A informação deve ser tratada como qualquer outro produto que esteja disponível para consumo. A necessidade da informação é determinada pelos seus usuários finais e assim ela deve ser construída para atender a esses consumidores e não para atender aos contadores. Deve fazer um estudo básico das necessidades de informação a partir das decisões-chaves que serão tomadas baseadas no sistema de informação contábil gerencial.
A tomada de decisão tem recebido bastante atenção; alguns administradores têm afirmado que administração e tomada de decisão são sinônimos.
Desde que a qualidade da informação disponível seja essencial para a qualidade da decisão, um sistema de informação adequado e eficiente é pré-requisito do sucesso gerencial.
Custos são essencialmente medidas monetárias dos sacrifícios com os quais uma organização tem que arcar a fim de atingir seus objetivos. Os custos são parte relevante do processo decisorial, e não é surpresa que a empresa esteja muito envolvida com a coleta e análise das informações de custos.
É relevante ao iniciar o estudo da Gestão de Custos que se utilize uma terminologia no sentido de evitar que se tenha vários nomes para um único conceito e também conceitos diferentes para uma única palavra.
Inicialmente, tentar-se-á conceituar, Gastos, Custos, Despesas, Desembolso, Investimento e Perda.
- Gasto – Sacrifício financeiro para obtenção de um produto ou serviço qualquer, sacrifício esse representado por entrega ou promessa de entrega de ativos (normalmente dinheiro).
Conceito extremamente amplo e que se aplica a todos os bens e serviços recebidos; assim, temos Gastos com a compra de matérias-primas, Gastos com mão-de-obra, tanto na produção como na distribuição, Gastos com honorários da diretoria, Gastos na compra de um imobilizado etc.
- Custo – Gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção de outros bens e serviços.
O Custo é também um gasto, só que reconhecido como tal, isto é, como custo, no momento da utilização dos fatores de produção (bens e serviços), para a fabricação de um produto ou execução de um serviço. Exemplos: a matéria-prima foi um gasto em sua aquisição que imediatamente se tornou investimento, e assim ficou durante o tempo de sua Estocagem, sem que aparecesse nenhum custo associado a ela; no momento de sua utilização na fabricação de um bem, surge o Custo da matéria-prima como parte integrante do bem elaborado. Este, por sua vez, é de novo um investimento, já que fica ativado até sua venda.
A energia elétrica utilizada na fabricação de um item qualquer é gasto (na hora de seu consumo) que passa imediatamente para custo, sem transitar pela fase de investimento. A máquina provocou um gasto em sua entrada, tornado investimento e parceladamente transformado em custo, à medida que é utilizada no processo de produção de utilidades.
Despesa – Gasto relativo a bens e serviços não correlacionados com a produção de bens e serviços, ou seja, dispêndio ocorrido fora da área de produção de bens e serviços.
A comissão do vendedor, por exemplo, é um gasto que se torna imediatamente uma despesa.
O equipamento usado na fábrica, que fora gasto transformado em investimento e posteriormente considerado parcialmente como custo torna-se, na venda do produto feito, uma despesa. A máquina de escrever da secretária do diretor financeiro, que fora transformada em investimento, tem uma parcela reconhecida como despesa (depreciação), sem transitar por custo.
As despesas são itens que reduzem o Patrimônio Líquido e que têm essa característica de representar sacrifícios no processo de obtenção de receitas.
Desembolso – Pagamento resultante da aquisição do bem ou serviço.
Pode ocorrer antes, durante ou após a entrada da utilidade comprada, portanto defasada ou não do gasto.
Perda – Bem ou serviço consumidos de forma anormal e involuntária.
Não se confunde com a despesa (muito menos com o custo), exatamente por sua característica de anormalidade e involuntariedade; não é um sacrifício feito com intenção de obtenção de receita. Exemplos comuns: perdas com incêndios, obsoletismo de estoques etc.
O gasto com mão de obra durante um período de greve, por exemplo, é uma perda, não um custo de produção. O material deteriorado por um defeito anormal e raro de um equipamento provoca uma perda, e não um custo; aliás, não haveria mesmo lógica em apropriar-se como custo essas anormalidades e, portanto, acabar por ativar um valor dessa natureza.
Investimento – Gasto ativado em função de sua vida útil ou de benefícios atribuíveis a futuro(s) período(s).
Todos os sacrifícios havidos pela aquisição de bens ou serviços (gastos) que são “estocados” nos Ativos da empresa para baixa ou amortização quando de sua venda, de seu consumo, de seu desaparecimento ou de sua desvalorização são especificamente chamados de investimentos.
Podem ser de diversas naturezas e de períodos de ativação variados: a matéria-prima é um gasto contabilizado temporariamente como investimento circulante; a máquina é um gasto que se transforma num investimento permanente; as ações adquiridas de outras empresas são gastos classificados como investimentos circulantes ou permanentes, dependendo da intenção que levou a sociedade à aquisição.
Instrutor Ronaldo Miranda Pontes
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda