Segundo pesquisa realizada em 2011 pela Confederação Nacional da indústria – CNI entre gestores de empresas nacionais, o aumento na carga de trabalho, o número reduzido de funcionários, as pressões cada vez maiores por melhores resultados, as mudanças constantes no mercado e a falta de planejamento organizacional são as cinco principais dificuldades que impedem as pessoas de administrar o tempo de forma eficiente e eficaz.

Quem vive no mercado de treinamento e consultoria sabe que cada vez mais profissionais de todos os níveis e formação buscam orientações sobre gestão do tempo. Alguns, mais iludidos, procuram um método mágico que possa salvá-los da falta de tempo e ajudá-los a organizar e executar todas as tarefas do dia a dia, nos prazos pré-determinados, atingindo, assim, os resultados esperados.

Porém, administração de tempo não é só uma técnica, mas principalmente uma mudança de comportamento. É uma atitude pessoal, individual e única. É uma forma assertiva de se posicionar diante da vida profissional e pessoal. Na verdade, não existe a administração do tempo apenas no trabalho, pois o tempo é um recurso constante na nossa vida. O tamanho de uma hora ou de um minuto é o mesmo, esteja você em uma reunião de trabalho, ou jogando sinuca num bar de esquina ou não fazendo absolutamente nada. Os nossos dias sempre têm sempre a mesma duração. E nesse lapso de tempo diário você tem de se dedicar ao trabalho, ao lazer, à família, à sua saúde, ao seu desenvolvimento, ao seu relaxamento e ao seu descanso. Portanto, administramos o tempo de nossas vidas, e não somente do trabalho. Lembre-se: o trabalho é uma das atividades que temos ao longo das nossas 24 horas diárias de vida.

PLANEJAR É FUNDAMENTAL

Às vezes as pessoas acham que somente executivos e empresas devem se preocupar em planejar. Todos, indistintamente, devemos planejar nosso dia a dia, nossas tarefas e atividades, procurando assim definir um tempo adequado para realizar cada uma delas. Na prática, planejar significa identificar eventos futuros e trazê-los para o presente, de forma que possamos fazer alguma coisa agora. Na realidade, não podemos controlar tudo. Mas podemos ter influência sobre a maioria das coisas, se cumprirmos um processo de forma correta, com início, meio e fim. Nesse aspecto, o planejamento é o ponto de partida para um sistema eficiente de administração do tempo. Para o consultor Roberto Cintra Leite, há no Brasil uma descrença generalizada sobre planejamento de tarefas no tempo. Enquanto no Japão se emprega muito tempo na fase de planejamento, se gasta pouquíssimo na execução. No Brasil, é exatamente o oposto. O benefício de se planejar qualquer tarefa certamente vai economizar tempo no seu final. Conclusão, em se planejando o tempo, não o desperdiçamos.

Lembre-se: planejar é fazer mais e melhor em menos tempo, por isso toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução, e produz melhores resultados.

O QUE SÃO METAS E OBJETIVOS

Ninguém consegue decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para amanhã. Por isso, todo planejamento que visa à melhoria no uso do tempo depende, sobretudo, da definição clara e precisa de objetivos e metas. O primeiro passo nessa direção é saber distinguir metas de objetivos. Sem esse cuidado podemos pôr o planejamento a perder.

Nos dicionários, as duas palavras têm a rigor o mesmo significado. Mas na prática, não.

Objetivo é algo pessoal, importante e possível que queremos alcançar. Metas são etapas, objetivos intermediários que precisam ser atingidos para alcançar o objetivo principal. Num planejamento, primeiramente definimos um objetivo. Em seguida, “quebramos esse objetivo” em metas para que possamos atingi-lo mais facilmente. Portanto, metas são etapas que, se concluídas uma a uma, nos levarão a concretizar um objetivo.

Todo objetivo tem uma particularidade imprescindível: ele é um desafio que exige sempre alto grau de comprometimento de quem quer realizá-lo. Segundo Barbosa (2011), só existem objetivos se houver o risco de fracassar. Sem a presença desse aspecto, não há objetivos.

Projetos, diferentemente dos objetivos, têm um grau ínfimo ou inexistente de desafio.  É algo que exige um baixo grau de comprometimento, que não precisa de planejamento, uma vez que não tem metas a cumprir, e que pode ser realizado a qualquer momento. Afinal, já nasceu concluído. São, portanto, questões rotineiras.

Para melhor entendermos a distinção entre objetivos e metas, analisemos a seguinte situação: José quer trocar seu Chevette usado por um Honda Fit 2013.

Imagine o seguinte cenário. José pensou bastante e decidiu que quer trocar seu bom e velho Chevette por um Honda Fit 2012.  Para poder realizar seu objetivo, ele deve (1) pôr à venda seu Chevette (R$ 4,5 mil), (2) depositar numa poupança, por dez meses seguidos, metade de seu salário, que é de R$ 8 mil e (3) pedir R$ 16 mil emprestados ao irmão mais velho, que serão pagos em 10 prestações. Se não houver imprevistos, nosso dedicado José terá, em um ano, realizado seu objetivo.

O desejo de trocar o Chevette pelo carro zero é um desafio, pois exigirá do José comprometimento na execução gradual das metas. Note que há um planejamento e que ele será executado por etapas, ou melhor, José deve concluir uma meta após a outra para atingir o objetivo final.

COMO DEFINIR COM EFETIVIDADE UM OBJETIVO

Pode parecer bobagem, mas a experiência mostra que redigir objetivos é uma forma de nos conscientizarmos do que queremos, desejamos ou sonhamos para nossa vida pessoal ou profissional. É como se firmássemos um compromisso que, por estar escrito, deve ser cumprido. Além disso, o que está escrito pode ser facilmente visualizado. Pode ser monitorado, revisto, modificado ou aperfeiçoado. Por isso, procure manter o hábito de anotar tudo que diga respeito ao planejamento e à execução de metas ou objetivos.
 

As tarefas começadas a contento têm grandes possibilidades de terminarem bem.

Sophocles (496–406 A.C.)

Instrutor Carlos Alberto Motta

Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda

NEWSLETTER

Receba as novidades da LCM Treinamentos