Sim. A psicologia da administração do tempo é baseada, principalmente, no comportamento e nas ESCOLHAS. Por exemplo, muitos indivíduos têm algo em comum, que é o desejo de equilibrar trabalho e família ou relacionamentos. Quando se faz escolhas, há um sentimento interno de insatisfação e o resultado delas fica, geralmente, aquém do desejado.
Muitas vezes, as pessoas se enganam escolhendo atividades que são mais prazerosas ou mais simples de serem executadas, deixando as que exigem um esforço maior e mais longo prazo para depois. A solução é dedicar tempo para pensar e organizar o real objetivo: importância, ganhos, perdas, como executar ações que irão trazer resultados. Resumindo: deve-se fazer escolhas e assumi-las!
Existe alguma forma de separar e tratar adequadamente as coisas urgentes e as importantes?
Antes de tudo, é necessário entender que três tipos de atividades populam o cotidiano das pessoas:
- As importantes: Atividades que têm importância na vida de cada um, pois trazem resultado a curto, médio ou longo prazo.
- As urgentes: Atividades onde o tempo está curto ou já acabou.
- As circunstanciais: Tarefas desnecessárias feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas.
Mas como tratar este multifacetado conjunto de tarefas?
- Urgências devem ser aceitas como parte do trabalho;
- Urgências devem ser mapeadas;
- Deve-se deixar brechas nas agendas para as urgências;
- 60% do dia deve ser planejado, 40% para as urgências;
- O dia seguinte pode ser antecipado nas brechas de tempo não utilizadas;
- O planejado deve ser cumprido, pois nele estão as atividades importantes;
- Deve ser dado foco ao importante;
- As circunstanciais devem ser delegadas, mas um RECI deve ser criado;
- O tempo de espera no dentista, no transporte, no aeroporto, no médico, quando chegar cedo, deve ser utilizado para a pessoa se organizar.
RECI – Sigla para Responsável, Executante, Informado e Comunicado. Tratar-se de um documento útil para que se entenda quem está fazendo o que numa atividade. A diferença entre comunicado e informado é que a pessoa comunicada pode não concordar com a forma que a atividade está sendo feita; já o informado é apenas recebedor da notícia para trata-la em sua esfera de atuação.
Para priorizar as atividades importantes de um plano de ação, pode-se utilizar uma matriz GUT. Neste tipo de matriz, um rol de ações a serem realizadas deve ser listado na primeira coluna de uma tabela. As três colunas seguintes devem conter informações sobre a Gravidade, a Urgência e a Tendência da ação.
- Gravidade: Classifica o impacto da atividade a ser realizada. Alguns aspectos devem ser considerados quando este fator for pontuado, tais como: motivação das pessoas envolvidas, eficiência do processo, e disponibilidade de ferramentas de controle;
- Urgência: Aponta para o tempo disponível ou necessário para realizar uma tarefa dentro de um plano. Uma grande urgência significa que o tempo disponível para realizar a ação é pequeno;
- Tendência: Mostra o quanto uma atividade pode esperar para ser realizada mais tarde; quanto maior a pontuação, menos esta ação pode esperar para ser feita.
Instrutor Walter Gassenferth
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial Ltda