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Para que serve um quadro de interveniências?

No dicionário Léxico Online (2016), interveniente significa “Sujeito que faz parte de um debate, conversa ou polêmica; pessoa que participa”. Já no dicionário jurídico, a palavra está definida como “É aquele que intervém em causa alheia, ou seja, é o terceiro que interfere na lide, quer como parte, quer como terceiro. Ele visa assistir uma das partes por ter interesse que a sentença seja favorável a esta” (GONÇALVES, 2006). No mundo dos negócios, cada ação dos planos de uma organização deve ter um responsável, que, na maioria das vezes, sozinho não consegue levar a cabo a ação; necessitando que outras áreas intervenham na tarefa assistindo-o e participando da realização da atividade, uma vez que todas as áreas têm um interesse comum: o sucesso do negócio. Contudo, as cobranças por parte da diretoria da execução das ações do plano, bem como os bônus por sua consecução, recaem apenas na figura do responsável pela ação. Isto faz com que cada área só olhe para seu umbigo, na crença de que suas responsabilidades são apenas por aquelas ações sob sua tutela. Esta forma de pensar e agir faz com que muitas ações atrasem ou nem sejam realizadas, ou ainda sejam alvo de discórdia entre as diversas áreas da empresa.

Modernamente, as empresas têm se utilizado de duas ferramentas para garantir que as ações tenham consequência e prazo adequado: a primeira delas é fazer um 6W e 2H de cada uma das ações de um plano, listando não só que ação deve ser realizada (What), como também por que a ação deve ser realizada (Why), ou seja, que objetivo estratégico da empresa a ação está atendendo; qual o prazo para a realização da ação (When); quem é o responsável em realizar a ação (Who); onde a ação deverá acontecer (Where); quanto de investimento e custeio a ação irá precisar (How much); um detalhamento maior da ação (How); e por fim, mas muito importante, com quem a ação deverá ser feita (With). Este “com quem” trata dos órgãos intervenientes na ação; áreas ou organizações sem as quais a ação não conseguirá ser executada. Esta é uma forma de qualificar os intervenientes. Uma alternativa ao modelo 6W e 2H é o método SMART. Nele é necessário que as ações de um plano sejam voltadas especificamente (Specific) para aquilo que se deseja atingir; sejam mensuráveis (Measurable) para que se tenha a certeza de que serão totalmente realizadas; sejam atingíveis (Achievable), caso contrário provocarão desmotivação e desistência precoce nos seus executantes; sejam relevantes (Relevant), ou seja, ousadas o suficiente para o alcance do objetivo maior do plano; e por fim, que tenham prazo (Time bound) para que não se percam no tempo, deixando passar as oportunidades que motivaram a geração do plano. Também neste caso, a interveniência de outras áreas é que vai garantir o atingimento (A), a especificidade (S), e relevância (R) da ação.

A segunda ferramenta visa quantificar as interveniências, envolvendo outras áreas na cobrança e a premiação pela ação: trata-se do quadro de interveniências. Uma matriz em cujas linhas estarão listadas as áreas que serão responsáveis pelas ações do plano (Who); nas colunas estarão descritas as áreas que terão interveniências nas ações (with); finalmente, nos cruzamentos entre linhas e colunas deverão ser apontadas as quantidades de interveniências que cada área terá que fazer sob a batuta dos responsáveis, conforme mostra a figura a seguir. Uma área da empresa pode ser interveniente numa ação sem ser responsável por nenhuma outra; isto acontece quando as ações derivam do planejamento estratégico da organização, ou quando provêm de um plano de melhorias de um ou mais processos específicos.

É importante lembrar que, se uma área não se preocupar em ajudar, sendo interveniente na ação de outra área, a recíproca poderá ser verdadeira, invalidando os prazos e em última análise a realização de várias ações. Para incentivar as áreas a tomarem responsabilidade pelas suas interveniências, é necessário que as empresas cobrem e premiem os gerentes e gestores não só pelas ações sob sua responsabilidade, mas também pelas ações sob suas interveniências, com um peso menor no segundo conjunto de ações. Só assim, será possível integrar os trabalhos de execução das ações de um plano, bem como reduzir a cultura feudal que ainda permeia boa parte das empresas.

 

 Instrutor Walter Gassenferth

Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda