O Tempo é um bem precioso e necessita de gerenciamento para que se possa alcançar êxito profissional com harmonia, bem estar e qualidade de vida. Para que o Tempo seja bem utilizado, seguem algumas dicas:
COMO DEFINIR AS METAS A SEREM ATINGIDAS
- Listando os objetivos em sua área de atuação;
- Relacionando o que é mais urgente e importante;
- Definindo prazos para execução;
- Monitorando os resultados progressivamente.
COMO SE ORGANIZAR MELHOR DIARIAMENTE
- Agendando compromissos;
- Mantendo a mesa e os instrumentos de trabalho nos seus devidos lugares;
- Selecionando e ordenando documentos e informações que irá precisar;
- Pedindo ajuda quando necessário.
COMO LIDAR COM INTERRUPÇÕES
- Aprendendo a dizer não sem gerar ressentimento;
- Mantendo-se atento aos objetivos a serem atingidos;
- Evitando paralisações prejudiciais ao cumprimento das metas estabelecidas;
- Afixando cartazes, avisos, etc.
COMO EVITAR MUDANÇA CONSTANTE DE PRIORIDADES
- Fazendo projeções realistas;
- Definindo objetivos e metas com precisão;
- Exercitando decisões em bases compartilhadas;
- Adotando pequena folga nos prazos estabelecidos.
COMO PREVENIR O RETRABALHO E O DESPERDÍCIO
- Fazendo com perfeição o que deve ser feito;
- Incentivando a qualidade na comunicação;
- Prevenindo informações incompletas, atrasadas ou erradas;
- Desfazendo dúvidas antes da execução da tarefa;
- Aprendendo a melhor maneira de fazer o trabalho;
COMO DELEGAR EFICIENTEMENTE
- Definindo responsabilidade e autonomia;
- Incentivando foco na solução dos problemas;
- Escolhendo a pessoa certa para a missão;
- Exercitando o controle e feedback.
COMO APRENDER A DIZER NÃO
- Agindo com franqueza e serenidade;
- Informando o motivo pelo qual não será possível atender;
- Dizendo: “Tenho uma prioridade agora e preciso terminá-la”;
- Sugerindo alguma alternativa de solução.
COMO SE LIVRAR DA BUROCRACIA E PAPELADA
- Fazendo uma análise de valor agregado com relação ao trabalho realizado;
- Automatizando e informatizando o que for necessário;
- Selecionando o que é mais urgente e importante;
- Utilizando o correio eletrônico e sistema de gestão informatizado;
- Definindo horário pré-fixado para lidar com documentos;
- Compartilhando com outra pessoa ou delegando a recepção, triagem e expedição de documentos e informações.
COMO AGIR COM VISITANTES INESPERADOS
- Orientando a portaria e a recepção;
- Delegando o atendimento em função da natureza do assunto;
- Definindo horário para atendimento;
- Informando aqueles que terão livre acesso.
COMO DISCIPLINAR O USO DO TELEFONE
- Grupando as ligações;
- Tendo à mão os dados necessários;
- Indo direto ao assunto;
- Usando o e-mail para transmitir ou receber mensagens;
- Mantendo-se atento ao tempo gasto em cada ligação;
- Pedindo ajuda a outras pessoas.
COMO EVITAR ADIAMENTOS
- Fixando prazos realistas;
- Inserindo pequena folga para os imprevistos;
- Priorizando o que tem que ser feito e não o que é mais agradável;
- Fazendo primeiro o que é mais urgente e importante;
- Não ficar esperando que a vontade chegue para depois fazer.
COMO DESENVOLVER AUTODISCIPLINA
- Mantendo-se no rumo estabelecido;
- Começando algo e indo até o fim;
- Mantendo o registro do tempo gasto em cada atividade;
- Deixando seus objetivos sempre ao alcance da vista.
COMO ARRANJAR TEMPO PARA ATIVIDADES INOVADORAS
- Reservando 1 ou 2 horas semanais para atividades não rotineiras;
- Não permitindo interrupções em trabalho de criação;
- Adotando a hora do silêncio ao início de cada dia;
- Planejando o trabalho a ser feito dia a dia.
COMO TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS
- Divulgando a agenda e o nome dos participantes;
- Começando e terminando na hora prevista;
- Evitando interrupções;
- Recomendando o cumprimento dos objetivos e dos itens agendados;
- Definindo responsabilidades e prazos para a operacionalização de medidas;
- Registrando conclusões, críticas e sugestões;
- Dirigindo com eficácia.
Carlos Azevedo Maia