Muito se tem falado sobre redesenho de processos, mas sempre que há necessidade de fazer uma revisão na forma com que a empresa operacionaliza uma ou várias de suas funções, são contratados especialistas no ambiente externo para realizar a tarefa. Muitas vezes, estes especialistas não preparam o pessoal interno para que, numa próxima oportunidade, a empresa possa fazer um redesenho por conta própria. Para orientar uma revisão de processos do tipo “faça você mesmo”, listamos, a seguir, 37 passos a serem seguidos como um “checklist“ para uma demandada revisão.
CONHECIMENTO DA ÁREA:
1. Identificação das Partes Interessadas
2. Levantamento do Organograma da Área/Relações de report/Headcount
3. Identificação das formas de interação entre os departamentos
4. Identificação de mecanismos de medição de performance
5. Identificação da distribuição de autoridade
6. Identificação dos recursos de TI e de RH
7. Levantamento das atividades
8. Consolidação do levantamento
ENTENDIMENTO DOS PROCESSOS:
9. Identificação dos processos
MAPEAMENTO DOS FLUXOS DE PROCESSOS:
10. Identificação das áreas atuantes no processo
11. Identificação das fronteiras de cada processo
12. Identificação de seus objetivos
13. Levantamento do macro fluxo das atividades do processo
14. Identificação das áreas responsáveis
15. Identificação de métricas
16. Consolidação das iniciativas impactantes de cada processo
17. Identificação dos problemas e nível de maturidade
IDENTIFICAÇÃO DE OPORTUNIDADES DE MELHORIA
18. Identificação da necessidade de alteração nas atividades (eliminação, criação, agrupamento, automatização, terceirização, etc.)
19. Identificação e geração de alternativas de melhoria
20. Avaliação de alternativas (potencial de ganhos, impacto sobre indicadores de desempenho, viabilidade, etc.)
21. Seleção da solução de melhoria
22. Definição da aplicação de terceirização ao processo
23. Distribuição das atividades entre as diferentes entidades organizacionais
24. Redimensionamento de novos recursos materiais e tecnológicos
25. Determinação de viabilizadores e barreiras para a mudança
ESCOLHA DO PROCESSO CRÍTICO PARA REDESENHO:
26. Indicação do processo a ser redesenhado
27. Análise do potencial de melhoria
28. Análise do impacto nas partes interessadas
29. Análise da viabilidade da solução
30. Definição dos processos alvo do redesenho
REDESENHO DO PROCESSO:
31. Repensar o processo
32. Redesenho dos novos fluxos
33. Análise do impacto do novo processo
34. Desenho de funções e papéis
35. Definição das necessidades de recursos
36. Plano de implementação
37. Revisitar a estrutura organizacional, atentando para um conjunto básico de fatores:
• Estabelecimento de prioridades: analisar as alterações organizacionais que se mostrarem interessantes promover, em relação aos processos redesenhados;
• Alocação de recursos: recursos passam a ser alocados a processos e dessa forma gerenciados;
• Comunicação e fluxos de informação: eliminar-se-á eventuais sistemas informais de comunicação em benefício da objetividade e agilidade na transmissão das informações gerenciais;
• Divisão de responsabilidades: a organização desenhada em torno dos processos irá redividir as responsabilidades pelas diversas funções;
• Gestão dos processos-chave: a estrutura organizacional deve facilitar a gestão dos novos processos e não ser uma barreira.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda