Para o PMBOK®, projeto “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Portanto, necessita de objetivos claros, medidas de resultados, datas de início e término que atendam aos requisitos negociados e explícitos dos principais envolvidos (stakeholders). Os principais envolvidos são as pessoas e organizações, como clientes, patrocinadores, organizações executoras e o público, que estejam ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser afetados de forma positiva ou negativa pela execução ou término do projeto. Eles podem também exercer influência sobre o projeto e suas entregas.
De acordo com a norma ISO 10.006 (Diretrizes para Qualidade de Gerenciamento de Projetos), projeto é “um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”. Os projetos, por definição, têm, portanto, uma data de início e de término definidas, sendo esta a chave para determinar se um trabalho é um projeto.
Projetos são utilizados em praticamente todas as organizações e em todas as suas áreas e níveis, gerando produtos e/ou serviços para clientes internos e/ou externos. Como exemplos de projetos podemos citar:
– Lançamento de um novo produto ou serviço;
– Construção de uma garagem;
– Desenvolvimento de um software;
– Implantação de uma nova tecnologia;
– Realização de uma viagem;
– Publicação de um livro;
– Organização de um evento (festa, reunião, congresso, torneio esportivo etc.);
– Planejamento e implementação de uma mudança organizacional;
– Pesquisa de um novo produto;
– Construção de um edifício;
– Implantação de um novo treinamento para os funcionários;
– Construção de um complexo industrial; e
– Construção de uma plataforma de petróleo.
DIFERENCIANDO PROJETOS DE PROCESSOS DE UMA ORGANIZAÇÃO
Não são exemplos de projetos procedimentos contínuos e repetitivos em uma organização, como por exemplo:
– Compra de materiais;
– Fabricação de um carro;
– Gerenciamento da rede de computadores;
– Manutenção preventiva da planta industrial;
– Venda de produtos; e
– Pagamento de fornecedores.
Vale ressaltar que muitos processos na organização têm um pouco de procedimentos contínuos e repetitivos e um pouco de projetos. Por exemplo, efetuar a manutenção específica de um equipamento, uma correção em um software ou a compra de um determinado equipamento.
PROGRAMAS
Um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios difíceis de serem obtidos quando gerenciados isoladamente, é denominado programa. Eles podem envolver uma série de empreendimentos cíclicos ou repetitivos, às vezes sem uma data de fim muito clara. Um programa de qualidade total é um exemplo. A natureza ou o produto final dos projetos pode ser bastante distinto, mas em comum estes têm uma forte convergência ou um forte alinhamento estratégico.
PORTFÓLIO (CARTEIRA DE PROJETOS)
É o conjunto de todos os projetos ou programas de uma Unidade de Negócios ou de toda uma Corporação.
O CICLO DE VIDA DE UM PROJETO
Para melhor planejar, executar e controlar um projeto, nós o dividimos em “pedaços” menores, que denominamos fases, cujos nomes e quantidades são determinados pelas necessidades de controle da organização ou organizações envolvidas no projeto. O ciclo de vida do projeto consiste no conjunto de fases do projeto, geralmente em ordem sequencial de execução.
Uma fase de um projeto possui um grupo de atividades relacionadas de forma lógica, e a sua conclusão é marcada pela entrega de um ou mais deliverables. Um deliverable é qualquer produto ou serviço, tangível e verificável, que deve ser produzido para completar um projeto ou parte dele. Para ser verificável, ele deve atender a padrões predeterminados para sua conclusão, como especificações de desenho (design) de um produto (por exemplo, um novo carro) ou uma lista de verificação das etapas concluídas como parte de um serviço (por exemplo, a manutenção dos equipamentos de uma fábrica). As inspeções e/ou reuniões realizadas ao final de cada fase, com o objetivo de verificar a conclusão ou não da mesma, são chamadas de revisões. Essas revisões irão determinar se o projeto deve continuar para sua próxima fase e irão detectar e corrigir erros que estejam afetando a performance do projeto.
A definição das fases do ciclo de vida de um projeto está diretamente ligada ao tipo de produto a ser gerado. Embora muitos ciclos de vida de projetos possuam fases com nomes similares e produzam deliverables similares, poucos ciclos são idênticos. Não existe uma única melhor maneira para definir um ciclo de vida ideal do projeto. Algumas organizações estabeleceram políticas que padronizam todos os projetos com um único ciclo de vida, enquanto outras permitem que a equipe de gerenciamento de projetos escolha o ciclo de vida mais adequado para seu próprio projeto. Além disso, as práticas comuns do setor frequentemente levarão ao uso de um ciclo de vida preferencial dentro desse setor.
Embora muitos ciclos de vida do projeto possuam nomes de fases semelhantes com entregas semelhantes, poucos ciclos de vida são idênticos. Alguns podem ter quatro ou cinco fases, mas outros podem ter nove ou mais. Áreas de aplicação isoladas reconhecidamente apresentam variações significativas.
Alguns exemplos de ciclos de vida:
a) Implantação de uma nova tecnologia na empresa
– Definição;
– Estudo de viabilidade;
– Pesquisa;
– Seleção de Tecnologia / Fornecedores;
– Implementação ou Construção;
– Implantação; e
– Acompanhamento inicial da operação.
b) Desenvolvimento de um novo produto
– Concepção;
– Pesquisa;
– Projeto;
– Contratação
– Fabricação do Protótipo; e
– Fechamento.
c) Projeto de uma festa
– Concepção;
– Preparação do Evento;
– Realização da Festa; e
– Encerramento da Festa
Instrutor Rui Pinto
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda