Hoje, o recurso mais escasso nas empresas é o tempo. Tudo é para ontem. Não temos tempo para digerir quase nada do que chega a nossas mãos.
Segundo pesquisa realizada pela Escola Superior de Propaganda e Marketing, em 2009, o gestor brasileiro gasta em média um terço do tempo destinado a atividades profissionais, participando de reuniões gerenciais, palestras, workshops e de apresentações corporativas. Os dois terços restantes, ele emprega (1) despachando com colaboradores e clientes, (2) lendo, respondendo, encaminhando, arquivando ou deletando e-mails, (3) monitorando a execução de projetos, (4) lendo e despachando correspondências, relatórios, projetos e pareceres, (5) lendo e arquivando informações oriundas de jornais, revistas e artigos especializados. Por isso, lidar com o excesso de informação é tarefa dificílima de encarar, mas que não podemos mais evitar, afinal, hoje todos somos trabalhadores do conhecimento. Portanto, gerenciar corretamente a informação é um quesito obrigatório para quem quer ter sucesso no ambiente corporativo.
COMO LIDAR COM A CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA
Examine todo dia sua correspondência no horário especialmente dedicado a essa tarefa. Lembre-se de que cada item lido deve ter um destino. Nada deve ficar na mesa para decisão posterior. (1) Se o item não interessa, jogue fora ou mande para quem possa realmente ter interesse nele. Indique claramente de que a pessoa deve jogar o material fora se não se interessar. (2) Se o item exige uma resposta fácil e curta, elabore-a e despache-a imediatamente. (3) Se o item se refere a alguma coisa que deve ser providenciada, remeta-o ao responsável e faça uma observação de que aguarda retorno. (4) Se o item se refere a um dos projetos a que você está direta ou indiretamente ligado, mas não exige uma ação imediata, arquive-o na pasta correspondente. (5) Se o item se refere a um projeto já concluído, arquive-o na pasta respectiva.
COMO LIDAR COM A CORRESPONDÊNCIA EXPEDIDA
Sempre que possível, use textos padronizados, mesmo que não atinjam os melhores níveis de qualidade gramatical e estilística. Deixe os textos mais bem elaborados para destinatários e assuntos que assim exigirem. Seja claro, objetivo e sucinto na sua redação. Procure arquivar toda a correspondência expedida em duas cópias: uma ordenada sequencialmente pela data da correspondência; outra na pasta do projeto a que se refere.
COMO LIDAR COM RELATÓRIOS
É muito elevado o número de relatórios emitidos em empresas de médio e grande porte, e grande parte desse material não merece sequer ser lido. Mas direta ou indiretamente essa leitura nos é cobrada. Por isso, precisamos saber se um relatório recebido merece uma leitura integral, ou se podemos apenas folheá-lo, ou se devemos deixá-lo de lado e empregar nosso valioso tempo em atividade mais produtiva.
Essa decisão pode ser mais facilmente tomada se fizermos o que se denomina percurso curto de leitura. Faça assim: comece lendo o título e o sumário. Depois, leia a introdução e a conclusão. Se você não encontrar material relevante ou pertinente, descarte o relatório e economize o tempo que seria dedicado a uma leitura detida. Outra solução seria lermos apenas o título e o sumário executivo. Nessa pequena – mas fundamental – parte do relatório, estão resumidas todas as informações relevantes.
Quando você concluir que determinados relatórios de rotina não lhe interessam, peça que seu nome seja tirado da lista de pessoas a quem o relatório é enviado. Isso poupa seu tempo e espaço no computador, na estante e na cesta de lixo.
COMO LIDAR COM O QUE VOCÊ PRECISA LER
Dependendo da área de atuação, você pode precisar ler uma quantidade razoável de textos técnicas. Se tem uma especialização técnica, mas está atuando em área diferente, você pode ter uma quantidade ainda maior de leituras, pois provavelmente deseja se manter atualizado tanto nos principais desenvolvimentos em sua área de origem, quanto na área em que está atuando. Em qualquer das situações, você vai ter de tomar algumas decisões difíceis.
Primeiro: limite a quantidade de jornais, revistas e periódicos que você habitualmente lê. Retinja-se às revistas técnicas e profissionais mais renomadas e essenciais a suas atividades. Procure se ater a textos que agreguem valor. Elimine aquela leitura que muita gente faz apenas para verificar se há ali alguma coisa interessante. A menos que seu serviço dependa de informações que se alteram dia a dia, ler apenas um jornal é o desejável.
Segundo: contenha a curiosidade. Fuja da leitura de capa a capa. Essa forma de ler é perda de tempo. É verdade que qualquer profissional hoje precisa estar bem informado. Mas há uma diferença entre estar bem informado e acumular dados sobre fatos sem importância. Estar bem informado é ter conhecimento das informações necessárias para o bom desempenho de suas funções. E mais: é saber onde encontrar as informações desejadas, caso você não as tenha à mão. Lembre-se: o problema é mais qualitativo do que quantitativo.
Terceiro: procure ler ou examinar leituras técnicas em horários fora de sua agenda. Essa é uma atividade que você pode realizar facilmente em situações não agendadas. Por exemplo: Folheie suas revistas enquanto estiver falando ao telefone ou leia na sala de espera do consultório médico, ou durante a viagem no metrô. Leve-as com você numa viagem de trabalho. Sempre haverá tempo disponível para uma leitura atenta.
Quarto: encontre um sistema que destaque na revista os artigos que são de interesse para uma leitura cuidadosa mais tarde. Algumas pessoas marcam as páginas com um clip ou com um post-it. Outros arrancam as páginas ou tiram cópias, para arquivá-las em pastas de leitura. O método não importa. Certifique-se apenas de que você será capaz de localizar o artigo mais tarde, quando precisar ler atentamente. Poucas coisas são tão exasperantes e produzem tanta perda de tempo como tentar lembrar ou procurar encontrar onde lemos determinado assunto de que agora precisamos. Se você é daqueles que não têm coragem de arrancar as páginas dos artigos de suas revistas e não têm possibilidade de copiar tudo que é de interesse, anote em um caderninho o assunto do artigo e a fonte, para referência posterior.
Quinto: é preciso ater-se aos artigos de conteúdo importante. Para tanto, o melhor momento é quando você está trabalhando em um projeto para o qual as informações contidas nos artigos são importantes. É nesse momento que eles provavelmente serão lidos com atenção e cuidado. Certifique-se, portanto, de que o sistema de arquivo que você montou permite localizar com rapidez e eficiência todos os artigos sobre determinado assunto que você marcou como interessantes, quando você tiver necessidade deles.
Instrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial