O crescente volume de dados e informações gerados nas organizações exige uma metodologia e um ambiente para o gerenciamento desses documentos. São documentos em papel convertidos para o meio digital, bem como aqueles gerados eletronicamente.
Hoje não é mais um problema obter informação, o que mudou foi o modo de acesso a mesma, que apresenta-se em diferentes mídias e sistemas computacionais como arquivos digitais (word, excel), muita documentação em papel, além da própria INTERNET. As ferramentas de GED têm como objetivo justamente o gerenciamento de toda essa informação.
Mas em que lugar estão armazenadas as informações e os documentos que são utilizados no cotidiano? A maioria está em papel e, em alguns casos, microfilme, devido aos aspectos legais. Já outra parte dessas informações nasce em formato digital.
Um documento textual sempre estará atrelado ao compartilhamento do conhecimento e a tomada de decisões. Como as organizações ainda geram grande quantidade de documentos em papel, as mesmas devem implementar estratégias para gerenciá-los de forma eficaz e rápida. Para uma perfeita efetivação do Gerenciamento do Conhecimento é necessário o registro dos documentos que entram e saem da organização, com inclusões, alterações e conteúdos.
Estas atividades só se tornam viáveis com a utilização do GED. O GED é um processo que converte informações que podem estar nos formatos de som, texto e imagens, para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos e usa as mídias ópticas, em geral, para armazenamento.
Um sistema de GED usa a tecnologia da informação para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações. O GED tem como objetivo principal gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento.
As informações podem, originalmente, estarem registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Também podem ser criadas em papel, revisadas no papel, processadas a partir de papel e arquivadas em papel. As principais áreas de um ambiente de GED são:
- Gerenciamento da Imagem dos Documentos;
- Gerenciando de Documentos Digitais;
- Workflow;
- Gerenciamento Corporativo de Relatórios;
- Processamento Eletrônico de Formulários;
- Gerenciamento de Registros; e
- Gerenciamento de Conteúdo.
A verdade é que o GED traz grandes benefícios, eliminando a criação redundante de documentos, permitindo a reciclagem de conteúdos através de várias mídias, obrigando a precisão e a consistência. Porém estas tecnologias também implicam em mudanças culturais significativas, que devem ser levadas em consideração no momento de se decidir pela implantação das mesmas. Os produtos e as tecnologias obviamente vêm e vão mas o requisito fundamental continua o mesmo: é preciso criar ou captar conteúdos, armazenar, recuperar, manipular, entregar e aumentar o seu valor através da reutilização. Portanto o GED se tornou algo bem importante para a grande maioria das organizações.
É uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.
O termo GED foi “disseminado” durante a década de 90 no Brasil, mas desde 2000 o termo mais adequado é ECM (Enterprise Content Management) que condiz com a modernidade que passou esta tecnologia.
Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento.
Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
É a forma de governar através da tecnologia, promovendo um governo mais eficiente a fim de, facilitar ao cidadão o acesso aos serviços governamentais, assim tornando um governo mais prestador de serviços.
Instrutor José Nazareno Morais
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda