eles se sintam pertencentes a ela, implicando aumento de desempenho, inovação constante e criando defensores da sua marca.
A EVOLUÇÃO DA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
Se antes as empresas só se preocupavam com sua imagem externamente, perante a comunidade ou figuras de influência, hoje, com a evolução da tecnologia, o conhecimento cada vez maior dos colaboradores sobre seus direitos e o aumento da importância do caráter humano das corporações, elas precisam trabalhar sua comunicação empresarial de forma integrada e ampla, dando atenção tanto ao externo quanto ao interno.
E, atualmente, o que não faltam são meios para que as empresas se comuniquem e atinjam seus públicos de interesse de forma efetiva, e é importante saber usar cada um deles de forma eficiente e adequada.
A comunicação empresarial, que antes se apoiava em memorandos, murais de aviso e notas nos cantos dos jornais, foi potencializada e hoje conta com meios muito mais efetivos e abrangentes. Enquanto há alguns anos você conseguia atingir colaboradores e clientes de forma lenta e fragmentada, hoje, com alguns cliques você garante que pessoas do mundo inteiro vejam sua mensagem com qualidade total e quase em tempo real.
Por isso, investir em tecnologias para comunicação empresarial é cada vez mais importante e pode fazer toda a diferença no modo como a empresa se relaciona com os colaboradores e é percebida pela comunidade.
FLUXOS DE AÇÕES NA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
A comunicação e a troca de informações que ocorre internamente, entre os próprios colaboradores da empresa, seguem alguns fluxos que podem definir seu tom, linguagem e abordagem.
- Fluxo descendente: Ocorre quando a comunicação provém das posições mais altas, dos cargos mais importantes às mais baixas. Nesse tipo de comunicação empresarial, o emissor deve tomar cuidado para não soar autoritário, ou agir de uma forma que possa desgastar sua relação com o receptor.
- Fluxo ascendente: É exatamente o contrário do descendente. Nele, a comunicação empresarial ocorre das posições mais baixas às mais altas. Aqui também é importante tomar cuidado com a abordagem usada na comunicação, já que nesse caso o emissor está se dirigindo a alguém, teoricamente, com mais poderes do que ele.
- Fluxo horizontal: Como o nome já diz, é o fluxo que ocorre em um mesmo nível dentro da empresa. Ou seja, entre colaboradores na mesma posição ou com a mesma importância. Esse tipo de comunicação empresarial tende a ser mais leve e dinâmica. Mas, ainda assim, é importante levar em conta fatores como o assunto e a realidade da sua empresa na hora de se comunicar.
- Fluxo transversal: O fluxo transversal se dá em todas as direções e permite que pessoas de todos os níveis participem da comunicação empresarial e possam intervir em outros níveis ou áreas. Esse tipo de comunicação facilita a interação e aproxima pessoas de diferentes setores. Porém, deve ocorrer de forma minimamente organizada, para que não haja conflitos entre pessoas com especialidades diferentes.
- Fluxo circular: Este tipo de comunicação é mais comum em empresas informais, uma vez que abarca todos os níveis e não segue as direções tradicionais. No fluxo circular, a comunicação empresarial é mais dinâmica, o que pode favorecer a eficiência no ambiente de trabalho.
TIPOS DE COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
A comunicação empresarial, independentemente do tipo de fluxo, pode ser praticada de duas formas: a formal e a informal.
- Comunicação formal: A comunicação formal segue modelos pré-determinados e tem seu trâmite e movimentação registrada e documentada pelos órgãos responsáveis. Toda comunicação, seja ela externa ou interna, que siga padrões e modelos determinados pela organização é uma comunicação formal. Portanto, se há uma maneira específica, estabelecida pela organização, de se comunicar com um subordinado, um superior ou com outro setor ou empresa, estamos diante da comunicação formal.
- Comunicação informal: Já a comunicação informal acontece de maneira espontânea entre as pessoas dentro da organização. Ela não segue padrões ou modelos e nem ao menos é documentada. São, por exemplo, as conversas durante o lanche, nos corredores ou depois do expediente. A comunicação informal pode ter como conteúdo temas atinentes ou não ao trabalho na empresa. Por exemplo, um funcionário pode, antes do envio da documentação, fazer uma ligação avisando ao destinatário, para que o pessoal já vá se preparando para recebê-la.
TIPOS DE LINGUAGEM NA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
Toda ação de comunicação necessita de um código que se ajuste ao conteúdo a ser expresso, ao público que se quer atingir e a situação que está gerando a mensagem.
Independentemente do fluxo ou da forma de comunicação empresarial, há dois tipos de linguagem que, se usadas adequadamente, podem transitar nas ações de comunicação corporativas.
É importante lembrar que nesse aspecto não existe certo ou errado. A escolha do tipo de linguagem recai apenas no que for mais adequado ao público e a situação.
- Linguagem formal: Normalmente, é usada nas ações de comunicação formal. Assim, é a linguagem dos relatórios, pareceres, notas técnicas, cartas, ofícios e dos e-mails que tratam de assuntos pertinentes ao negócio. É a linguagem mais adequada ao fluxo descendente e ascendente. A linguagem formal também é utilizada para conversar com colegas de trabalho, pessoas que não temos muita intimidade ou que estamos conhecendo no momento. Também usamos a linguagem formal na escrita ou para conversar com pessoas mais velhas, como demonstração de respeito e educação. Por isso, a linguagem formal traz frases mais longas, não admite contrações de palavras, e não se usam gírias ou expressões consideradas excessivamente descontraídas ou coloquiais.
- Linguagem informal: A linguagem informal é a usada todos os dias em conversas com os amigos, família ou pessoas próximas, na Internet ou situações que não precisam de formalidade. Ela não exige tanta atenção às regras gramaticais e conta com frases mais simples e sentenças curtas. É a linguagem própria das ações de comunicação informal. Está presente nos e-mails pessoais, nas redes sociais, nas conversas familiares e entre amigos em situações descontraídas. É a linguagem natural.
4 DICAS PARA SE COMUNICAR DE FORMA EFICIENTE
- Pense em como você irá transmitir a mensagem: Para obter uma comunicação eficaz na empresa, é fundamental saber ser claro, consistente, assertivo e completo. Pense sempre que tudo isso influenciará na forma em que seu receptor interpretará a mensagem recebida.
- Conheça seu receptor: Nenhuma pessoa é igual à outra. Então, você precisa entender cada uma delas para passar a mensagem. Cada ser humano é único e tem sua forma exclusiva de ser. Depois de entender o perfil do seu receptor, comece a aplicar o processo de comunicação. Atente-se! Essa comunicação deve ter como foco o perfil comportamental dos colaboradores e considere também o perfil do seu público-alvo. Isso é essencial para a sinergia do grupo como um todo.
- Selfieback: Na hora de passar a mensagem, eu estou sendo claro naquilo que quero passar? Se autoanalisar é o termômetro para ver se você consegue se expressar bem. Depois de saber meu objetivo e compreender minha própria informação, acompanhar o que acontece depois que se comunica pode me dar um retorno se fui ou não um bom transmissor de ideias para meu grupo.
- Passe suas impressões adiante: Outra prática que complementa a prática de comunicação é o poder, hábito e estratégia de feedback. Seja positivo ou de melhoria, todo feedback é poderoso. Esse retorno permite acompanhar como a mensagem foi recebida pelos colaboradores. Assim, você vai conseguir se certificar se ele cumpriu com o objetivo e se de fato gerou a atitude esperada. No caso do não cumprimento das expectativas, identifique o problema e passe a mensagem. Mas passe de maneira apropriada, com estratégia e esclareça as dúvidas. Chame a atenção de forma reservada, justifique o motivo e ofereça soluções de melhorias.
Intrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda