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O que deve ser administrado: o tempo ou as prioridades?

Como ainda não se sabe como andar na dimensão tempo, o factível é administrar as prioridades de cada um. Para tal, planejar é a palavra-chave. Planejamento é um processo que exige oito passos que devem ser seguidos em determinada ordem:

  1. Entender os objetivos gerais, que significa ter um propósito ao longo de um tempo – Por exemplo, fazer uma viagem ao exterior nas próximas férias, ou terminar um projeto no trabalho num determinado prazo.
  2. Levantar as informações críticas do ambiente que nos cerca, as oportunidades e as ameaças – Se o objetivo geral é viajar para fora, é necessário conhecer as ofertas e promoções de hotéis e voos (oportunidades), bem como a documentação necessária à viagem, pois ela pode impedir a realização da mesma, ou ainda garantir o período de férias nas datas da viagem (ameaças). Assim, a execução será mais rápida, pois foi preparada.
  3. Levantar a situação do ambiente interno, que significa entender as forças que se possui para alcançar o objetivo geral e as fraquezas onde se precisa melhorar – No caso da viagem, existe capital disponível para tal, ou há uma fraqueza no caixa pessoal? Neste caso, para livrar-se da fraqueza, fazer umas horas extras, seja no trabalho ou após o expediente numa outra atividade, mitiga esta vulnerabilidade.
  4. Formular estratégias, cruzando as duas informações anteriores, as do ambiente externo com as do ambiente interno – Que forças a pessoa tem para bloquear a ameaça de um pedido de férias negado? Ou, livrando-se da fraqueza falta de caixa pessoal, para que lugar o indivíduo pode viajar? Ou ainda, que tipo de hotel ou de voo a pessoa está pronta para contratar?
  5. Priorizar as estratégias, através dos fatores críticos de sucesso da atividade – Quais são as duas coisas mais importantes que devem ser feitas pela pessoa para que o objetivo geral (viajar para o exterior) aconteça? Descobertos estes dois fatores críticos de sucesso, marcam-se as estratégias geradas no passo anterior que têm direta relação com os FCS; estas serão as estratégias prioritárias.
  6. Desdobrar as estratégias, dividindo os encargos entre os vários participantes das atividades que vão permitir o alcance do objetivo geral – Se mais de uma pessoa participará da viagem ao exterior, o que cada uma tem que fazer para que as estratégias formuladas tenham sucesso?
  7. Montar um plano de ação, para cada pessoa participante da atividade, com ações simples para o alcance do objetivo geral – para uma das pessoas que vai viajar a maneira de fazer um caixa adicional é participar de um projeto importante na empresa, e ganhar algumas horas extras com ele; para outra, é ganhar uns trocados como babá nos finais de semana; já para uma terceira é dar aulas particulares de inglês após o expediente, além de lavar o carro de uns senhores vizinhos, nos finais de semana.
  8. Acompanhar as ações do plano, através de indicadores de desempenho com metas pré-estabelecidas – A contabilidade do que cada um dos viajantes está economizando por mês, e se eles estão conseguindo realizar atividades extraordinárias em quantidade suficiente, deve ser alvo de atenção dos participantes da viagem ao exterior, para que providências possam ser tomadas no caso de os controles mostrarem que a quantia arrecadada projetada não será suficiente.

 

Instrutor Walter Gassenferth

Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda