Planejar é antecipar soluções. Por isso, o principal objetivo do planejamento é permitir o equilíbrio entre o urgente, o importante e o não urgente e não importante. Esse procedimento prevê priorizar o importante, diminuir, ao mínimo necessário, o urgente e praticamente banir do nosso dia a dia as tarefas e os compromissos não urgentes e não importantes.
Planejar é também definir um conjunto de ações, que podem ser únicas ou que componham um conjunto de metas que, se cumpridas, concluem a execução de um projeto. Sem isso, nenhum planejamento faz sentido.
Você já deve ter notado que iniciamos o planejamento no momento em que transformamos propostas em objetivos smart (projetos). De acordo com a complexidade, eles podem ser divididos em metas (etapas de execução), e realizados a curto, médio ou longo prazo. Por isso, podemos dispor as tarefas num planejamento diário, semanal, mensal ou até mesmo anual. Neste curso, vamos nos ater ao planejamento diário, por ser o mais necessário para a produtividade no dia a dia das empresas.
QUATRO PONTOS IMPORTANTES PARA UM BOM PLANEJAMENTO
Existem quatro pontos vitais que fazem parte de um planejamento produtivo e equilibrado.
O primeiro é centralizar sua agenda. Nada de ficar distribuindo as tarefas e os compromissos em vários lugares. Escolha um local e coloque tudo que tiver para ser feito lá. Caso contrário, será impossível conseguir planejar.
O segundo ponto importante é aprender a planejar de forma antecipada. Evite cair na tentação de fazer a lista de tarefas no dia seguinte, antes de iniciar seu dia de trabalho. Você precisa sempre parar e planejar para frente e ter clareza de tudo que vai fazer para os próximos três dias ou, se possível, até a semana toda.
O terceiro ponto de um bom planejamento é saber dosar as tarefas e compromissos. Agenda lotada não é sinônimo de produtividade, mas pode gerar falta de energia pessoal e baixa produtividade para dar conta de tudo. Aprenda a dosar. Inclua sempre espaço para eventuais urgências e atividades imprevistas.
O quarto ponto importante é cuidar dos extremos: segunda-feira costuma ser um dia cheio, o que pode prejudicar o planejamento dos outros dias da semana caso você não conclua as tarefas. A sexta-feira costuma ser um dia subdimensionado para muitas pessoas. Neste dia, vale incluir atividades de organização ou coisas que possam aliviar sua segunda-feira.
COMO LIDAR COM AS ATIVIDADES CORRIQUEIRAS
Há dois tipos de atividade presentes no dia a dia das empresas: as corriqueiras, que fazem parte da rotina de todos que trabalham na empresa (bater o ponto, sair para o almoço, ler e responder e-mails, fazer e receber telefonemas, frequentar reuniões, etc.) e as específicas, que são próprias de uma determinada área de atuação e que podem ser ou não rotineiras (redigir relatórios, elaborar projetos, emitir pareceres, montar planilhas, receber a fiscalização, visitar outras unidades da empresa, atender o público em geral, etc.).
O primeiro passo para o bom planejamento é entender que as atividades corriqueiras precisam ser feitas sempre no mesmo horário. Esse cuidado evita interromper constantemente outras tarefas importantes e urgentes, com a consequente perda de um tempo precioso. Assim, procure:
- Estipular dois ou três horários fixos para a leitura e a resposta de e-mails.
- Reservar a hora final do expediente para deletar ou arquivar as mensagens recebidas e enviadas, arrumar a área de trabalho do computador e organizar sua mesa.
- Definir também um horário diferente para a leitura de outros tipos de correspondência.
- Acessar a internet somente se necessário e num horário menos “nobre”.
- Sair de casa, chegar à empresa e almoçar sempre no mesmo horário.
- Fazer ligações preferencialmente logo pela manhã ou no meio da tarde.
- Marcar reuniões sempre para o mesmo período.
- Definir também um período para receber visitantes externos, clientes e fornecedores.
MONTANDO UMA LISTA DE TAREFAS
Organize seu dia com uma lista de tarefas. Assim, relacione as tarefas e os compromissos que você pretende ou precisa realizar. Se você é daqueles que trabalha dez horas por dia e ainda tem 500 interesses paralelos, todos igualmente importantes, e uma família linda que ainda demanda atenção e burocracias (escola, contas, reuniões, médicos), é bom criar só uma lista para tudo. Procure ser específico na redação de cada item. Por exemplo: se você precisa redigir um relatório, escreva num item apenas “Preparar a planilha de resultados do bimestre – interpretar números – descrever metas para o próximo bimestre – escrever relatório”. Com esse cuidado, ficam claras todas as etapas necessárias para mensurar o tempo necessário para a redação adequada do seu relatório.
Agora, chegou a hora de priorizar. Para isso, precisamos ter sempre em mente a distinção entre importante e urgente, bem como as relações desses dois conceitos na Matriz do tempo.
Imprevistos e emergências acontecem e não podem ser ignorados no seu dia a dia. Se possível, procure ao longo do dia incluí-los na lista entre uma tarefa e outra. Se não for possível, inclua-os na lista do dia seguinte. Mas atenção: você precisa saber também diferenciar urgência e emergência.
Diferentemente de tarefas emergenciais, uma demanda imprevista urgente pode esperar algum tempo até que você conclua a tarefa já iniciada.
Mantenha a disciplina e o foco. Se for possível, delegue. Caso contrário, essas demandas inesperadas vão parar na lista do dia seguinte.
AGENDANDO TAREFAS E COMPROMISSOS
Lista de tarefas não é agenda. O que diferencia uma da outra é que na agenda as tarefas e os compromissos têm hora definida para acontecer. A lista é atemporal. Na hora de definir em que horário cada item da lista será realizado, comece sempre marcando logo os compromissos. Afinal, eles têm hora certa para iniciar e terminar. Depois, disponha as tarefas. Se vamos começar pelas mais importantes, ou pelas mais urgentes, ou pelas mais agradáveis, ou pelas mais difíceis, o critério é pessoal. O importante é que você descubra qual a disposição mais produtiva, de forma que, no fim do dia, tudo o que você previu na lista de tarefas seja realizado no menor tempo possível. Uma dica: conforme os itens forem sendo concluídos ou delegados, vá riscando.
É muito importante ver a lista diminuir, pois dá a sensação do dever cumprido. É bom também guardar a lista por um tempo. Isso vai ajudá-lo a visualizar o que torna sua jornada de trabalho mais ou menos produtiva.
Para terminar, lembre-se: se não for possível cumprir ao longo do dia todos os itens programados, paciência. Mas não deixe de incluir na lista do dia seguinte os que ficaram faltando.
Instrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda