A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), juntamente com o Arquivo Nacional, localizado no Rio de Janeiro, em dezembro de 2011 publicou um documento chamado e-arq Brasil (Modelo de requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos).
Esse documento orienta sobre todo o processo de arquivamento tais como:
- Registro;
- Classificação;
- Indexação;
- Atribuição de restrição de acesso;
- Segurança: controle de acesso;
- Arquivamento e armazenamento;
- Preservação;
- Avaliação temporária; e
- Pesquisa e localização.
O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivista de documentos desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.
O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Os requisitos dirigem-se a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivísticos.
O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, disponibiliza em seu sítio, o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil (Site: http://conarq.arquivonacional.gov.br/).
O e-ARQ Brasil foi publicado por meio das Resoluções do CONARQ de nº 25, de 27 de abril de 2007, e pela Resolução nº 32, que dispõe sobre a inserção dos Metadados na sua Parte II.
No sentido de facilitar a sua implementação, estão disponíveis os seguintes instrumentos de orientação técnica:
- Orientações para contratação de SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) e serviços correlatos. O documento apresenta diretrizes para contratação de solução de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e serviços correlatos, em conformidade com os requisitos do e-ARQ Brasil. Contratação de SIGAD.
- Modelo de entidades e relacionamentos (MER) do e-ARQ Brasil. Este documento apresenta um modelo conceitual com as entidades e relacionamentos mais relevantes de um SIGAD. Foi elaborado para orientar implementações de SIGADs, com base no e-ARQ Brasil. MER do e-ARQ Brasil.
Basicamente a essência do E-Arq Brasil é seu capítulo 6 que trata de Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais:
- Captura Registro
- Classificação Indexação
- Atribuição de restrição de acesso Arquivamento
- Avaliação, Temporalidade e Destinação
- Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
- Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança
- Armazenamento
- Preservação
Instrutor José Nazareno Morais
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda