O texto técnico tem a vantagem de ser um texto padronizado. Cada etapa no desenvolvimento do tema já está prevista nos templates adotados pela empresa. Por isso, você pode começar a escrever pela parte que melhor lhe convier. Independentemente da etapa escolhida, tenha sempre em mente os princípios a seguir descritos. São eles que vão proporcionar uma leitura rápida e a fácil compreensão da nota técnica.
ORDENAMENTO DE IDEIAS
As ideias devem ser expostas numa ordem que permita ao leitor entender o raciocínio desenvolvido pelo autor. Você pode adotar uma das seguintes disposições: hierárquica, cronológica, espacial, causa/efeito, fato/oposição. Escolha a que melhor ordene as informações e oriente adequadamente o leitor ao longo do texto. Ou pode até adotar todas elas num mesmo texto. Lembre-se de numerar cada item da sequência de informações. Essa medida ajudará muito o leitor a entender isoladamente cada etapa do raciocínio desenvolvido e permitirá melhor memorização das informações. Esses cuidados são primordiais para que o texto técnico seja claro, transparente, coeso, coerente e persuasivo.
A estrutura da pirâmide invertida
É sem dúvida a forma mais eficaz de organizar as informações ao longo de um texto. A utilização desse modelo de redação permite ao leitor detectar com rapidez e facilidade a relevância a do assunto de que trata o texto.
A “fórmula mágica” é bem simples: primeiro, diga o fundamental. Depois, o importante. Deixe por último o acessório.
Esse princípio é aplicável também à redação do parágrafo. Assim, reserve para o primeiro período a ideia fundamental – o tópico frasal. Nos períodos seguintes, exponha a fundamentação e deixe por último as informações acessórias.
SIMPLICIDADE
Tentar escrever difícil ou bonito é uma das maiores falhas na escrita técnica. Escrever bem não é luxo, nem exibicionismo, nem ostentação. Escrever bem é uma questão de sobrevivência. Por mais paradoxal que possa parecer, ainda persiste nas empresas a crença de que ser simples compromete a seriedade com que o assunto deve ser tratado. Para quem pensa assim, aqui vai um ótimo conselho: seja simples, simplesmente simples, apenas simples.
Como escrever com simplicidade
a) Empregue criteriosamente as palavras. Prefira palavras comuns, as usadas com frequência pelo leitor. Evite arcaísmos, neologismos, regionalismos, gírias[1] e jargões[2]. Esses termos podem comprometer a clareza e a simplicidade, dificultando, assim, a compreensão. Use com critério estrangeirismos e termos específicos de sua área de atuação. Prefira palavras curtas e expressões sintéticas. Palavras e expressões longas costumam complicar a vida do leitor. Entre dois vocábulos, prefira o mais curto. Entre dois curtos, prefira o mais simples.
b) Escreva frases curtas, preferencialmente na ordem direta. A principal falha de comunicação em textos técnicos é deixar de levar em conta as limitações do leitor. A memória – e a paciência! – têm limite. E, delas, é bom não abusar.
Não existe um número absoluto para a quantidade de palavras numa frase. Os entendidos recomendam até 25 palavras por período. Se passar desse limite, fica difícil reter a informação. Assim, confie na memória do leitor. Ele não lê apenas com os olhos. Lê principalmente com a memória. Ou seja: ao longo da leitura, vai acumulando dados, fatos, informações sobre o assunto tratado e usa esse conhecimento para preencher os espaços resultantes da ausência de palavras, expressões ou até mesmo frases.
Use o ponto. Esse milagroso sinal gráfico[3] evita três graves problemas. Primeiro: frases longas e tortuosas. Segundo: excesso de conectivos e de vírgulas. Terceiro: o gerúndio “alongador” da frase.
Procure ordenar os termos da frase na ordem direta: SUJEITO, VERBO, COMPLEMENTO e ADJUNTO. Evite inversões e intercalações em excesso.
c) Evite usar a voz passiva em excesso. Na voz ativa, alguém faz algo. Na passiva, algo é feito por alguém. Dá para notar como na ativa a frase fica bem mais clara. Portanto, limite-se a usar a passiva quando você quiser “contar o milagre, mas não quer, não precisa ou não pode revelar o nome do santo”.
d) Seja conciso. Texto conciso é o que consegue transmitir o máximo de informação com o mínimo de palavras. Essa economia traz sempre duas vantagens. Primeira: respeita o tempo e o espaço do leitor. Segunda: respeita seus limites, já tão sobrecarregado com o frenesi de tarefas que precisa concluir.
Em texto bem-redigido, menos é sempre mais. A meta é usar o menor número de palavras para o máximo de informação. Como fazer isso? Eliminando o que for inútil. O que for verborrágico. Mas atenção: conciso não é lacônico, nem sintético. É preciso. No texto conciso, cada informação, cada frase, cada palavra têm um bom motivo para estar lá. Nada é dispensável. Tudo é essencial para que o texto tenha sentido completo.
OBJETIVIDADE E TRANSPARÊNCIA
Cuide para que o leitor tenha sempre a clara e rápida percepção dos objetivos que você deseja alcançar e das ações que você pretende desencadear. Caso o leitor tenha de perceber por si só, o resultado pode ser desastroso. Ora o leitor fica passivo – por não saber como agir corretamente diante do problema apresentado – ora o leitor passa a trilhar caminhos desencontrados – e age de maneira diversa ao que pretendíamos. Lembre-se: ninguém é obrigado a adivinhar o que se pretende informar no texto técnico. Cabe ao autor deixar isso claro.
Como obter transparência
Sem ordem, nada de transparência. A fórmula é simples: diga uma coisa de cada vez. Primeiro: revele o mais importante. Segundo: dê sustentação à informação principal. Terceiro: encerre com o assessório.
a) Permita que o leitor raciocine por etapas. Parágrafos compactos desestimulam o leitor. Exigem mais atenção, várias releituras e uma memória infinita que guarde de uma só vez o excesso de informação concentrado num único parágrafo.
A saída é você fragmentá-lo em parágrafos menores, de até oito linhas. Essa técnica torna a leitura mais rápida, facilita a compreensão e permite uma memorização mais fácil.
b) Busque a palavra exata. Sem esse cuidado, o texto perde a precisão no sentido, a unidade na estrutura e a coerência nas ideias. Ou seja: todo o esforço para a produção de um texto transparente vai por água abaixo.
Não existe fórmula mágica para essa tarefa, pois são muitos os fatores que determinam a palavra que deve ser usada e em que situação. Por exemplo: (1) o contexto sociocultural em que se insere a ação de comunicação; (2) o público a ser atingido; (3) as expectativas do leitor quanto ao texto; (4) os objetivos determinados para a ação comunicativa; (4) o propósito que move o redator na produção do texto; (5) o gênero textual. Enfim, não é tarefa fácil determinar qual a palavra mais adequada à frase ou à situação.
REVISÃO FINAL
Seja cuidadoso. Não libere o texto sem ter absoluta certeza de que os princípios anteriores estão plenamente atendidos.
Para encerrar, faça uma última leitura que atente para os erros ortográficos, os deslizes gramaticais e os vícios de estilo. Lembre-se: eles comprometem muito a imagem do profissional que produziu o texto técnico e, por extensão, a credibilidade nas informações prestadas e nos pontos de vista expressos.
Apresentar um texto corretamente escrito, portanto, é requisito básico para que o texto técnico atinja plenamente seu objetivo.
Instrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda
[1] Gíria: linguagem informal com vocabulário rico em expressões metafóricas, jocosas, elípticas e mais efêmeras que as da língua tradicional.
[2] Jargão: código linguístico próprio de um grupo sociocultural ou profissional com vocabulário especial, difícil de compreender ou incompreensível para os não iniciados.
[3] Dos sinais gráficos, é o que mais colabora para a organização das ideias no texto. O emprego é simples: se a declaração está completa, encerre com um ponto.