Planejar e organizar uma reunião é tarefa que, se for bem-feita, garante que o resultado pretendido seja alcançado com efetividade, com a participação de todos os interessados e o entendimento de todos os envolvidos. Reuniões, atas e pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando são bem empregados. Mas podem ser ineficientes, com baixa produtividade, se forem mal executados.

Fazer uma reunião é custoso e complexo. Muitas vezes é possível substituí-la por outra forma de comunicação que não envolva colocar os interessados ao redor de uma mesa. No entanto, se for inevitável, as nove orientações a seguir vão facilitar a vida de todos os envolvidos, especialmente a do encarregado de coordená-la.

COMO ORGANIZAR UMA REUNIÃO

1) Agende o evento previamente. Reuniões emergenciais acontecem. Mas a experiência nos ensina que, na maioria das vezes, reuniões convocadas em cima da hora ocorrem porque o responsável não se organizou. Reuniões marcadas com minutos de antecedência dificilmente vão produzir resultados tão positivos quanto as que forem agendadas com tempo necessário para que todos possam se preparar e atualizar as informações.

2) Marque horário para terminar. Toda reunião previamente agendada tem local e horário para iniciar, mas frequentemente o responsável não divulga horário para encerrar. Há reuniões (como as assembleias realizadas entre pares, incluindo as de condôminos ou entidades de classe) que não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo. Mas uma reunião empresarial pode e deve ser planejada para se encaixar num determinado horário. A existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.

3) Circule a pauta preliminar. Informe informalmente aos participantes sobre o objetivo da reunião e os temas previstos. Aproveite para saber se eles poderão participar. Esse cuidado permitirá a eles confirmarem a presença e se prepararem adequadamente.

4) Divulgue a pauta definitiva. Quando a reunião já estiver agendada, é importante circular a versão completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas sugeridos por outros participantes. É também o momento de divulgar o local, horário de início e de fim e a lista dos participantes, o responsável por coordenar e secretariar.

5) Dispense os participantes convocados apenas para um ponto específico logo após sua conclusão. É mais uma vantagem da pauta bem definida. Quanto menor o número de presentes sem interesse direto em cada assunto que estiver sendo tratado, menor será a complexidade da comunicação. Mas deixe isso claro desde o início. Assim, os participantes saberão que não se trata de rejeição.

6) Convoque apenas pessoas diretamente interessadas nos assuntos a serem tratados. As que você gostaria que participassem apenas para que estejam informados podem fazê-lo com a leitura da pauta e da ata, ou com a leitura de uma comunicação posterior. Reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chance de ser produtiva.

7) Defina regras para telefonemas, mensagens eletrônicas e possíveis interrupções. Quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar ou tem outras obrigações ocorrendo em paralelo. É claro que a cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção. Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto ao tratamento de ligações, torpedos, notebooks, etc. Exceções são inevitáveis. Mas ter uma regra geral é melhor que o improviso, a incerteza e o tratamento diferenciado.

8) Garanta voz e vez a todos. A não ser que algum participante seja apenas um ouvinte, reuniões devem ser organizadas de modo a todos o direito de participar. Afinal, as conclusões comprometerão igualmente a todos. Conflitos são naturais. Mas, ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias, o secretário ou coordenador deve intervir. Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar, sem limitar prazos ou o direito de réplicas. Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta, mas apropriados ao público presente, o secretário deve anotá-los, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta. Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura.

9) Designe previamente um secretário. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião em si, embora esteja presente, mas fica encarregada de secretariá-la. O papel do secretário é simples, mas exige atenção. Ele deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata ou resumo logo após a reunião. Antes de encerrar a reunião o secretário deve ser convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimento. O ideal é que haja um mecanismo previamente definido sobre a forma de divulgar a ata, quem precisa assiná-la, se é um documento público. Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Toda ata deve incluir as seguintes informações: tema da reunião, motivo da sua realização, data, horário, duração e local de realização, quem a coordenou, quem secretariou e quem esteve presente, os tópicos discutidos e as decisões tomadas.

COMO EVITAR O EXCESSO DE REUNIÕES

É incrível o número de reuniões de que participamos sem que delas retiremos qualquer proveito. Às vezes somos convocados para uma reunião porque a pessoa que exercia nossa função anteriormente se interessava pelo assunto e era chamada a participar. Ela saiu, e continuamos a participar, sem saber direito por quê. Outras vezes fomos nós que mudamos de função e, no entanto, continuamos a participar de reuniões que se relacionam com nossa função anterior, meramente por hábito ou rotina. Às vezes participamos de reuniões simplesmente porque achamos que é preciso estar informado sobre o que se passa na empresa. Se você se enquadra em algum desses casos, pode ter certeza de que está usando mal o seu tempo.

Há várias maneiras de saber o que se passa em reuniões sem delas participar (receber as atas ou minutas, por exemplo: em cinco minutos você lê o que ficou duas horas sendo discutido). Além disso, não é preciso ressaltar que poucas coisas são realmente decididas em reuniões. Frequentemente reuniões são usadas para explorar ou testar ideias, para fazer brainstorming ou para ratificar decisões já tomadas e dar uma sensação aos participantes da reunião de que eles estiveram envolvidos no processo decisório. Por isso, reduza o mais possível o número de reuniões de que você participa e só participe daquelas que realmente forem importantes. Se não for possível eliminar sua participação em uma reunião que você considera irrelevante, considere (1) mandar algum subordinado em seu lugar, (2) chegar atrasado e sair mais cedo, (3) pedir para só ser chamado se for discutido algum assunto que exija a sua presença ou eventualmente (4) faltar. A melhor alternativa, porém, é procurar convencer a pessoa que convoca a reunião de que sua presença é desnecessária para a reunião e para você.

No caso de uma reunião que você considera irrelevante, mas é obrigado a comparecer, leve alguma coisa para fazer durante a reunião. Um relatório ou uma revista para folhear, papéis para assinar, etc. Seu cérebro consegue processar muito mais informação do que aquela que é veiculada em uma reunião típica. Se você não consegue evitar a participação em uma reunião irrelevante, participe dela “em piloto automático”, usando parte de sua atenção para fazer outras coisas.

Instrutor Carlos Alberto Motta

Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda

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