Uma apresentação corporativa não é um show de luz, câmara e ação, produzido pelos múltiplos recursos pirotécnicos presentes no PowerPoint® ou em programas semelhantes. Também está longe de ser uma apresentação a infindável exibição de slides com gráficos e tabelas multicoloridas e elaboradas, retirados via copia e cola de relatórios, projetos, planilhas, pareceres, manuais ou artigos técnico-científicos. Lembre-se: a inteligência humana, estruturada e organizada, é muito mais eficiente do que qualquer imagem contida num slide.
Uma apresentação também não é o material didático de apoio. É comum nas empresas prepararem esse tipo de material no próprio PowerPoint®. Material de apoio é um documento impresso que dispensa um apresentador. O destinatário o lerá quando e se julgar conveniente. Por isso, há necessidade de textos distensos, com informações completas e orientações precisas. Dependendo da complexidade do assunto abordado, haverá grande quantidade de fatos, dados e informações indispensáveis para a compreensão adequada do assunto. Essa volumosa quantidade de informação necessariamente não prejudica o entendimento e não priva o leitor de orientações para a formação de um ponto de vista. Como é o próprio leitor quem comanda a absorção da mensagem, caso encontre partes que porventura não interessam, ele simplesmente vai pulá-las.
O problema é expor o conteúdo do material de apoio no PPT. Ou seja: digitar integralmente o conteúdo do material disposto em tópicos e no modo landscape. Nesse caso, a abundância de dados prejudica muito. O apresentador terá de passar por todos os slides do arquivo. Além disso, ou lerá o texto na tela – o que torna a voz monocórdia e sem emoção – ou se valerá dele para dizer algo semelhante ao transcrito no slide; o que porá a audiência no dilema de, ou ler o que está projetado, ou escutar o que está sendo dito. Com isso, o apresentador perde um fator determinante para o sucesso de uma apresentação: o seu o comando.
Assim, numa apresentação eficaz, o conteúdo deve estar na cabeça do apresentador. Recursos visuais em suas múltiplas formas de mídia são apenas o design da apresentação. Sua função é viabilizar a associação da forma a ideias para torná-las mais facilmente absorvidas pela audiência. Os entendidos no assunto costumam dizer que o PPT responde por 5% do sucesso de uma apresentação. Os 95% restantes dependem da qualidade do conteúdo e de sua estruturação. E isso só a mente humana é capaz de produzir.
A seguir você vai encontrar dez dicas para usar com eficácia o PPT. Elas foram adaptadas de artigo publicado por Jeff Wuorio, em http://www.microsoft.com/business/pt-br/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=21.
1. Faça a sua parte. Use material atraente
A facilidade de uso do PowerPoint® pode ser seu pior inimigo. Por mais simples e envolvente que seja criar slides e imagens atraentes, lembre-se de que o PowerPoint não funciona por conta própria. O público veio para ouvi-lo e não para olhar imagens projetadas na tela. Não deixe que suas observações orais sejam menos atraentes. “O PowerPoint® não faz apresentações — ele cria slides”, afirma Matt Thornhill, presidente da Audience First empresa que oferece treinamento em apresentações. “Lembre-se de que você está criando slides como apoio de uma apresentação oral”.
2. Simplifique
Provavelmente já vimos apresentações de PowerPoint® em que o palestrante parece disposto a pedir o programa em casamento. Afinal, era óbvia a paixão pelos pedacinhos de modernidade disponível. Mas as apresentações de PowerPoint mais eficazes são simples — gráficos de fácil compreensão e imagens que refletem a fala do orador.
Alguns especialistas sugerem não mais do que cinco palavras por linha e não mais do que cinco linhas por slide. Não deixe o trabalho ficar lotado de palavras e imagens. Pergunte-se: você precisa realmente mostrar tudo na tela?
3. Minimize o uso de números nos slides
O grande atrativo do PowerPoint® é sua capacidade de transmitir ideias e servir de apoio às observações do palestrante de forma concisa. Isso se torna difícil diante de uma grande quantidade de números e estatísticas. Em sua maioria, as apresentações de PowerPoint® mais eficazes não oprimem os espectadores com excesso de valores e números. Deixe isso para outro tipo de material didático mais abrangente. Se desejar enfatizar uma estatística no PPT, considere o uso de um elemento gráfico ou imagem para transmitir a ideia.
4. Não imite o PowerPoint®
Um dos hábitos mais comuns e prejudiciais de usuários de PowerPoint é fazer uma leitura simples da apresentação visual para o público. Isso não só é redundante, como transforma a mais linda apresentação em um tédio absoluto. O PowerPoint funciona melhor com observações orais que ampliam e discutem, em vez de reproduzir, o que está na tela. Lembre-se: mesmo com o PowerPoint, você precisa de contato visual com o público. Afinal, as pessoas não foram vieram ver sua nuca.
5. Faça observações no tempo certo
Outra armadilha potencial são os comentários do apresentador que coincidem precisamente com a apresentação de um novo slide do PowerPoint®. Isso só divide a atenção do público. Um programa do PPT bem planejado apresenta um novo slide, dá ao público a oportunidade de ler e digerir o material e, em seguida, permite a apresentação de comentários que ampliam a imagem na tela. Portanto, nunca fale junto com o slide.
6. Faça pausas
Usuários experientes do PowerPoint® não se acanham em deixar a tela vazia de vez em quando. Isso não só permite um descanso visual, como também é eficaz para concentrar a atenção em trocas mais orais, como uma discussão em grupo ou sessão de perguntas e respostas.
7. Use cores
Um contraste forte entre palavras, imagens e o fundo pode ser bastante eficaz na transmissão de mensagens e emoções.
8. Importe outras imagens e elementos gráficos
Não limite a apresentação ao que o PowerPoint® oferece. Use imagens e elementos gráficos externos para variar e atrair visualmente, inclusive vídeo. Geralmente o uso de um ou dois videoclipes curtos nas apresentações transmite uma mensagem e relaxa o público.
9. Distribua apostilas no final — não durante a apresentação
Alguns vão discordar, mas nenhum orador quer falar para um público que está entretido lendo o resumo de seus comentários. A menos que o acompanhamento da apostila seja essencial para a apresentação, aguarde o término para distribuir o material.
10. Faça uma revisão rigorosa antes da apresentação
Nunca perca a perspectiva do público. Depois de rascunhar seus slides, revise seus comentários, como se fosse um dos ouvintes. Se algo parecer desinteressante, dispersivo ou confuso, faça alterações. São grandes as chances da apresentação como um todo ficar melhor depois disso.
Instrutor Carlos Alberto Motta
Consultor associado da LCM Treinamento Empresarial
O curso “Produção de Slides” proporciona o conhecimento de técnicas e dicas para produção de slides em PowerPoint.
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