A competência da negociação não se restringe unicamente a uma habilidade individual, mas deve ser desenvolvida ao nível das equipes, da organização e do país como um todo, sob uma perspectiva sistêmica e estratégica. Através da análise do processo de negociação, sua dimensão interpessoal e interorganizacional, das várias mesas, ambientes e dimensões da negociação, o negociador necessita desenvolver táticas e estratégias eficazes para alcançar resultados satisfatórios para todas as partes envolvidas com um foco no estabelecimento de relações duradouras e uma reputação confiável.
Para uma negociação eficaz, seguem algumas dicas.
PREPARAÇÃO
1. Lembre-se de que uma negociação deve se direcionar para benefícios mútuos e não unilaterais. Prepare objetivos realistas e uma estratégia bem definida de concessões e posições de retirada visando alcançar seus objetivos.
2. Estruture a negociação para assegurar-lhe o máximo de benefícios – desenvolva uma agenda junto com a outra parte.
3. Descubra o quanto puder sobre a cultura de negócios da outra parte. Descubra qual o valor atribuído por eles às fases preliminares e de socialização da negociação, que nível de formalidade deve ser esperado, qual a latitude da zona de barganha e quanto tempo as negociações poderão durar.
4. Pratique e ensaie as frases chaves que irão lhe ajudar a estruturar, fazer propostas, clarificar, questionar, barganhar, ganhar tempo, pressionar e fechar a negociação.
5. Estabeleça claramente os papeis a serem desempenhados pelos membros de sua equipe de negociação e coordene as táticas a serem utilizadas. Ensaie a situação geral com colegas visando identificar problemas e dificuldades.
6. Determine quais são seus interesses, seus pontos fracos e fortes. Faça o mesmo acerca da outra parte.
7. Desenvolva e aprimore o seu MAANA.
8. Defina claramente os resultados almejados, os objetivos e estratégias para atender seus interesses.
9. Estabeleça a melhor abordagem e estilo de negociação de acordo com as circunstâncias.
DURANTE A NEGOCIAÇÃO
1. Estabeleça um clima emocional positivo tão logo que possível.
2. Busque um ambiente e uma abordagem colaborativos.
3. Lembre-se que falar de forma simples é altamente valorizado. Foque na clareza de expressão. Não se ofenda com, por exemplo, o estilo direto de um negociador americano. Reconheça as diferenças culturais e as distinções entre pessoas de setores públicos e privados.
4. Estabeleça a estrutura (agenda) da negociação e um clima de cooperação ao acordar sobre os procedimentos a serem seguidos e os itens a serem discutidos na negociação.
5. Defina claramente o escopo e os objetivos de cada sessão de negociação para evitar que expectativas pouco realistas sejam criadas.
6. Siga a agenda e os procedimentos acordados e, sinalize claramente a transição entre os tópicos que estão sendo discutidos.
7. Estabeleça um processo de checagem e re-checagem da comunicação para evitar mal-entendidos e confusão, especialmente em se tratando de negociações internacionais.
8. Caso algo não lhe seja claro, diga à outra parte que você não compreendeu e solicite esclarecimentos.
9. Use técnicas de repetição e revisão para checar a sua compreensão acerca da posição da contraparte ou para ganhar tempo para pensar.
10. Use linguagem polida para evitar a impressão de arrogância ou insensibilidade quando estiver solicitando informação ou colocando a sua proposta. Por exemplo, diga: “Posso lhe perguntar quanto custa o…?” ou invés de “Quanto custa …?”, ou “estamos prevendo a necessidade de…” ou invés de “Queremos…”.
11. Não diga “Não” a uma proposta ou ideia. Apresente um contra-argumento ou identifique os aspectos positivos da proposta da contraparte antes de decliná-la.
12. Nunca diga que algo é impossível. Caso necessário, diga que será difícil ou problemático. Use linguagem positiva e assertiva, especialmente ao falar de áreas problemáticas. Diga o que você pode fazer e não o que não pode fazer.
13. Diga Sim à pessoa caso você tenha que dizer Não à ideia.
14. Sempre que possível enfatize os interesses comuns e os aspectos positivos de dialogar e se comunicar com eficácia. Elimine os aspectos negativos reduzindo-os a problemas objetivos que devem ser resolvidos dentro de um espírito de colaboração.
O QUE FAZER
• Clarificar e confirmar interesses e posições.
• Focalizar nos interesses e não nas posições.
• Buscar os interesses subjacentes às posições.
O QUE NÃO FAZER
• Não verbalize as suas pressuposições acerca dos interesses e posições da outra parte.
• Não se envolva em discussões nas quais cada ponto deve ser defendido e justificado. Não se “aprisione” à sua própria posição.
• Não ameace a outra parte de forma improdutiva. Ao invés disto, use técnicas para influenciá-lo. Ajude-o a entender a sua posição e mostre-lhe o quanto às necessidades dele serão atendidas se ele, também, compreender os seus interesses.
APÓS A NEGOCIAÇÃO
A negociação não termina quando as partes chegam a um acordo. Na realidade, ela apenas começou. Ao longo do relacionamento e, especialmente na fase de implementação, você deverá manter o mais alto nível de confiança e comprometimento.
Instrutora Ingrid Paola Stoeckicht
Consultora associada da LCM Treinamento Empresarial Ltda