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Gerenciamento de Projetos: Os Dez Mandamentos da EAP

EAP é a sigla para Estrutura Analítica do Projeto utilizado no Gerenciamento de Projetos (GP), um ramo da Ciência da Administração que trata do planejamento, execução e controle de projetos. Em um mercado com dezenas de ofertas para cada tipo de produto, é o cliente que dita o sucesso das empresas e isto tem levado as organizações a viverem em permanente estado de mudança, seja lançando um novo produto ou melhorando o atual, seja efetuando uma ampliação ou modificação na linha de produção, seja efetuando mudanças administrativas.

ANTES DE TUDO: O QUE É UM PROJETO?

Para o PMBOK®, projeto “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Portanto, necessita de objetivos claros, medidas de resultados, datas de início e término que atendam aos requisitos negociados e explícitos dos principais envolvidos (stakeholders). Os principais envolvidos são as pessoas e organizações, como clientes, patrocinadores, organizações executoras e o público, que estejam ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser afetados de forma positiva ou negativa pela execução ou término do projeto. Eles podem também exercer influência sobre o projeto e suas entregas.

Os projetos, por definição, têm, portanto, uma data de início e de término definidas, sendo esta a chave para determinar se um trabalho é um projeto. Projetos são utilizados em praticamente todas as organizações e em todas as suas áreas e níveis, gerando produtos e/ou serviços para clientes internos e/ou externos. Como exemplos de projetos podemos citar:

  • Lançamento de um novo produto ou serviço;
  • Construção de uma garagem;
  • Desenvolvimento de um software;
  • Implantação de uma nova tecnologia;
  • Realização de uma viagem;
  • Publicação de um livro;
  • Organização de um evento (festa, reunião, congresso, torneio esportivo etc.);
  • Planejamento e implementação de uma mudança organizacional;
  • Pesquisa de um novo produto;
  • Construção de um edifício;
  • Implantação de um novo treinamento para os funcionários;
  • Construção de um complexo industrial;
  • Construção de uma plataforma de petróleo.

CONHEÇA OS DEZ MANDAMENTOS DA EAP

I – Cobiçarás a EAP (ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO) do próximo: Aprender com o passado é uma habilidade importante do gerente de projetos. Antes de iniciar a elaboração da EAP do seu projeto, verifique como foi estruturado o escopo de projetos semelhantes. Consulte outros projetos da empresa, veja a literatura e converse com outros profissionais de gerenciamento que atuaram em projetos que tiveram como objetivo a geração de produtos e serviços similares.

II – Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento do projeto: O subproduto que não estiver na EAP não faz parte do escopo do projeto. Assim, não deixe nenhum de fora. Se durante a execução do projeto, algum membro estiver trabalhando em uma atividade que não esteja contribuindo para algum subproduto da EAP, ele estará trabalhando fora do escopo do projeto. Se esse trabalho for necessário ao projeto, devem ser utilizados os procedimentos para a sua inclusão no escopo, referentes ao controle de alterações do escopo. É importante lembrar que o conceito de subproduto do projeto também inclui os serviços (Ex: teste, alinhamento, treinamento, instalação etc.). O importante é que, tanto os produtos como os serviços, sejam tangíveis e verificáveis. A EAP não deve conter insumos / recursos físicos a serem utilizados na geração dos subprodutos. Os custos de viagens, material, pessoal e outros insumos devem ser alocados ao elemento da EAP para o qual eles contribuem. Devemos verificar se os subprodutos necessários ao gerenciamento do projeto foram acrescentados à EAP.

III – Não usarás os nomes em vão: Não devem ser utilizados nomes vagos para os elementos da EAP, que gerem dúvidas semânticas acerca de que subproduto está sendo representado. Utilize substantivos para representar os produtos e serviços. Não indique o processo de geração dos mesmos, mas sim o resultado desse processo. Desta forma, ao invés de “Testar o equipamento” (um serviço), utilize “Teste do equipamento”; ao invés de “Elaborar o Manual do Equipamento”, utilize “Manual do Equipamento”.

IV – Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no Dicionário da EAP: Os pacotes de trabalho devem ser claramente definidos no dicionário da EAP para que fique bem explícito o trabalho a ser realizado. O “Dicionário da EAP” é o documento que define e / ou descreve o trabalho a ser realizado em cada pacote de trabalho da EAP.

V – Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e controle do trabalho necessário para a entrega do subproduto: O planejamento e controle incluem: escopo (verificação e controle de mudanças); tempo (definição das atividades); custo (planejamento de recursos, estimativa de custo e orçamento); e risco (planejamento do risco).

VI – Não decomporás em demasia, de forma a que o custo / tempo de planejamento e controle não traga o benefício correspondente: Planejar e controlar tem o seu custo / tempo necessário a esse trabalho. Assim, decomponha de acordo com a sua necessidade no projeto. Como exemplo, não adianta decompor o escopo em subprodutos que durem 1 hora para serem gerados se o controle será realizado semanalmente. Por outro lado, foi citado anteriormente que os fatores “riscos” e “custos” associados são determinantes do rigor a ser aplicado nos controles. Desta forma, caso um projeto tenha deliverables com altos níveis de incerteza (que implicam em altos riscos) e custos elevados, os controles necessários demandarão uma decomposição extremamente detalhada. Como exemplo, a EAP de um projeto de construção de um veículo lançador de satélites (que custa algumas centenas de milhões de dólares) será muito mais detalhada do que a EAP da construção de uma casa pré-fabricada de dois quartos (que custa alguns milhares de reais).

VII – Honrarás o pai: Cada elemento da EAP deve ser um componente do subproduto do elemento pai ao qual está subordinado. Verifique se os elementos filhos na EAP são realmente componentes dos elementos pais. Por exemplo, o fato de um treinamento depender de um manual do equipamento ter sido disponibilizado não quer dizer que faça parte do treinamento a elaboração do manual.

VIII – Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos elementos componentes (filhos) corresponda ao subproduto do elemento pai (Mandamento dos 100%): Ao decompor um subproduto, nenhuma parte dele deve ser esquecida. Lembre-se que a soma dos subprodutos componentes deve ser equivalente ao subproduto que foi decomposto. Por exemplo, ao decompor um Estudo de Viabilidade da fase de Concepção, não poderíamos nos esquecer do Relatório conclusivo do estudo.

IX – Não decomporás em somente um subproduto: Um elemento da EAP não deve ter somente um componente (filho). De acordo com o mandamento anterior, se um elemento tem somente um componente, ele é igual ao pai. Se for, porque representá-lo duas vezes? Quando isso ocorrer, verifique se, na realidade, não esqueceu algum componente. Caso não tenha esquecido, é desnecessária a representação do elemento filho.

X – Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de um subproduto: Não podemos ter um elemento como (filho) componente de mais um subproduto (pai). Por exemplo, se para ministrarmos dois treinamentos utilizarmos a mesma apostila, não devemos colocá-la como subproduto dos dois treinamentos a elaboração da mesma. É importante ressaltar que podemos ter elementos com o mesmo nome compondo subprodutos diferentes, mas cada um com um significado diferente. Por exemplo, na figura a seguir, temos o mesmo nome em vários subprodutos.

SAIBA QUE…

“O MESMO ESCOPO DE UM PROJETO, SOB AS MESMAS CONDIÇÕES, SERÁ REPRESENTADO DIFERENTEMENTE NA EAP POR DEZ DIFERENTES EQUIPES DE PROJETO OU, PELA MESMA EQUIPE DE PROJETO, EM DEZ DIFERENTES OCASIÕES”.

Isso significa que podemos organizar o escopo de um projeto de várias formas. O importante é que todos os produtos, serviços e o trabalho para produzi-los estejam representados adequadamente. Cada gerente de projeto irá organizar a EAP de maneira a facilitar o seu gerenciamento.

Texto desenvolvido por Rui PintoConsultor parceiro da LCM Treinamento Empresarial

 

Os Dez Mandamentos da EAP são estudadas no curso de Gestão de Projetos. Verifique todo o conteúdo do programa clicando aqui.